Udbud med forhandling vedr. kontrakt om vedligeholdelse, support og videreudvikling af E-journal

Nærværende udbud vedrører kontrakt på vedligeholdelse, support og videreudvikling af E-journal til Region Nordjylland, Region Midtjylland, Region Syddanmark, Region Sjælland og Region Hovedstaden

Med dette udbud skal der indgås en Kontrakt om ansvaret for vedligeholdelse og Udvikling af Ordregivers eksisterende system ”E-journal”.

E-journal har eksisteret siden 2004 og er i dag én af kilderne til Sundhedsjournalen (på Sundhed.dk), hvortil der er knapadgang fra dels Elektroniske Omsorgs Journaler (EOJ’er) i kommuner, dels Elektroniske Patient Journaler (EPJ´er) på offentlige og private hospitaler, i speciallægepraksis, almen praksis og vagtlægeorganisationer i Danmark. E-journal opsamler journalnotater, epikriser, diagnoser, procedurekoder og caveoplysninger fra alle regioners, privathospitalers og speciallægers EPJ-systemer.

Derudover er der en særskilt visning til eksempelvis administratorer, analysatorer og dataleverandører, så de kan håndtere privatmarkering, organisationsspærring, fejlsøgning, administration af brugere og få indblik i aggregeret anvendelsesstatistik.

Visionen for E-journal er at give:

• Sundhedsvæsenets parter adgang til relevante informationer om patientens tidligere behandlinger, undersøgelsesresultater og cave-oplysninger som supplement til eksisterende tilgængelige og lokale oplysninger.

• Borgerne en øget indsigt i egen patientjournal og dermed egen sygdom som basis for aktiv deltagelse i behandling og egenomsorg.

I Sundhedsjournalen samles data fra flere kliniske datakilder – herunder E-journal, Laboratoriesvarportalen, Fælles Medicinkort (FMK), Vaccinationskortet, Aftalevisning og Billedbeskrivelser. Sundhedsjournalen medvirker således ligesom E-journalen til at understøtte sammenhængende patientforløb på tværs af sundhedsvæsnet ved at give sundhedspersonalet og borgerne adgang til at kunne se de væsentligste patientdata fra en række forskellige datakilder via én samlet brugergrænseflade. Det er vigtigt at understrege, at Sundhedsjournalen, såvel som E-journalen er en løsning, som alene udstiller data. Det er derfor ikke en løsning, hvori patientdata kan registres. Dette vil fortsat skulle ske via de lokale EOJ- og EPJ-systemer, som anvendes i sundhedsvæsenet.

Den udbudte opgave omhandler ikke nyudvikling af et system som svarer til det eksisterende System, men derimod en overdragelse af ansvaret for vedligeholdelse og Udvikling af det eksisterende System.

Kontrakten kan forlængelses to (2) gange, af tolv (12) måneders varighed.

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages fire (4) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om ydelsen.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer, jf. punkt II.2.4, hvor Ordregiver vil lægge vægt på, at referencerne i videst mulige omfang angår leverance af vedligeholdelse og videreudvikling af programmel for sundhedsrettet IT. Herunder vægtes det særligt positivt, såfremt Ansøgers referencer påviser erfaring med:

• Vedligehold og videreudvikling af kildekode udviklet af tredjepart (allerede ibrugtaget IT-ip)

• Forretningsforståelse for IT-drift af sundhedsrettet IT

• Udstilling og håndtering af patientdata

• Vedligehold og udvikling af kildekode baseret på JAVA rammeværk

Udbuddet indeholder en option på forlængelse af kontrakt i 2 x 12 måneder samt option på etablering af Baseline for performancemålinger.

Ansøger skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD).

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.2. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.3.

Der skal udfyldes følgende i ESPD:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2).

Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde

• Punkt A: Grunde vedr. Straffedomme.

• Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

• Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

• Ansøger bekræfter, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøger, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

• Ansøger bekræfter yderligere, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

- Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.

- Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3.

Ansøger oplyser om egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) seneste afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

• Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 .

• Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er positiv for hvert af de seneste tre (3) seneste afsluttede regnskabsår.

Ansøger anfører de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt 1.5. Se punkt 2.4.2 i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.

• Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato.

• Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.

• Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

• Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

• For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

• Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af ydelsen/ydelserne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor ydelsen har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Ydelsens værdi i DKK, dvs. det beløb, som kunden har betalt for at få udført Ydelsen.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste ydelse, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet Ethics.

Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet Ethics.

Ordregiver besvarer samtlige spørgsmål i anonymiseret form.

Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet Ethics.

I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet Ethics skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.

Hvis Tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

Skatteforvaltningen

ATP

Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse medbestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten til denne er modtaget. online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.