Fakta om udbudet
EU-nr
2016/S 159-288697
Offentliggjort
Udbudstype
Resultat
It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
I.1)
Navn, adresser og kontaktpunkt(er)
Københavns Universitet
CVR-nr. 29979812
Nørregade 10
1165 København K
Danmark
Telefon: +45 35322626
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: http://www.ku.dk/
I.2)
Type ordregivende myndighed
Offentligt organ
I.3)
Hovedaktivitet
Uddannelse
I.4)
Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne
Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej
Del II: Kontraktens genstand
II.1)
Beskrivelse
II.1.1)
Betegnelse for kontrakten
Kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af IT-system til Facility Management af bygninger og inventar.
II.1.2)
Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne
Tjenesteydelser
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Systemet forventes driftet hos leverandøren eller hos en af leverandøren udpeget tredjemand.
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Systemet forventes driftet hos leverandøren eller hos en af leverandøren udpeget tredjemand.
NUTS-kode DK
II.1.3)
Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
II.1.4)
Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene
Udbuddet omfatter indgåelse af kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af IT-system til Facility Management af bygninger og inventar.
Københavns Universitet ønsker et standard Facility Management system (integrated workplace management system — IWMS), som kan tilpasses Københavns Universitets behov.
Det ønskede Facility Management-system skal have en række funktioner, der omfatter:
1. Space og Asset Management
2. Ejendomsforvaltning
3. Drift
4. Byggesagsstyring — projektstyring (vedligeholdelse, ombygning og nybygning)
5. Planlagt forebyggende vedligehold af bygninger.
Leverandøren skal drive og vedligeholde Facility Management-systemet i et driftsmiljø, der er placeret uden for København Universitets driftsmiljøer. Leverandøren vil tillige skulle levere projektledelse og support og vil skulle varetage opgaver vedr. opsætning og konfigurering/tilpasning samt implementering. Derudover vil Leverandøren skulle varetage uddannelse af udvalgte brugere i forbindelse med implementeringen ud fra det nærmere beskrevne i udbudsmaterialet.
Systemet skal kunne bruges af ca. 450 navngivne brugere, herunder superbrugere og administratorer og eksterne rådgivere samt faste -brugere hos Københavns Universitet i driftsområderne, der har behov for at anvende systemet både ved computer og ved mobilløsning på smartphone/tablets. Herudover skal systemet være skaleret således, at det skal kunne anvendes af ca. 200 samtidige brugere.
Det er Københavns Universitets målsætning, at Facility Management systemet skal kunne understøtte:
— Sikring af en ensartet registrering af stamdata med høj kvalitet af København Universitets bygningsmasse, så Københavns Universitets medarbejderne sikres bedre viden om bygningerne, og så tab af data ved overdragelse af opgaver mellem nuværende og kommende medarbejdere minimeres.
— Campus Service områdernes arbejde og deres muligheder for gennemsigtig og ensartet planlægning af opgaverne, herunder en intuitiv brugerflade, der bidrager til, at brugerne vælger at udnytte systemet mest muligt.
— Ensretning og lette tilgængeligheden af data i et fælles Facility Management-system, så ressourcer til ejendomsdrift og vedligeholdelse af bygninger udnyttes bedre og dermed giver bedre forhold for forskning og undervisning.
— Sikring af bedre og mere effektiv styring af bygningsøkonomi
— Sikring af større tilfredshed blandt medarbejderne som følge af bedre it-værktøjer og bedre datagrundlag
— Sikring af fælles viden om akut vedligehold, idet systemet skal gøre det muligt at opsummere og dokumentere gentagne problemer, således at de akutte vedligeholdelsesopgaver kan løses mere effektivt.
— Sikring af ensartet forebyggende vedligeholdelse i København Universitet, således at porteføljen på bygningsudgifter kendes for fremtiden. Det vil gøre det muligt for en bygningsadministrator at forberede sig på fremtidige renoveringer og investeringer.
— Sikring af udnyttelse og optimering af bygningsmassen samt tilpasninger af denne på grundlag af bygningsdata og -tegninger.
Facility Management-systemet skal drives af leverandøren uden for KU's egne driftsmiljøer, men skal integreres med Københavns Universitets systemportefølje Facility Management-systemet forventes således at blive kildesystem til andre systemer i København Universitets systemportefølje for alle oplysninger vedrørende bygninger, adresser, lokaler osv., og leverandøren vil skulle etablere integrationer til disse. Krav hertil vil fremgå nærmere af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal yde 2. level support og modtage henvendelser fra Københavns Universitets egen IT-Helpdesk og administratorer, der fungerer som 1. level support.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Københavns Universitets muligheder for i kontraktperioden at bestille timebaserede konsulentydelser, herunder til levering af justeringer og tilpasninger relateret til Facility Management-systemet samt levering af ad hoc-uddannelse af brugere efter Københavns Universitets bestilling heraf.
Udbudsmaterialet, herunder kontrakten, indeholder desuden vilkår, der forpligter Leverandøren til i slutningen af kontraktperioden at levere ophørsassistance.
Københavns Universitet ønsker et standard Facility Management system (integrated workplace management system — IWMS), som kan tilpasses Københavns Universitets behov.
Det ønskede Facility Management-system skal have en række funktioner, der omfatter:
1. Space og Asset Management
2. Ejendomsforvaltning
3. Drift
4. Byggesagsstyring — projektstyring (vedligeholdelse, ombygning og nybygning)
5. Planlagt forebyggende vedligehold af bygninger.
Leverandøren skal drive og vedligeholde Facility Management-systemet i et driftsmiljø, der er placeret uden for København Universitets driftsmiljøer. Leverandøren vil tillige skulle levere projektledelse og support og vil skulle varetage opgaver vedr. opsætning og konfigurering/tilpasning samt implementering. Derudover vil Leverandøren skulle varetage uddannelse af udvalgte brugere i forbindelse med implementeringen ud fra det nærmere beskrevne i udbudsmaterialet.
Systemet skal kunne bruges af ca. 450 navngivne brugere, herunder superbrugere og administratorer og eksterne rådgivere samt faste -brugere hos Københavns Universitet i driftsområderne, der har behov for at anvende systemet både ved computer og ved mobilløsning på smartphone/tablets. Herudover skal systemet være skaleret således, at det skal kunne anvendes af ca. 200 samtidige brugere.
Det er Københavns Universitets målsætning, at Facility Management systemet skal kunne understøtte:
— Sikring af en ensartet registrering af stamdata med høj kvalitet af København Universitets bygningsmasse, så Københavns Universitets medarbejderne sikres bedre viden om bygningerne, og så tab af data ved overdragelse af opgaver mellem nuværende og kommende medarbejdere minimeres.
— Campus Service områdernes arbejde og deres muligheder for gennemsigtig og ensartet planlægning af opgaverne, herunder en intuitiv brugerflade, der bidrager til, at brugerne vælger at udnytte systemet mest muligt.
— Ensretning og lette tilgængeligheden af data i et fælles Facility Management-system, så ressourcer til ejendomsdrift og vedligeholdelse af bygninger udnyttes bedre og dermed giver bedre forhold for forskning og undervisning.
— Sikring af bedre og mere effektiv styring af bygningsøkonomi
— Sikring af større tilfredshed blandt medarbejderne som følge af bedre it-værktøjer og bedre datagrundlag
— Sikring af fælles viden om akut vedligehold, idet systemet skal gøre det muligt at opsummere og dokumentere gentagne problemer, således at de akutte vedligeholdelsesopgaver kan løses mere effektivt.
— Sikring af ensartet forebyggende vedligeholdelse i København Universitet, således at porteføljen på bygningsudgifter kendes for fremtiden. Det vil gøre det muligt for en bygningsadministrator at forberede sig på fremtidige renoveringer og investeringer.
— Sikring af udnyttelse og optimering af bygningsmassen samt tilpasninger af denne på grundlag af bygningsdata og -tegninger.
Facility Management-systemet skal drives af leverandøren uden for KU's egne driftsmiljøer, men skal integreres med Københavns Universitets systemportefølje Facility Management-systemet forventes således at blive kildesystem til andre systemer i København Universitets systemportefølje for alle oplysninger vedrørende bygninger, adresser, lokaler osv., og leverandøren vil skulle etablere integrationer til disse. Krav hertil vil fremgå nærmere af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal yde 2. level support og modtage henvendelser fra Københavns Universitets egen IT-Helpdesk og administratorer, der fungerer som 1. level support.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Københavns Universitets muligheder for i kontraktperioden at bestille timebaserede konsulentydelser, herunder til levering af justeringer og tilpasninger relateret til Facility Management-systemet samt levering af ad hoc-uddannelse af brugere efter Københavns Universitets bestilling heraf.
Udbudsmaterialet, herunder kontrakten, indeholder desuden vilkår, der forpligter Leverandøren til i slutningen af kontraktperioden at levere ophørsassistance.
II.1.5)
CPV-glossaret (common procurement vocabulary)
72000000, 72220000, 72227000, 72250000, 72260000, 72261000, 72263000, 72265000, 72267000, 72266000, 72300000
II.1.6)
Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb
Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja
II.2)
Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi
II.2.1)
Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi
Værdi: 7 098 202 DKK
Eksklusive moms
Eksklusive moms
Del IV: Procedure
IV.1)
Type procedure
IV.1.1)
Type procedure
Begrænset
IV.2)
Tildelingskriterier
IV.2.1)
Tildelingskriterier
Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af
1. Løsningens kvalitet. Vægtning 40
2. Metode, proces, servicemål og vedligeholdelse. Vægtning 20
3. Pris. Vægtning 40
1. Løsningens kvalitet. Vægtning 40
2. Metode, proces, servicemål og vedligeholdelse. Vægtning 20
3. Pris. Vægtning 40
IV.2.2)
Oplysninger om elektronisk auktion
Der er anvendt elektronisk auktion:: nej
IV.3)
Administrative oplysninger
IV.3.1)
Sagsnummer hos den ordregivende myndighed
IV.3.2)
Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt?
Udbudsbekendtgørelse
Bekendtgørelsens nummer i EUT: 2015/S 240-435666 af 11.12.2015
Del V: Kontrakttildeling
V.1)
Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
1.8.2016
V.2)
Oplysninger om tilbud
Antal modtagne bud: 4
Antal bud modtaget elektronisk: 4
Antal bud modtaget elektronisk: 4
V.3)
Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med
MainManager Danmark ApS
Skoleholmen 19-21
2670 Greve
Danmark
V.4)
Oplysninger om kontraktens værdi
V.5)
Oplysninger om underentreprise
Kontrakten forventes at ville blive givet i underentreprise: nej
Del VI: Supplerende oplysninger
VI.1)
Oplysninger om EU-midler
Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
VI.2)
Yderligere oplysninger:
VI.3)
Klageprocedurer
VI.3.1)
Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
2100 København Ø
Danmark
Mailadresse: klfu@erst.dk
Telefon: +45 35291000
Internetadresse: http://klfu.dk
VI.3.2)
Indgivelse af klager
Præcise oplysninger om klagefrist(er): Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv.
Klage over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om,at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Klage over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om,at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
VI.3.3)
Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark
Mailadresse: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: http://www.kfst.dk
Fax: +45 41715100
VI.4)
Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
15.8.2016