Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://sbsys.dk/

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://sbsys.dk/

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.tolstruphvilsted.dk/

Begrænset EU-udbud af IT-tjenesteydelser for implementerings- og applikationsdriftsydelser samt arkivering.

Udbuddet foretages af Brugerklubben SBSYS, men på vegne af en række ordregivende myndigheder i fællesskab.

Ordregiver er:

— Brugerklubben SBSYS

— De offentlige myndigheder, som er medlemmer af Brugerklubben SBSYS

— De offentlige myndigheder, organisationer og virksomheder, som har indgået en licensaftale med Brugerklubben SBSYS, og

— En række potentielle licensholdere/medlemmer af Brugerklubben SBSYS.

Nærværende udbud består af følgende 2 delaftaler:

— Delaftale 1 omhandler implementerings- og applikationsdriftsydelser — teknisk og organisatorisk implementering, procesunderstøttelse og rådgivning.

— Delaftale 2 omhandler arkivering af SBSYS-systemet til det relevante arkiv (eksempelvis Rigsarkivet).

De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Rammeaftalen og Rammeaftalebilagene, som findes på http://sbsys.dk/

Delaftale 1, Rammeaftale vedr. teknisk og organisatorisk implementering af SBSIP- og SBSYS-systemerne, opgradering af Releases og Versioner, konvertering, undervisning, drift, support og overvågning

Delaftale 1 skal sikre en samlet og fokuseret leverance af applikationer, implementerings- og applikationsdriftsydelser fra 1 leverandør, som i det følgende kaldes for Løsningsleverandøren. Løsningsleverandøren skal have kapacitet til at bistå alle Brugerklubbens medlemmer i forhold til de bestillinger, som medlemmerne eventuelt måtte lade falde på samme tidspunkt.

Delaftale 1 vil blive realiseret i tæt samarbejde med sekretariatet i Brugerklubben SBSYS, hvor ansvarsområderne for applikationsforvaltning og leverandørsamarbejde er forankret hos både ledelse, produktkoordinatorer og medlemsservice.

Løsningsleverandøren skal foretage en række service transition og service operation processer hos Brugerklubbens medlemmer. I denne aftale skal Løsningsleverandøren levere ydelser til Kunden og Brugerklubbens medlemmer.

Løsningsleverandøren skal således på overordnet niveau levere følgende ydelser (der henvises til Rammeaftalebilag 5.2 for detaljer):

— Bistå Brugerklubben i release management af Løsningen

— Deltage i test og kvalitetssikring af SBSYS-systemet og SBSIP-systemet som samlet udgør Løsningen

— Implementere Løsningen hos nye medlemmer af Brugerklubben

— Løbende at opdatere eksisterende installationer af Løsningen med nye Releases og Versioner hos Brugerklubbens medlemmer

— Konvertere data og dokumenter fra eksisterende it-systemer til Løsningen

— Levere kursusydelser til Brugerklubbens medlemmer

— Levere driftsovervågning og support af Løsningen hos Brugerklubbens medlemmer.

Delaftale 1 er estimeret til at udgøre 25-40 000 000 DKK.

Delaftale 1 er forpligtende for Ordregiver at anvende.

Rammeaftalen kan forlænges af flere omgange men maksimalt i 12 måneder samlet set for alle forlængelser.

Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag om muligt 5 ansøgere til delaftale 1, som opfordres til at afgive tilbud i tilbudsfasen.

Udvælgelsen sker på baggrund af indholdet i ansøgernes beskrivelser af referencerne, hvor Ordregiver vil udvælge de 5 ansøgere, som vurderes at have fremvist de mest sammenlignelige referencer ud fra den udbudte opgave.

For delaftale 1 vil Ordregiver vurdere hver reference på opfyldelsen af følgende punkter:

— I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver en overtagelse af en sammenlignelig ydelse til en eksisterende løsning fra en anden leverandør.

— I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af teknisk og organisatorisk implementering af løsning med sagsbærende it-system i mange organisationer.

— I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af support og driftsovervågning af et sammenligneligt IT-system.

— Referencens Ordregiver, hvor kommunale og regionale myndighedsreferencer vægtes som det mest positive, dernæst vægtes myndighedsreferencer fra resten af offentlige sektor og mindst positivt vægtes referencer fra private virksomheder.

Der kan maksimalt angives 3 leverancer (referencer) per ansøger per delaftale, uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives flere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer. Efterfølgende referencer vil der således blive set bort fra. Ansøgere som byder på begge delaftaler har stadig et maksimalt antal referencer per delaftale på 3 referencer. Ansøger kan ikke anføre 2 referencer for delaftale 1, og 4 referencer for delaftale 2.

Beskrivelserne per reference skal komprimeres til maksimalt 3 A4 sider. 1 A4 side udgør 2 400 anslag inkl. mellemrum. Overstiger beskrivelsen per reference antal anslag inkl. mellemrum, vil Ordregiver alene evaluere på beskrivelserne af referencen op til 3 gange 2 400 anslag inkl. mellemrum.

Delaftale 2: Rammeaftale indeholdende aflevering til Rigsarkiv eller stadsarkiv

Brugerklubbens medlemmer har behov for bistand for, at de kan aflevere SBSYS-systemet effektivt og regelmæssigt til det relevante arkiv (eksempelvis Rigsarkivet). Med delaftale 2 skal en Afleveringsleverandør bistå med udarbejdelsen af arkiveringsversioner i en standardiseret proces. SBSYS-systemet er i store træk ensartet på tværs af Brugerklubbens medlemmer.

Afleveringsleverandøren skal således på overordnet niveau levere følgende ydelser (der henvises til Rammeaftalebilag 6.2 for detaljer):

— Udarbejdelse og kvalitetssikring af dataudtræk af SBSYS-systemets data

— Generere en afleveringsversion af SBSYS-systemets dokumenter

— Stille en konverteringsmotor til rådighed

— Bistå med at udarbejde information om arkiveringsversionen

— Rådgive om aflevering og arkivering.

Delaftale 2 er estimeret til at udgøre 5-10 000 000 DKK.

Delaftale 2 er ikke forpligtende for Ordregiver at anvende.

Rammeaftalen kan forlænges af flere omgange men maksimalt i 12 måneder samlet set for alle forlængelser.

Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag om muligt 5 ansøgere til delaftale 2, som opfordres til at afgive tilbud i tilbudsfasen.

Udvælgelsen sker på baggrund af indholdet i ansøgernes beskrivelser af referencerne, hvor Ordregiver vil udvælge de 5 ansøgere, som vurderes at have fremvist de mest sammenlignelige referencer ud fra den udbudte opgave.

For delaftale 2 vil Ordregiver vurdere hver reference på følgende punkter:

— At afleveringen af afleveringsversion af systemets dokumenter er godkendt af den modtagende arkivmyndighed.

— Antallet af afleverede filer, herunder hvor mange filformater som kan konverteres til TIFF.

— Antallet af fejl i procent af den samlede antal filer, som ordregiveren selv skulle rette.

Der kan maksimalt angives 3 leverancer (referencer) per ansøger per delaftale, uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives flere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer. Efterfølgende referencer vil der således blive set bort fra. Ansøgere som byder på begge delaftaler har stadig et maksimalt antal referencer per delaftale på 3 referencer. Ansøger kan ikke anføre 2 referencer for delaftale 1, og 4 referencer for delaftale 2.

Beskrivelserne per reference skal komprimeres til maksimalt 3 A4 sider. 1 A4 side udgør 2 400 anslag inkl. mellemrum. Overstiger beskrivelsen per reference antal anslag inkl. mellemrum, vil Ordregiver alene evaluere på beskrivelserne af referencen op til 3 gange 2 400 anslag inkl. mellemrum.

Oplysninger om ansøger for delaftale 1 og delaftale 2:

— Oplysninger om ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger, jf. ESPD del ll. A

— Oplysninger om ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll. B

— Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, jf. ESPD del lll, punkt A og B samt § 136, jf. ESPD del lll.

Økonomisk og finansiel formåen for delaftale 1 i medfør af udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lV (bemærk at der ikke er krav til delaftale 2):

Afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om ansøgers samlede årsomsætning i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af ansøgers egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, hvis tallene foreligger.

Det er et mindstekrav, at ansøger gennemsnitlig har haft en årlig omsætning på minimum 10 000 000 DKK baseret i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at ansøger gennemsnitlig har haft en egenkapital på minimum 7 000 000 DKK baseret på de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Teknisk og/eller faglig formåen for delaftale 1 og delaftale 2:

Oplysning om de maksimalt 3 betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Ansøger beskriver referencerne, tidspunktet for udførelse af referencerne, angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller e-mailadresse samt omsætning for referencen.

Det bemærkes for delaftale 1, at »sammenlignelighed« defineres ved teknisk og organisatorisk implementering og support af et sagsbærende it-system for en offentlig institution.

Det bemærkes for delaftale 2, at »sammenlignelighed« defineres ved aflevering for offentlige myndigheder til Statens arkiver eller tilsvarende stadsarkiver, hvor afleveringen er endeligt godkendt af det modtagne arkiv.

Rammeaftalen indholder bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser m.m.

Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet.

Ansøgere opfordres til for denne fase af udbuddet kun at stille spørgsmål relateret til prækvalifikationsfasen.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes til E-mail: kontakt@tohv.dk, med emnet: »Spørgsmål –IT-tjenesteydelser for implementerings- og applikationsdriftsydelser samt arkivering« senest den 12.9.2016, kl. 12:00.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristens udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret.

Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen www. http://sbsys.dk/

Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.

Verificering af oplysninger:

Ansøger skal på Ordregivers anmodning fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger som er afgivet i det Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD).

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

Verifikation af afgivne oplysninger om Udelukkelsesgrunde sker ved at tilbudsgiver fremlægger en serviceattest med tilhørende samtykkeerklæring til indhentelse af straffeattest hos Kriminalregistret. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest

Verifikation af afgivne oplysninger om egnethedskriterier kan ske på følgende måde:

— Økonomisk og finansiel formåen kan ske gennem årsregnskaber.

— Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen, jf. http://bedreudbud.dk/spoerg-eksperterne

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Lov om Klagenævnet for Udbud (Lov nr. 492 af 12.5.2010 som ændret ved lov nr. 1556 af 21.12.2010, lov

nr.618 af 14.6.2011, lov nr. 1231 af 18.12.2012, lov nr. 511 af 27.5.2013) med efterfølgende ændringer jf. lov

nr.1564 af 15.12.2015 (udbudsloven) fastsætter følgende klagefrister for EU-udbud, som ordregiver henholder

sig til:

(1) en virksomheds klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud

inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er

blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller denne lovs § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af

en begrundelse for beslutningen.

(2) Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller

forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for

Udbud inden:

(2.1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske

Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor

bekendtgørelsen er blevet offentliggjort

(2.2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte

tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk

indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

(2.3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor

ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171,

stk.4.

(2.4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens §

185,stk. 2, 3. pkt.

Internetadresse:http://www.kfst.dk