Fakta om udbudet
Danmark-Glostrup: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 2015/S 044-076577
Danmark-Glostrup: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
2015/S 044-076577
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Direktiv 2004/18/EF
Del I: Ordregivende myndighed
| I.1) | Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Glostrup Kommune Internetadresse(r): Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: www.glostrup.dk Yderligere oplysninger fås her: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er) Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) fås her: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er) Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er) |
| I.2) | Type ordregivende myndighed Regional eller lokal myndighed |
| I.3) | Hovedaktivitet Generelle offentlige tjenester |
| I.4) | Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej |
Del II: Kontraktens genstand
| II.1) | Beskrivelse |
| II.1.1) | Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten: EU-udbud af ESDH-system til Glostrup Kommune. |
| II.1.2) | Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne Tjenesteydelser Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Glostrup Kommune. NUTS-kode DK012 |
| II.1.3) | Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem |
| II.1.4) | Oplysninger om rammeaftale |
| II.1.5) | Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene Glostrup Kommune ønsker at udbyde et ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling i kommunen. I dag anvendes Acadre version 4.2 hertil. Glostrup Kommune ønsker at anskaffe et system, der kan optimere og effektivisere sagsgange i kommunen. Kommunen forventer derfor, at systemet bidrager til at give konkrete gevinster for udvalgte sagsprocesser (møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag). Glostrup Kommune ønsker et konfigurérbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren fysisk eller organisatorisk er placeret i kommunen. Samtidig forventes en leverandør, der indgår i et samarbejde med kommunen om bedst mulig udnyttelse af systemet. Det skal ske gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne. Glostrup Kommune ønsker et system, der kan driftes af kommunens selv i det eksisterende it miljø. I lyset af det fællesoffentlige arbejde med at implementere en fælleskommunal rammearkitektur, forventer Glostrup Kommune at det fremtidige system er forberedt på de krav og snitflader, der eksempelvis stilles til rådighed via Kombit. Dette indebærer bl.a. at systemet er i stand til at anvende data fra serviceplatformen samt at systemet har de nødvendige snitflader til at kunne udveksle oplysninger med støttesystemerne og SAPA. Kommunens mål: Det er Glostrups Kommune mål med udbuddet at skabe de rette betingelser for at kommunens fremtidige systemanvendelse sker efter god digital praksis og med systemets fulde værdiudnyttelse for øje. Hensigten er, at Glostrup Kommune og leverandøren i samarbejde skaber målbare forbedringer af ESDH systemets anvendelse. Glostrup Kommune har følgende mål for det nye ESDH system. Systemet skal: — være merværdiskabende for udvalgte sagsprocesser — medføre gode og effektive arbejdsgange for dagsordenssamlere — kunne tilgås via forskellige platforme — medføre gode effektive arbejdsgange for alle brugere af systemet — muliggøre automatisering/digitalisering af hele eller dele af processer i samspil med kommunens andre systemer — give mulighed for at kommunen selv kan konfigurere systemets understøttelse af sagsprocesser — indeholde potentiale til udvikling og konfiguration på baggrund af kommunens behov og ønsker — overholde dokumentations- og arkivkrav. Leverancen omfatter: — tandard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade — funktioner, moduler og værktøjer, der understøtter og udbygger kommunens sagsprocesser — modul til håndtering af den samlede proces omkring dagsordens- og udvalgsbehandling — agilt implementeringsforløb af tre sagsprocesser: Møde/udvalgssag, PPR-sag og standardsag. Leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Glostrup Kommune om at konfigurere systemet med henblik på bedst mulig værdiudbytte — support og vedligehold i hele perioden — sparrings- og netværksaktiviteter med andre kommuner i forhold til systemet i hele perioden — andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen — mulighed for i kontraktperioden at tilkøbe/anskaffe ekstra funktionalitet til systemet. Der skal i leverancen være inkluderet integration til følgende: — kontorsystemer (MS Office 2010 og 2013) — netblanket — skabelonværktøjet Dynamictemplate — serviceplatformen CPR — CMS — dagsordenspublicering — CMS — sagspublicering — Silkeborg Data. |
| II.1.6) | CPV-glossaret (common procurement vocabulary) 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support, 72260000 Programmelrelaterede tjenester, 72263000 Implementering af programmel, 72267000 Programmelvedligeholdelses- og reparationstjenester, 72268000 Levering af programmel |
| II.1.7) | Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja |
| II.1.8) | Delaftaler Kontrakten er opdelt i delaftaler: nej |
| II.1.9) | Oplysninger om alternative tilbud Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej |
| II.2) | Kontraktens mængde eller omfang |
| II.2.1) | Samlet mængde eller omfang: Antal brugere: ca. 500 brugere i Glostrup Kommunes administration og driftsenheder — og option på sitelicens. Anslået værdi eksklusive moms: interval: mellem 4 000 000 og 6 000 000 DKK |
| II.2.2) | Oplysninger om optioner Optioner: ja Beskrivelse af disse optioner: Glostrup Kommune vil efterspørge følgende optioner: — implementering af yderligere sagsprocesser ud over de første tre — konvertering af data fra eksisterende system — integration til borger.dk — integration til Serviceplatformen CVR og flere former for data — integration til Doc2mail — håndtering af ind- og udgående digital post — integration til CVR — integration til CMS — borgerindsigt — integration til GIS — integration til DUBU — indgående post — e-learning for slutbrugere — statistik/rapporteringsværktøj — digitale dagsordener via en app — postfordeling f.eks. til andre systemer. — uddannelse af superbrugere og administratorer. — integration til eDagsorden fra Ditmer — integration til Kombits støttesystemer — integration til Kombits Sags- og partsoverblik (SAPA) — aflevering til arkiv — automatisk og løbende konvertering af data til arkivformat — driftsstøtteaftale. |
| II.2.3) | Oplysninger om forlængelse Denne kontrakt kan forlænges: ja Antal gange, der er mulighed for forlængelse: 2 |
| II.3) | Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse Varighed i måneder: 48 (fra tildeling af kontrakten) |
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
| III.1) | Kontraktbetingelser |
| III.1.1) | Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges: |
| III.1.2) | De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom: |
| III.1.3) | Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles: Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder, skal deltagerne påtage sig at hæfte solidarisk og udpege en fælles befuldmægtiget. |
| III.1.4) | Andre særlige vilkår |
| III.2) | Betingelser for deltagelse |
| III.2.1) | De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Fuldt udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997) samt om overholdelse af udbudsdirektivets art. 45. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. Såfremt ansøger er et konsortium, skal ovennævnte tro og love-erklæringer fremsendes for samtlige deltagere i konsortiet. |
| III.2.2) | Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: Oplysning om virksomhedens økonomiske nøgletal. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. Oplysning om virksomhedens omsætningen indenfor det relevante aktivitetsområde. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Omsætning på mindst 5 mio. DKK årligt i de sidste 3 år indenfor det relevante aktivitetsområde, i muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. |
| III.2.3) | Teknisk kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: A) Anmodningen om deltagelse skal indeholde referencer fra de seneste 3 år (2012-2014) af tilsvarende leverancer af konfigurérbare standard-/ rammesystemer, der lever op til dansk forvaltningslov/-praksis. Glostrup Kommune ønsker tre kategorier af referencer: Nr 1: Standard ESDH-systemer. Op til 5 (fem) referencer på leverancer af ESDH standardsystemer til offentlige myndigheder. Nr 2: ESDH til procesunderstøttelse. Op til 3 (tre) referencer på leverancer af ESDH til procesunderstøttelse. Nr. 3: Agil/iterativ implementering. Op til 3 (tre) referencer på at leverandøren har leveret løsninger gennem en iterativ/agil implementeringsproces, hvor kunden har været tæt involveret i afklaringer. For hver reference ønskes angivet navnet på det leverede system, om det er det system ansøgeren forventer at tilbyde til Glostrup Kommune, om ansøgeren var hovedleverandør, oversigt over de væsentligste underleverandører, samt omfang af opgaven i danske kroner. Hver reference, skal indeholde en kort beskrivelse af projektet inkl. implementeringsforløbet. Til alle referencer ønskes en kontaktperson oplyst. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. b) Anmodningen skal beskrive, at leverandøren har ressourcer og kompetencer inden for — ESDH (fx opdelt i forretningskonsulenter, tekniske implementeringskonsulenter, supportere etc.) — agil implementering (dvs. iterativ implementering med afsæt i en standard-/rammeløsning). Ansøger skal angive, hvor mange medarbejdere man har inden for de enkelte kategorier. Såfremt ansøgeren påtænker at anvende væsentlige underleverandører, skal samme oplysninger angives for disse. Ansøger skal anvende det af udbyder fremsendte skema SKABELON TIL AFGIVELSE AF OPLYSNINGER VED PRÆKVALIFIKATION. c) Ansøger skal fremlægge police eller anden dokumentation for relevant og gyldig erhvervs -og produktansvarsforsikring. Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Mindst 2 referencer i litra a), kategori nr. 1. Mindst 1 reference i litra a), kategori nr. 2. Mindst 1 reference i litra a), kategori nr. 3. |
| III.2.4) | Oplysning om reserverede kontrakter |
| III.3) | Specifikke vilkår for tjenesteydelseskontrakter |
| III.3.1) | Oplysninger om en bestemt profession |
| III.3.2) | Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen |
Del IV: Procedure
| IV.1) | Type procedure |
| IV.1.1) | Type procedure Begrænset |
| IV.1.2) | Grænse for, hvor mange økonomiske aktører der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage Forventet antal økonomiske aktører: 5 Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater: Udbyder vil ved den videregående selektion blandt de egnede ansøgere lægge vægt på etableringen af det bedst egnede konkurrencefelt, idet der vil blive lagt vægt på ansøgers fremsendte referencer i henhold til pkt. III.2.3), herunder at: a) En reference der dækker mere end én af de tre kategorier af referencer vægter mere end en reference, der kun dækker én af kategorierne b) Referencer, der dokumenterer erfaring medimplementering af sags- og dokumenthåndteringssystemer i den offentlige sektor, især kommuner, og samtidigt omfatter implementering af sagsprocesser gennem et iterativt implementeringsforløb vægter højere end andre referencer. |
| IV.1.3) | Reduktion af antallet af økonomiske aktører under forhandlingerne eller dialogen |
| IV.2) | Tildelingskriterier |
| IV.2.1) | Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af de kriterier, der er anført i specifikationerne, i opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller i det beskrivende dokument |
| IV.2.2) | Oplysninger om elektronisk auktion |
| IV.3) | Administrative oplysninger |
| IV.3.1) | Sagsnummer hos den ordregivende myndighed: |
| IV.3.2) | Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? nej |
| IV.3.3) | Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter eller beskrivende dokumenter |
| IV.3.4) | Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse 7.4.2015 - 12:00 |
| IV.3.5) | Dato for afsendelse til udvalgte kandidater af opfordringer til at afgive bud eller at deltage |
| IV.3.6) | Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse dansk. Andet: Tekniske specifikationer må være på engelsk. |
| IV.3.7) | Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud |
| IV.3.8) | Åbning af bud |
Del VI: Supplerende oplysninger
| VI.1) | Oplysninger om gentagelse |
| VI.2) | Oplysninger om EU-midler |
| VI.3) | Yderligere oplysninger |
| VI.4) | Klageprocedurer |
| VI.4.1) | Organ med ansvar for klageprocedurerne Klagenævnet for Udbud |
| VI.4.2) | Indgivelse af klager Præcise oplysninger om klagefrist(er): Håndhævelseslovens § 7, stk. 1 fastsætter følgende klagefrister for begrænsede udbud efter udbudsdirektivet, som ordregiver henholder sig til: Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. håndhævelseslovens § 2, stk. 1, nr. 1, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I henhold til håndhævelseslovens § 6, stk. 4, skal klager senest samtidigt med at klage indgives til Klagenævnet, skriftligt underrette ordregiver om at klage er sendt til Klagenævnet for udbud. Klageren skal tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. håndhævelseslovens §12, stk. 1. |
| VI.4.3) | Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen |
| VI.5) | Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse: 27.2.2015 |