Udbud af kontrakt vedrørende system til elektronisk børnejournal

Aarhus Kommune, Børn og Unge (Ordregiver) ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et system til journalføring af 0 - 18-årige for sundhedspersonalet i Børn og Unge, primært sundhedsplejen. Kontrakten udbydes for en 4-årig periode med mulighed for forlængelse i 2 X 12 måneder. Ordregiver indgår kontrakt med én leverandør om levering.

Aarhus Kommune

Se beskrivelsen i pkt. II.1.4).

Kontrakten kan forlænges i 2 gange 12 måneder.

Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede tilbudsgivere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af tilbudsgivers økonomiske kvalifikationer og tilbudsgivers referencer vedrørende anskaffelse, drift, vedligeholdelse og support af et journalsystem, der svarer til den udbudte kontrakt, med hovedvægten på tilbudsgiverens referencer.

Kontrakten udbydes med følgende obligatoriske optioner:

- Uddannelse, jf. bilag 3a og bilag 11

- Konsulenttimer, jf. bilag 3a

- Arkivering, jf. bilag 3a og bilag 2

- Kontraktforlængelse på 2 gange 12 måneder, jf. Kontrakten.

Ved obligatorisk option forstås en option, som tilbudsgiver er forpligtet til at byde på. Optionen indgår derfor i evalueringen af de indkomne tilbud.

Tilbudsgiver skal oplyse følgende nøgletal for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B:

- Egenkapital:

Såfremt tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3).

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse juridiske enheders forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.

En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som tilbudsgivers baserer sig på.

Når grupper af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:

- Positiv egenkapital:

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (nettoopgørelse).

Undtaget hertil er, hvis tilbudsgiver baserer sig på anden enhed i form af tilbudsgivers moderselskab, da tilbudsgiverens egenkapital allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes egenkapitalen som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (nettoopgørelse).

Den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, skal før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, fremlægge følgende dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B.

Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal således fremlægges når Ordregiver anmoder herom:

- Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste 3 regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor tilbudsgiver er etableret.

Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

Tilbudsgiverne skal i ESPD del IV afsnit C oplyse, om tilbudsgiveren lever op til det mindstekrav som følger nedenfor.

Tilbudsgiver skal beskrive de to (2) væsentligste referencer vedrørende kontrakter indenfor det udbudte område, indenfor de seneste 3 år.

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.

En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som tilbudsgiver baserer sig på.

Når en gruppe af økonomisk aktører (f.eks. et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 2 referencer, som svarer til den udbudte kontrakt.

Ved referencer, som svarer til den udbudte kontrakt forstås, at referencerne dokumenterer relevante erfaringer med journalsystemer til sundhedsfagligt personale. Tilsvarende leverancer forstås leverancer til kommuner, andre offentlige kunder, samt virksomheder med mere end 500 ansatte (opgjort som årlige gennemsnitlige antal beskæftigede).

Referencerne skal som minimum indeholde:

- Opgavens art

- Kontraktsum (hvis muligt)

- Tidspunkt for opgavens udførelse

- Hvem arbejdet er udført for.

Referencerne, som tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig dokumentation for mindstekravet til tekniske og faglig formåen, hvorfor Ordregiver ikke vil indhente yderligere dokumentation fra den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til.

Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte de angivne referencer såfremt det vurderes nødvendigt for en vurdering af tilbudsgivers egnethed.

Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis en af følgende udelukkelsesgrunde er til stede.

Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidations-behandling, hvis tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af retten, hvis tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiver er hjemhørende.

Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning.

Ordregiver kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessions-kontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion.

Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 5. oktober 2010 om Klagenævnet for Udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 20 kalenderdage fra dagen efter Ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK. Klager over udbuddet skal indgives inden 45 kalenderdage efter, at Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at Ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal Klageren skriftligt underrette Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Der henvises i øvrigt til Klagenævnet for Udbuds hjemmeside http://klfu.dk