Udbud af rammeaftale om telelfoni, terminaler m.v. som personalegode 2021

Region Nordjylland udbyder en rammeaftale om telefoni, terminaler mv. som personalegode. Rammeaftalen omfatter: Mobiltelefoni, mobilterminaler, mobilt bredbånd, bredbånd og tablets. De udbudte ydelser vil blive stillet til rådighed for medarbejderne via en »bruttolønsordning«. Se nærmere bilag 01, kravspecifikation.

Region Nordjylland udbyder en rammeaftale med én leverandør, under hvilken der kan oprettes mobiltelefoni-, mobildata- og bredbåndsabonnementer samt indkøbes mobilterminaler og tablets, der kan stilles til rådighed for medarbejderne. De udbudte ydelser vil blive stillet til rådighed for medarbejderen via en "bruttolønsordning". På baggrund af de valgte abonnementer og evt. mobilterminal vil medarbejderen indgå aftale med Region Nordjylland om lønnedgang i en periode på 12 måneder. Aftaleperioden på 12 måneder vil være obligatorisk for medarbejderen. I forhold til leverandøren vil Region Nordjylland stå som »Kunden«, og Region Nordjylland vil således også stå som juridisk ejer af abonnementer så vel som af mobilterminaler og tablets, der leveres til medarbejderne. Leverandøren skal dog kunne opdele faktureringen således, at medarbejderne opkræves og faktureres direkte (privat) for øvrige ydelser, der ikke er inkluderet i det valgte abonnement (f.eks. samtaleforbrug udover taletidspakke, samtaler, beskeder eller dataforbrug i udlandet eller tillægsabonnementer/-services som f.eks. musik- og filmtjenester). Denne form for opkrævning og fakturering betegnes "splitfakturering". De medarbejdere, der vælger et bredbånds- eller mobilabonnement som personalegode, vil således også forpligte sig til at blive privatkunder hos leverandøren. Leverandøren skal stille support til rådighed for de medarbejdere, der vælger at benytte bruttolønsordningen. Dette gælder ikke kun de 12 måneders aftaleperiode, hvor medarbejderen trækkes i løn, men i hele forløbet fra start af en bestillingsrunde (pre-sale support) og indtil garantiperioden på alt hardware leveret til medarbejderen er udløbet.

Rammeaftalen omfatter:

A. Mobilabonnementer

B. Mobilterminaler

C. Mobilt bredbånd

D. Bredbånd

E. Tablets

F. Platform for bestilling

G. Support

H. Abonnementsbaseret prisstruktur.

Administration af medarbejderordninger er organisatorisk underlagt Center for Administration, Forretningsudvikling og Digitalisering.

Kontraktperioden for rammeaftalen er 12 måneder fra rammeaftalens indgåelse med mulighed for Region Nordjylland for at forlænge aftalen i yderligere 3 x 12 måneder. Forventet kontraktstart er 1. april 2021.

Se ovenfor punkt II.2.7).

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et "fælles europæisk udbudsdokument" (også kaldet "ESPD"), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæring om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt gæld mv.), og

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 (tilsidesættelse af forpligtelser på sociallovgivningsområdet m.fl.), nr. 2 (vedrørende konkurs, insolvens- eller likviditetsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og nr. 6 (vedrørende uretmæssigt forsøg på at påvirke ordregiverens beslutningsproces mv.).

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Der stilles ingen krav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen.

Tilbudsgiver skal i ESPD del IV, C, afgive nedenstående oplysninger. Bemærk at der er angivet minimumskrav til tilbudsgiverens tekniske og faglige formåen:

Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. udbudsbekendtgørelsens punktII.2.4), som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 år (2018-2020).

Tilbudsgiver bør især fokusere sin beskrivelse på, hvordan leverancerne relaterer sig til ordregivers minimumskrav til teknisk kapacitet, som er beskrevet nedenfor. Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen af hver reference indeholder følgende:

— En entydig angivelse af kunden og kundens kontaktoplysninger

— Kontraktperiode

— Produktsortiment

— Antal medarbejdere der potentielt kunne udnytte aftalen (antal medarbejdere hos kunden)

— Antal medarbejdere, der har udnyttet aftalen, inklusive beskrivelse af antal leverede abonnementer og terminaler/tablets

— Antal medarbejdere der har haft abonnementer omfattet af "splitfakturering".

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af multimedie-personalegoder (bruttolønordning) til minimum tre (3) forskellige offentlige eller private kunder i perioden 2018 – 2020 (inklusive). For hver af de 3 kontrakter skal tilbudsgiver kunne dokumentere:

- At kontrakten potentiel har omfattet minimum 500 medarbejdere (antal medarbejdere hos kunden)

- At der i aftaleperioden er leveret et eller flere multimediepersonalegoder til minimum 100 af kundens medarbejdere

- At der i aftaleperioden er leveret minimum 100 abonnementer der var omfattet af ”splitfakturering” (abonnementsafgiften opkræves hos virksomhederne, og samtale-, besked- og dataforbrug m.v., der falder uden for grundabonnementet, opkræves og faktureres direkte hos medarbejderen (privat)).

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget bland de solidariskhæftende deltagere.

Kontrakten indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

1) Potentielle tilbudsgivere opfordres til løbende at holde sig orienteret om spørgsmål/svar, der uploades på det i pkt. I.3) anførte link, idet spørgsmål-/svarprocessen kan afstedkomme ændringer i udbudsmaterialet, herunde rændringer af mindstekrav.

2) Hele udbudsmaterialet inklusive bilag og ESPD er tilgængeligt på det i pkt. I.3) anførte link.

3) Såfremt tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på støttende enheder (f.eks. underleverandører), skal det i tilbuddet beskrives, hvilke kompetencer underleverandøren stiller til rådighed for tilbudsgiver, og hvordan disse kompetencer konkret vil sikres overført til tilbudsgiver. Se dokument 01 udelukkelse, egnethed og vejledning til ESPD, afsnit 5.1 og 6.

4) Dokumentation:

Ad pkt. III.1.1). Som bevis for at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 eller 3, eller § 137, stk. 1, nr. 2 fremlægges: Et uddrag fra relevant register, certifikat eller tilsvarende dokument(er) udstedt af kompetent myndighed. For danske tilbudsgivere kan dokumentationskravet opfyldes ved fremlæggelse af serviceattest, der ikke må være udstedt mere end 6 måneder før fremlæggelsestidspunktet.

Ad pkt. III.1.3). Såfremt tilbudsgiver baserer sig på anden enhed for at dokumentere referencer, skal enheden fremlægge dokumentation for, at enheden stiller de angivne referencer til rådighed, ved at påtage sig at udføre de konkrete ydelser, jf. udbudslovens § 144, stk. 3 og udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3), hvis virksomheden tildeles kontrakten. Støtteerklæring er vedlagt som en del af udbudsmaterialet. Enheden skal endvidere fremlægge den ovenstående dokumentation for § 135, og § 137, stk. 1. nr. 2 (serviceattest).

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal den enkelte virksomhed i konsortiet fremlægge den ovenstående dokumentation for § 135, og § 137, stk. 1. nr. 2. Endvidere skal konsortieerklæring udfyldes og underskrives af hver virksomhed i konsortiet. Konsortieerklæringen er vedlagt som en del af udbudsmaterialet.

4) Kontrakten er ikke opdelt i flere delkontrakter, jf. pkt. II.1.6), da det ikke vurderes som hensigtsmæssigt, at en relativt afgrænset personalegodeordning som den udbudte udføres af flere leverandører. Derudover taler økonomiske hensyn for en samlet løsning med besparelser både ved udbuddet og kontraktstyringen.

5) Den i punkt II.1.5) og II.2.6) angivne værdi af rammeaftalen afspejler en skønnet kontraktværdi over 4 år med tillæg af skønnet maksimal potentiel merudnyttelse af rammeaftalen i rammeaftalens varighed.

Klage over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om resultatet af udbudsforretningen.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.