Udbud af kontrakt vedr. digital Foreningsportal samt forenings- og anlægsregister

Nærværende udbud vedrører kontrakt om en IT-platform, som leverandørens skal stille til rådighed for Københavns Kommune til brug for en digital foreningsportal samt et forenings- og anlægsregister.

Tryk her https://permalink.mercell.com/164945467.aspx

Den udbudte kontrakt vedrører en Software as a Service aftale (SaaS), der omfatter en IT-platform, som leverandørens skal stille til rådighed for Københavns Kommune (Ordregiver), til brug for en digital bookingportal samt et forenings- og anlægsregister.

Den pågældende IT-platform skal anvendes som en digital foreningsportal til understøttelse af folkeoplysende foreningers og aftenskolers bookinger af faciliteter på kommunens idrætsanlæg, svømmehaller, boldbaner, folkeskoler, selvejende institutioner m.fl. i Københavns Kommune,  jf. Folkeoplysningsloven. Derudover skal den digitale løsning fungere som et forenings- og anlægsregister.

Efter udvikling og implementering af den digitale løsning i henhold til Ordregivers behov, skal den økonomiske aktør, der har fået tildelt kontrakten, endvidere hoste, drift og vedligeholde platformen i kontraktperioden.

Den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger og 80 aftenskoler på omkring 165 lokationer i Københavns Kommune.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 oplyses, at den udbudte kontrakt ikke opdeles i delkontrakter, idet Ordregiver har vurderet, at det af tekniske grunde ikke er muligt at have flere leverandører af ydelserne omfattet af kontrakten.

Kontrakten er uopsigelig i 24 måneder efter indgåelse. Ordregiver kan opsige kontrakten til udløb af uopsigelighedsperioden eller senere i kontraktperioden, der ikke er tidsbegrænset.

Udvælgelsen vil finde sted ud fra ansøgers referencer, der dokumentere at de valgte ansøgere har kvalifikationer til opfyldelse af kontrakten, jf. Udbudsbetingelserne punkt 6.3.2.1.

Ordregiver vil ved udvælgelsen af ansøgere lægge vægt på de af ansøgerne, der kan dokumentere de mest relevante referencer, der omfatter sammenlignelige projekter, som den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger og 80 aftenskoler på omkring 165 lokationer i Københavns Kommune), hvor der lægges vægt på, i hvor høj grad den konkrete reference har en størrelse og kompleksitet svarende til den udbudte kontrakt.

I vurderingen indgår følgende forhold:

a) Antal lokationer i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører en sammenhængende opfyldelse af behovet for facilitetsbooking på mange lokationer,

b) Antal brugere i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører opfyldelse af behovet for facilitetsbooking for mange foreninger og aftenskoler,

c) Antal ansøgninger og bookinger, idet det vægter højere, at en reference vedrører en tilsvarende datamængde, som den udbudte kontrakt,

d) At referencer vedrører ydelser til kommuner eller andre offentlige myndigheder.

I jo højere grad en reference er sammenlignelig med den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger og 80 aftenskoler på omkring 165 lokationer i Københavns Kommune) og omfatter flere/alle kategorier af ydelser, jf. litra a - d ovenfor, desto mere positivt vil Ordregiver bedømme referencen.

Ansøger skal være opmærksom på, at der kun medregnes referencer, hvor kontrakten om levering af ydelser er igangværende eller er afsluttet inden for de seneste 3 år, og at ansøger ikke kan forvente, at Ordregiver lægger vægt på mere end de første 4 prioriterede referencer, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.3.2.

Kommunikation, ansøgning og tilbud skal være på dansk, jf. DEL IV. 2.4). Eventuelle referencer, vedlagt som fil til eESPD'et, bilag til tilbud omfattende tekniske specifikationer samt endelig dokumentation for den vindende aktørs egnethed, jf. udbudsbetingelserne pkt. 8.4, må dog gerne være formuleret på engelsk.

Ansøger skal i eESPD oplyse følgende økonomiske oplysninger:

1. Oplysninger om ansøgers soliditetsgrad i hvert enkelt år, i de seneste 3 tilgængelige regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital/samlede aktiver x 100. Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) eller ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal disse i fællesskab opfylde dette krav.

2. Oplysning om ansøgers omsætning ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) eller ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal disse i fællesskab opfylde dette krav.

Har ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal der alene oplyses om nøgletal/årsomsætning for det/de afsluttede regnskabsår, hvor ansøger har eksisteret. I ESPD, del IV.B, 3 oplyses i givet fald, hvornår ansøger etablerede eller startede sin virksomhed.

Der stilles følgende (2) mindstekrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.2.1:

Ansøgers soliditetsgrad skal være på minimum 15 % i hvert enkelt år, i de seneste 3 tilgængelige regnskabsår (fra seneste offentliggjorte regnskab). Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital/samlede aktiver x 100.

Baserer ansøgeren sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden, som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.

Har ansøgeren direkte eller indirekte ejerandele i den støttende enhed eller vice versa, beregnes soliditetsgraden på grundlag af virksomhedernes konsoliderede regnskabstal. Det samme gælder, hvis én sammenslutningsdeltager har direkte eller indirekte ejerandele i en anden sammenslutningsdeltager. De pågældende virksomheder skal i dette tilfælde afgive de oplysninger i ESPD'et, der er nødvendige for at foretage en korrekt beregning.

Baserer ansøgeren sig på andre enheders tekniske og faglige kapacitet, skal disse enheder hver især (og uden brug af støttevirksomheder) have en soliditetsgrad på mindst 15 % i det seneste disponible regnskabsår.

2. Ansøger skal have en omsætning på mindst DKK 1.000.000 ekskl. moms i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) eller ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal disse i fællesskab opfylde dette krav.

Har ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal der alene oplyses om nøgletal/årsomsætning for det/de afsluttede regnskabsår, hvor ansøger har eksisteret. I ESPD, del IV.B, 3 oplyses i givet fald, hvornår ansøger etablerede eller startede sin virksomhed.

Ansøgeren skal i eESPD indsætte en beskrivelse af referencer og derved dokumentere at have relevant erfaring med udførelse af tilsvarende ydelser, som omfattet af den udbudte kontrakt, jf. udbudsbetingelserne pkt. 6.2.2.Ansøger bedes maksimalt vedlægge 4 referencer med ansøgningen.

Vedlægger ansøger mere end to (2) referencer, vil Ordregiver udvælge de to referencer, der står først i ansøgningen. Ordregiver opfordrer derfor Ansøger til at prioritere oplistningen af vedlagt referencer og kun vedlægger maksimalt 4 referencer. Vedlægges mere end 4 referencer vil Ordregiver kun lægge vægt på de 4 første i ansøgers prioriterede oplistning eller vælge de 4 første referencer, der står først i ansøgningen.

Ordregiver opfordrer til, at referencerne ikke indeholder mere end 2 sider per reference. Såfremt én reference indeholder mere end 2 sider tages alene de første 2 sider i betragtning ved vurdering af ansøgers egnethed og udvælgelse. Referencer må ikke udgøre links eller tilsvarende henvisningen.

Ordregiver vil lægge vægt på ansøgernes mest relevante referencer ud fra følgende forhold:

Referencer vedrørende kontrakter, der omfatter sammenlignelige projekter, som den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger og 80 aftenskoler på omkring 165 lokationer i Københavns Kommune), hvor der lægges vægt på, i hvor høj grad de konkrete referencer har en størrelse og kompleksitet svarende til den udbudte kontrakt, hvor der indgår følgende forhold i vurderingen:

a. Antal lokationer i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører en sammenhængende opfyldelse af behovet for facilitetsbooking på mange lokationer,

b. Antal brugere i den pågældende reference, idet det vægter højere, at en reference vedrører opfyldelse af behovet for facilitetsbooking for mange foreninger og aftenskoler,

c. Antal ansøgninger og bookinger, idet det vægter højere, at en reference vedrører en tilsvarende datamængde, som den udbudte kontrakt

d. At referencer vedrører ydelser til kommuner eller andre offentlige myndigheder

I jo højere grad en reference er sammenlignelig med den udbudte kontrakt (den digitale løsning skal kunne understøtte administrationen af ca. 1.200 folkeoplysende foreninger og 80 aftenskoler på omkring 165 lokationer i Københavns Kommune) og omfatter flere/alle kategorier af ydelser, jf. litra a - d ovenfor, desto mere positivt vil Ordregiver bedømme referencen.

Ansøger skal være opmærksom på, at der kun medregnes referencer, hvor kontrakten om levering af ydelser er igangværende eller er afsluttet inden for de seneste 3 år, og at ansøger ikke kan forvente, at Ordregiver lægger vægt på mere end de første 4 prioriterede referencer.

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

Ansøger skal i eESPD angive mindst to (2) referencer vedrørende kontrakter om levering af ydelser, som er igangværende eller afsluttet indenfor inden for de seneste tre (3) år, og som har lighed med de ydelser, som er genstand for den udbudte kontrakt.

Ordregivers krav til aftalevilkår fremgår af udkastet til kontrakt mens kravene til ydelser, der skal leveres som en del af kontrakten, er beskrevet i Bilag 1 -14. Alle dokumenter er vedlagt udbudsmaterialet.

Vedr. Afsnit IV 2.4 - sprog:

Eventuelle referencer vedlagt som fil til eESPD, bilag vedlagt tilbuddet omfattende tekniske specifikationer samt endelig dokumentation for den vindende aktørs egnethed, jf. udbudsbetingelserne pkt. 8.4, må dog gerne være formuleret på engelsk.

Vedr. Afsnit II.2.6 - Beregning af kontraktsum: Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med en opsigelsesadgang for ordregiver, og den anførte kontraktsummen er beregnet over 48 måneder.

Vedr. Afsnit IV.2.6 - Tilbuddets gyldighed: Indledende- samt endelige tilbud skal være gyldige i 6 måneder fra udløb af tilbudsfristen for det pågældende tilbud.

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.