Fakta om udbudet
Udbyder
Digitaliseringsstyrelsen
Kontrakt om implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem
Digitaliseringsstyrelsen
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Resultat af udbudsproceduren
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
CVR-nummer: 34 05 11 78
Postadresse: Landgreven 4
By: København K
NUTS-kode: DK Danmark
Postnummer: 1301
Land: Danmark
Kontaktperson: Louise Bedholm Stave
E-mail: Konstraktstyring@digst.dk
Telefon: +45 20485658
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/a01377c4-eaf2-4ab8-acf3-ed332c557d23/homepage
Internetadresse for køberprofilen: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/DIGST/
Del II: Genstand
Kontrakt om implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem
Kontrakten omfatter levering af et kontraktstyringssystem. Kontraktstyringssystemet skal både anvendes som arkiv til opbevaring af kontrakter mv. samt til understøttelse af ordregivers arbejde med Contract Management. Foruden Contract Management-funktionalitet skal kontraktstyringssystemet kunne understøtte ordregivers indsamling, vedligeholdelse og compliance-rapportering for sine GDPR-fortegnelser.
Kontrakten skal sikre en smidig overgang fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem gennem et implementeringsprojekt, herunder ved migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem.
Desuden omfatter kontrakten løbende vedligeholdelse, support og drift samt mulighed for ny konfigurering og funktionelle ændringer af kontraktstyringssystemet.
Endvidere omfatter kontrakten videreudvikling, undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser.
København
Ordregiver har siden 2011 arbejdet med Contract Management. Dette arbejde understøttes af et kontraktstyringssystem, som er underlagt central styring, men i høj grad anvendes decentralt i ordregivers organisation.
I kontrakten er ordregivers primære fokus på strukturen for kontraktarkivet og GDPR-fortegnelser, systemunderstøttelsen af adviseringer, forpligtelsesstyring og arbejdsgange samt mulighederne for at kunne rapportere på fx både den samlede kontraktsportefølje og compliance for GDPR-fortegnelser.
Ordregiver forestiller sig, at ordregivers behov bedst imødekommes af et standard kontraktstyringssystem med mulighed for tilpasning. Dette er dog ikke et krav. Ordregivers behov knytter sig primært til styring af indgåede kontrakter, men den udbudte kontrakt omfatter også optioner på blandt andet generering af kontraktdokumenter på grundlag af kontraktstyringssystemets skabeloner samt interne godkendelsesforløb for at sikre mulighed for videre modning og udvikling af ordregivers arbejde med Contract Management.
I forhold til det nye kontraktstyringssystem vil der være en indledende afklaring, og der gennemføres et implementeringsprojekt indeholder både konfiguration, migrering af data fra ordregivers eksisterende kontraktstyringssystem, grundlæggende undervisning af brugere og opsætning af brugergrænseflader. Implementeringsprojektet afsluttes med en implementeringsprøve.
De af kontrakten omfattede løbende ydelser (vedligeholdelse, support samt drift) har til formål at understøtte ordregivers anvendelse af kontraktstyringssystemet, som primært ligger indenfor normal arbejdstid. Vedligeholdelsen omfatter bl.a. fejlrettelser samt opgradering til nye releases/versioner, mens konfiguration kan tilkøbes. Supporten ønskes målrettet ordregivers administratorer, dvs. ikke alle brugere af kontraktstyringssystemet.
Driften skal varetages af leverandøren fra en af leverandøren valgt lokation som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet. Da antallet af arkiverede dokumenter i kontraktstyringssystemet forventes løbende at blive forøget, indeholder kontrakten optioner på tilkøb af ekstra lagringsplads. Ordregivers behov for at kunne ændre antallet af administratorer og andre typer brugere af kontraktstyringssystemet understøttes af optioner på omfanget af ordregivers rettigheder til anvendelsen.
Videreudvikling vil have en projektagtig karakter og kan omfatte både mindre opgaver som fx opsætning af workflows og egentlige funktionelle ændringer.
Endvidere omfatter kontrakten mulighed for bestilling af undervisning, konsulentassistance, dokumentation og andre supplerende ydelser.
Konfiguration og undervisning, rettighederne kan justeres efter antallet af administratorer og andre typer bruger, lagringsplads kan tilkøbes, Ekstra funktionalitet ift. digital signatur, Ekstra funktionalitet ift. single sign-on, Ekstra funktionalitet ift. kontraktgenerering og Ekstra funktionalitet til understøttelse af tre use cases. De enkelte optioner er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, da implementeringen af selve kontraktstyringssystemet har tæt sammenhæng til vedligeholdelse, videreudvikling og drift. En opdeling indebærer risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem flere leverandører. Kommercielle hensyn taler også imod en opdeling, da det kan betyde mindre konkurrence om opgaven pga. den samlede forholdsvis lave kontraktværdi.
Del IV: Procedure
Del V: Kontrakttildeling
Implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og drift af et kontraktstyringssystem
CVR-nummer: 29201064
Postadresse: Gammel Kongevej 167A
By: Frederiksberg C
NUTS-kode: DK Danmark
Postnummer: 1850
Land: Danmark
Del VI: Supplerende oplysninger
Udbudsmaterialet er tilgængeligt i udbudssystemet, jf. punkt I.3). Alle kan få tildelt brugernavn og adgangskode til udbudssystemet. Tilbud afgives gennem udbudssystemet. I relation til punkt II.1.5) bemærkes, at ordregiver har foretaget et skøn over den samlede kontraktværdi for kontraktens fulde løbetid inklusive udnyttelse af alle optioner og alle forlængelsesmuligheder. Dette skøn er behæftet med en vis usikkerhed, og ordregiver forventer ikke nødvendigvis at udnytte alle optioner fuldt ud. Den anslåede værdi, jf. punkt II.2.6) modsvarer derfor et mere begrænset forbrug. Tilsvarende gælder elementerne i den evalueringstekniske pris, jf. udbudsmaterialets underbilag 4.a. Det bemærkes endvidere, at ordregivers budget pt. er på DKK 1.875.000 for et afgrænset ydelsesomfang, jf. også udbudsmaterialets underbilag 4.a. I relation til bekendtgørelsens punkt IV.2.4) bemærkes, at tilbuddet som udgangspunkt skal være på dansk. Mindre dele af tilbuddet, fx tekniske betegnelser og beskrivelser, kan være på engelsk, norsk, eller svensk. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste indsendte udgave være den gældende.
Postadresse: Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet
udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens
§171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens §185,
stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i
standstillperioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12,
stk.1 .
Det bemærkes, at der ikke er noget mæglingsorgan i Danmark
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: www.kfst.dk