Kontrakt vedr. AMK-kontrolrumssystem

Udbud af en offentlig kontrakt vedrørende anskaffelse og implementering af et standard Kontrolrumssystem til Præhospitalt Center i Region Sjælland. Der henvises i øvrigt til punkt II.2.4 nedenfor.

Næstved

1) Baggrund og formål:

Udbuddet vedrører anskaffelse af et kontrolrumssystem til AMK-Vagtcentralen og mobilapplikationer til de tilhørende præhospitale enheder. Der efterspørges en fungerende idriftsat standardløsning, der tilpasses Region Sjællands (og Region Nordjyllands, hvis relevant) behov, herunder i forhold til integration til regionens tilknyttede systemer. Udbuddet gennemføres og projektledes af Region Sjælland, mens Region Nordjylland har option på at indgå kontrakt svarende til den udbudte, tilpasset Region Nordjyllands særlige forhold.

Præhospitalt Center har i Region Sjælland ansvaret for den præhospitale indsats og regionens samlede sundhedsberedskab på tværs af regionens sygehuse og øvrige virksomheder. Præhospitalt Center modtager og håndterer alle sundhedsfaglige 1-1-2-opkald samt opgaver relateret hertil, visiterer og disponerer ambulancer og øvrige præhospitale ressourcer, og sørger for siddende og liggende patientbefordring.

Sundhedsberedskabet koordineres med kommuner, politikredse og andre myndigheder fra regionens AMK-Vagtcentral. Regionens beredskab er i dagligdagen målrettet akut sygdom og tilskadekomst hos den enkelte patient. Samtidig skal beredskabet håndtere og koordinere regionens indsats ved større ulykker og beredskabshændelser. Der er ca. 15 medarbejdere i AMK-Vagtcentralen, der dagligt arbejder i i Kontrolrumssystemet. På nuværende tidspunkt er der ca. 60 ambulancer og 25 sygetransportskøretøjer på gaden i det daglige, men dette antal vil øges når Region Sjælland skifter fra den nuværende responstidsmodel til en beredskabsmodel. På tværs af disse køretøjer køres der på en typisk hverdag:

- A-kørsler: 130-140 stk.

- B-kørsler: 110-120 stk.

- C- kørsler: 40-50 stk.

- D-kørsler: 140-150 stk.

Præhospitalt Center anvender i dag et standard kontrolrumssystem, som understøtter centerets ansvarsområde. Præhospitalt Center står dog overfor nogle ændringer i løbet af de næste par år, idet der i regionen er truffet en politisk beslutning om at hjemtage dele af ambulancedriften. Samtidig er der et krav om at overgå fra en responstidsmodel til en beredskabsmodel.

2) Hovedydelserne:

- Levering og implementering af løsning: Leverandøren stiller de nødvendige licenser til rådighed for Kunden, og forestår tilpasning til- og implementering i Kundens it-miljø. Leverancen omfatter endvidere dokumentation og uddannelse af Løsningens Administratorer.

- Service og vedligeholdelse: Leverandøren har ansvaret for vedligeholdelse af hele Løsningen og den tilhørende dokumentation.

- Løbende ændring, tilpasning og udvikling af Løsningen: Leverandøren skal på baggrund af Kundens anmodninger kunne foretage ændring, tilpasning, og udvikling af Løsningen.

Kontrakten kan forlænges med op til 2 gange 12 måneder.

Såfremt antallet af ansøgere, der opfylder de angivne betingelser for deltagelse i udbuddet, ikke overstiger ovennævnte antal, vil samtlige af disse ansøgere blive prækvalificeret. Såfremt antallet af ansøgere, der opfylder de angivne betingelser for deltagelse i udbuddet, overstiger ovennævnte antal, skal der ske en begrænsning af ansøgere der opfordres til at afgive tilbud.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer), jf. pkt. III.1.3) i forhold til de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. pkt. II.2.4).

Vurderingen af leverancernes (referencernes) relevans foretages på baggrund af den erfaring med levering af funktionelt sammenlignelige ydelser, som leverancen (referencen) dokumenterer, jf. beskrivelsen i pkt. II.2.4), underpunkt II (hovedydelser), i forhold til de generelle karakteristika anført i pkt. II.2.4), underpunkt I (baggrund og formål).

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer) af sammenlignelige ydelser, tages der udgangspunkt i den enkelte ansøgers mest relevante reference, dog således, at ansøgerens øvrige referencer kan supplere den mest relevante reference, såfremt referencerne tilsammen dokumenterer en højere grad af relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser med tilsvarende karakteristika.

Kontrakten omfatter følgende optioner.

Option på uddannelse af slutbrugere inden overtagelsesdagen, jf. Kontraktens bilag 13.

Option på konvertering af data vedrørende behandlingssteder. jf. Kontraktens bilag 13.

Option på konvertering af øvrig data, jf. Kontraktens bilag 13.

Option på indgåelse af tilsvarende kontrakt mellem Leverandøren og Region Nordjylland, jf. Kontraktens bilag 13.1.

Udbuddet er ikke opdelt i flere delaftaler af rettighedsrelaterede og leveringssikkerhedsrelaterede årsager.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger i Del IV afsnit C:

En liste over de op til 5 betydeligste referencer omfattende sammenlignelige ydelser, jf. pkt. II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen. Det er dog ikke en forudsætning, at der er sket levering og implementering inden for de seneste 3 år, blot der i så fald er tale om leverancer (referencer), hvor drift og vedligeholdelse, af tidligere leverancer, har fundet sted inden for de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. pkt. II.2.9), Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelsen, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen (referencen) bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under pkt. II.2.4), underpunkt II (hovedydelser), anførte ydelser, leverancen (referencen) vedrørte, herunder ydelsernes karakteristika samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen (referencen). Yderligere bør det af beskrivelsen fremgå hvorvidt kunden (modtager) anvendte en beredskabs- eller responstidsmodel. Endvidere bedes referencen indeholde dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

- Efter investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Ansøger bør afklare, om ansøgers aftaleindgåelse vil være omfattet af et sådant krav. Se nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.

- Fortrolighed: Ordregiver kan ikke give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til det fulde udbudsmateriale fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, idet bilag 2.4, der indeholder oplysninger om integration til SINE radionettet er underlagt fortrolighed, jf. udbudslovens § 5, stk. 2, og § 132, stk. 2.

For at få adgang til denne afgrænsede del af materialet skal man som tilbudsgiver, efter man har modtaget opfordring til at afgive tilbud, underskrive fortrolighedserklæringen uploadet i CTM og fremsende den til Region Sjælland via CTM. Ordregiver fremsender herefter oplysninger elektronisk til den oplyste modtager i fortrolighedserklæringen, om hvorledes der opnås adgang til materialet hurtigst muligt og senest to dage efter den underskrevne fortrolighedserklæring er kommet Ordregiver i hænde.

Idet Ordregiver ikke giver fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet, jf. § 132, stk. 2, er fristen for afgivelse af tilbud forlænget med 5 dage, jf. § 133.

- Forhandling: Ordregiver forbeholder sig ret til at initiere yderligere forhandlings- og tilbudsrunder, såvel som at tildele Kontrakten på grundlag af de tilbud, der foreligger ved afslutning af hver tilbudsrunde. Der vil ikke ske økonomisk kompensation til Tilbudsgivere, der deltager i forhandlingerne.

- De obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § § 135 og 136 samt de frivillige

udelukkelsesgrunde, i Udbudslovens § 137 stk. 1 nr. 2 og 6 finder anvendelse i nærværende

udbud. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt denne er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135 - 136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 137 stk. 1 nr. 2 og 6, medmindre

udelukkelse kan undlades på grundlag af Udbudslovens øvrige bestemmelser, herunder §

138.

- Forud for tildeling af kontrakt skal Ordregiver sikre sig, at den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for

oplysninger, der er afgivet i ESPD. Det samme gælder for de virksomheder, som den

vindende Tilbudsgiver eventuelt måtte basere sit tilbud på, eller indgå i et konsortium med. Uanset ovenstående kan Ordregiver på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen kræve dokumentation fremlagt, hvis det skønnes nødvendigt for korrekt gennemførelse af udbudsprocessen. Der fastlægges i den forbindelse en passende frist for Ansøger/Tilbudsgiver til at fremlægge den ønskede dokumentation.

For danske virksomheder vil dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD-formularens

Del III bestå i en Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må være op til 3 måneder gammel regnet fra Ordregivers anmodningstidspunkt. Dokumentation for en udenlandsk Tilbudsgiver afhænger af mulighederne i det pågældende land. Bemærk at oplysningerne, der afgives af Tilbudsgiver i ESPD-formularens Del IV C, på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3, i udgangspunktet udgør dokumentation for opfyldelse af mindstekravet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3 og, at oplysningerne endvidere indgår i vurderingen, der lægges til grund for Ordregivers begrænsning af Ansøgere, der opfordres til at afgive Tilbud. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte den eller de angivne referencer, med henblik på verificering af oplysningerne.

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbuddet eller beslutninger truffet i forbindelse hermed, f.eks. tildeling af kontrakten, skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.