Offentligt udbud af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt

Nærværende udbud vedrører rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt til foreningen Ejerkredsen ØS Indsigt og dennes medlemmer.

Udbuddet foretages af en række ordregivende enheder i fællesskab.

De ordregivende enheder er (herefter Ordregiver):

- Ejerkredsen ØS Indsigt

- De offentlige myndigheder, som er medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen

- En række potentielle medlemmer af ØS Indsigt Ejerkredsen

Ordregiver er for nuværende en sammenslutning af 11 kommuner og 2 regioner.

Gennem medlemskab opnås en tidsubegrænset, ikke-eksklusiv brugsret til systemet. De offentlige enheder, som deltager i udbuddet som medlemmer (enten som nuværende eller potentielle) af Ordregiver, er alle opregnet i Rammeaftalebilag 13 – Medlemmer af Kunden.

Udbuddet omhandler indgåelse af rammeaftale om IT-tjenesteydelser i form af udvikling, support, vedligeholdelse og drift af økonomisystemet ØS Indsigt (Systemet) og omfatter følgende ydelser:

- Leverancen, jf. Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse som udmunder i leverandørens overtagelse af drift, udvikling-, vedligeholdelses- og supportansvaret for ØS Indsigt fra Ordregivers eksisterende leverandør.

- Efterfølgende udvikling og videreudvikling af Systemet i form af primært agile udviklingsprojekter i nært samarbejde med Ordregiver

- Service Desk for Ordregiver

- Vedligeholdelse og teknisk support af Systemet i medlemmernes driftsmiljøer som for 12 medlemmer driftsafvikles i et fælles hostingmiljø som ligeledes skal stilles til rådighed af leverandøren.

- Vedligeholdelse og support af det fælles Hostingmiljø

- Rådgivning om og gennemførelse af udviklingsopgaver til modernisering af Systemet

- Håndtering og varetagelse af opdateringer af Systemet hos hvert medlem

- Deployment af patches, versioner og releases hos hvert medlem ved behov

De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Rammeaftalen med tilhørende bilag.

Ordregiver har et forventet budget på ca. 20 mio. kr. årligt til udvikling, vedligeholdelse og support af Systemet. Herudover omfatter den udbudte rammeaftale leverandørens driftsafvikling af 12 medlemmers driftsmiljøer i det fælles hostingmiljø.

Den samlede anslåede værdi for rammeaftalen er estimeret til mellem 95 – 120 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Ordregiver er opmærksom på, at kommuner og regioner har interesse for Ordregivers koncept.

Ordregiver forventer at kunne optage nye medlemmer fra passivlisten over rammeaftaleperioden i medfør af rammeaftalens regulering heraf, hvorfor den udbudte værdi af rammeaftalen skønnes at kunne ændre sig.

Rammeaftalens maksimale samlede værdi i den fulde løbetid udgør 150 mio. DKK ekskl. moms.

Modernisering af ØS Indsigt

ØS Indsigt (Systemet) er et større brugervenligt økonomisystem til kommuner og regioner, der er ejet af Ejerkredsen ØS Indsigt. ØS Indsigt har ca. 50.000 brugere, hvor 90% er sporadiske brugere og 10% er intense brugere, der bruger Systemet hyppigt hver dag.

Systemet er i gang med en modernisering for at kunne realisere målbilledet. Ejerkredsen har valgt moderniseringsstrategien ”Byg ovenpå og ved siden af”. Strategien omfatter, at Systemet moderniseres ved løbende at udstille moduler som forretningsservices og indføre et nyt visningsrammeværk, der kun anvender de nye forretningsservices. Kernen af systemet vil ikke blive grundlæggende forbedret, men den del af kildekoden forventes kun at skulle forandres i mindre grad. Moderniseringen vil løbende reducere kernens omfang og ende op med en mindre kerne, som kunne fornyes i en ny udviklingsproces. Udskiftning af kernen vil sandsynligvis ikke ske i denne rammeaftaleperiode.

Det giver Ejerkredsen følgende fordele:

- Moderniseringen kan ske løbende og giver Ejerkredsen mulighed for at prioritere anderledes undervejs

- Ejerkredsen kan sideløbende få udviklet ny funktionalitet

- Ejerkredsen får en suite af forretningsapplikationer i stedet for et silosystem, som bedre kan indgå i samspil med medlemmernes it-portefølje.

Rammeaftalen indeholder en (1) option.

Rammeaftalebilag 03 - Leverancebeskrivelse, afsnit 7 beskriver optionen ”Migrering af Region Midtjyllands driftsmiljø til hostingmiljøet”, som Ordregiver kan vælge at lade indgå som en del af rammeaftalen. Optionen kan tidligst antages af Ordregiver fra 01.11.2022.

Tilbudsgiver bedes bemærke, at grundet Underbilag 04B - Kildekode til Systemets særlige karakter, skal bilaget rekvireres af Tilbudsgivere, hvilket sker på anmodning til Ordregiver via ETHICS. Alle tilbudsgivere skal underskrive en fortrolighedsaftale på tro og love for at få adgang til kildekoden. Ordregiver har af den grund forlænget tilbudsfristen med 5 dage, jf. Udbudsloven § 133.

Tilbudsgiver skal for hvert af de tre (3) på tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber oplyse

”Samlet årsomsætning”

”Soliditetsgrad”

”Egenkapital”. Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019). Tilbudsgiver skal oplyse om sin samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital i de på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskab ved at udfylde felterne ”Samlet årsomsætning” (vedrørende årsomsætningen), ”Finansielle nøgletal” (vedrørende soliditetsgraden) og ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” (vedrørende egenkapital).

Det er et Mindstekrav, at nettoomsætningen er på mindst 40.000.000 DKK for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber. Det er et Mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 15 % for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber. Det er et Mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 10.000.000 DKK for hvert af de tre (3) på tidspunktet for tilbudsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber.

Anvendes ikke.

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Der vil ikke være adgang

Tilbudsgiver/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD). Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.2. ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.3.

Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbuddet. I udbudsbetingelsernes punkt 2.3.1 og punkt 2.3.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation .

Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

Skatteforvaltningen

ATP

Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.