Udbud af kontrakt vedr. website om huslejeregister

Udbuddet vedrører udviklingen af en hjemmeside samt drift, vedligeholdelse og support af systemet samt mulig videreudvikling i kontraktens løbetid.

Hjemmesiden bliver et centraliseret system for:

• Indbringelse af klager

• Kommunal sagsbehandling

• Indberetning af afgørelser

• Offentliggørelse af afgørelser og huslejeniveauer

• Dataindsamling

Systemet afspejler, de nye krav til systemet i boligaftalen. Herudover vil det nye system kunne understøtte huslejenævnenes sagsbehandling, hvis kommunerne vælger denne del til.

Den nye huslejenævnsdatabase:

• Vil blive mere tilgængelig og brugervenlig for lejere og udlejere

• Vil effektivisere borgernes indberetning af sager og lette de administrative byrder for kommunernes huslejenævnssekretariater

• Vil gøre afgørelserne mere synlige for offentligheden

Kontrakten har en løbetid på 5 år med mulighed for at forlænge to gange á ét år. I forbindelse med indgåelsen af kontrakten, skal der indgås en databehandleraftale.

I alle kommuner er nedsat et huslejenævn og et beboerklagenævn, som behandler husleje- og beboerklagenævnssager. Nævnene er pålagt at indberette oplysninger om indbragte og afgjorte husleje- og beboerklagenævnssager via hjemmesiden huslejenaevn.dk. Der indberettes ca. 6.000-7.000 sager om året. Disse indberetninger bruges af Social- og Boligstyrelsen til analyse af det private og almene boligudlejningsmarked. Afgørelser som større huslejenævn finder principelle offentliggøres i anonymiseret form på sitet (hjemmesiden huslejenaevn.dk).

Som følge af politisk aftale af 30. januar 2020 mellem regeringen (Socialdemokratiet), Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Alternativet er det besluttet, at der skal undersøges muligheden for at etablere et huslejeregister for at øge gennemsigtigheden i lejeniveauerne. Desuden skal der undersøges muligheden for at samtlige afgørelser fra landets huslejenævn offentliggøres i anonymiseret form på sitet.

På grund af nedlukningen af løsningen hos den eksisterende leverandør efter 10 års drift, gik der en midlertidig løsning af sitet i luften d. 5. april 2022. Med det nye behov fra den politiske aftale til systemet, og fordi den midlertidige løsning ikke kan understøttes på længere sigt, skal der udvikles en ny permanent løsning.

Dette udbud vedrører udviklingen af en ny hjemmeside, som skal erstatte den tidligere og forældet hjemmeside. Den nye hjemmeside skal primært indeholde:

- En borgerportal hvor personer og virksomheder kan indbringe klager, og hvor procestrin som indsamling af partsoplysninger, indsendelse af dokumenter, underskrivelse af fuldmagter og tro-og love erklæringer, og betaling af gebyr kan udføres.

- Et sagsbehandlingsmodul, hvori klagerne fa borgerne kan behandles af de husleje- og beboerklagenævn, hvor kommunerne har besluttet at anvende systemet.

- Mulighed for, at kommunernes medarbejdere kan indberette om indbragte og afgjorte husleje- og beboerklagenævnssager, i anonymiseret form, via to af Systemets moduler, afhængigt af om de pågældende kommuner anvender systemets sagsbehandlingsmodul.

- En privat API, som kommunerne kan benytte til at indberette, hvis kommunerne allerede har eget Sagsbehandlingssystem. Videre skal hjemmesiden indeholde en offentlig API, hvor det bliver muligt at trække data ud til bla. Ejendomsdatarapporten (tidl. DIADEM), Kunden, og offentligheden.

- Et huslejeregister og et afgørelsesregister med en søgefunktion, for at gøre det nemmere at finde huslejeniveauer og sager ud fra nogle udvalgte kriterier.

- Et kontrolpanel, hvori blandt andet 1. level support henvendelser kan varetages af kunden og redigere i forskellige oplysninger i hjemmesiden.

Ud over udviklingen af hjemmesiden omfatter udbuddet drift, vedligeholdelse og support af hjemmesiden samt mulig videreudvikling i kontraktens løbetid.

Kunden er berettiget til to (2) gange at forlænge varigheden med op til 12 måneder, i alt op til 24 måneder

Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som er angivet nedenfor.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave. Referencer angivet i ESDP’et vil danne grundlag for udvælgelsen. Der må maksimalt anføres fem (5) referencer, jf. punkt III.1.3) herom og for krav til referencernes indhold.

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer ansøgerens evne til at udføre den udbudte opgave. Ved vurderingen af en references relevans ligges der vægt på, at:

- I hvilket omfang der dokumenteres erfaring med udvikling af lignende it-systemer til understøttelse af sagsbehandling

- I hvilket omfang der dokumenteres erfaring med udvikling af lignende it-systemer med udvikling af brugergrænseflader til borgere

- I hvilket omfang der udvises erfaring med udvikling af lignende it-systemer med anvendelse af Det Fælles Designsystem

- I hvilket omfang der dokumenteres erfaring med udvikling af lignende it-systemer med integration til NemID/MitID

- I hvilket omfang der dokumenteres erfaring med udvikling af lignende it-systemer, hvor leverandøren i forbindelse med it-udviklingen har skulle sikre overholdelse af persondatareglerne

- I hvilket omfang der udvises erfaring med drift og vedligeholdelse af lignende it-systemer

Option på forlængelse af kontraktens varighed som beskrevet under punkt II.2.7)

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af:

Krav til årsomsætning.

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Som endelig dokumentation for den økonomiske og finansielle formåen vil ordregiver, når relevant, kræve fremlæggelse af årsrapporter eller uddrag heraf, jf. dog udbudslovens § 154, stk. 2.

Positiv egenkapital gennemsnitligt for de tre seneste disponible regnskabsår.

Referencer vedrørende de maksimalt 5 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og punkt II.2.4). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer, dvs. Referencenr. 1-5. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Referencerne skal indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

- Angivelse af modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført mindst tre (3) tilsvarende opgaver. Ansøger skal indsende referencer med oplysning om ansøgers betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver, jf. ESPD'et, pkt. IV.C.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det er essentielt for ordregiver, at der i kontraktens løbetid alene er et samlet ansvar hos én leverandør for udvikling, drift, vedligeholdelse og support, både administrativt, økonomisk og for at få den højeste kvalitet i leverancen. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.