Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.visitdenmark.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.twobirds.com/da

Levering, implementering, vedligeholdelse og support af ERP-system.

Kontrakten vedrører levering, implementering, vedligeholdelse og support af et nyt standard ERP-system til VisitDenmark samt dertil knyttede konsulentydelser.

Systemet skal medføre en standardisering og modernisering af VisitDenmarks arbejdsgange og økonomiske processer, ligesom systemet skal integreres med en række systemer, som allerede anvendes hos VisitDenmark.

Funktionsområder, som skal understøttes af det nye system er budgetplanlægning og opfølgning, regnskab og finans, revionsspor, indkøb, rettighedsstyring, økonomi i projekter samt ledelsesinformation relateret til økonomisk rapportering og analyse. Integrationer til rejseansøgning, tidsregistrering, HR, løn og datakonvertering.

Der skal anskaffes licens til 125 medarbejdere, herunder 20 regnskabsbrugere og 60 budgetansvarlige.

Implementering omfatter opsætning og tilpasning af standardsystem, udvikling af integrationer, test, uddannelse og dokumentation.

Option på drift af systemet og mulighed for tilkøb af konsulenttimer.

Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun ansøgere som ordregiver opfordrer hertil kan afgive tilbud.

Der gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Interesserede opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Den anslåede værdi er alene et estimat.

Ordregiver opdeler ikke kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6), da der forventes et tæt samarbejde mellem leverandør og ordregiver, hvor det findes mest hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende vedligeholder og eventuelt drifter løsningen. Ligeledes kan der ikke meningsfuldt laves en opdeling af selve systemet, da dette medfører en risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne.

Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet løsning, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Der vil være mulighed for forlængelse af kontrakten op til 2 gange af hver 12 måneders varighed.

Ordregiver har til hensigt at opfordre 3 ansøgere til at afgive tilbud. Udvælgelsen af ansøgerne vil ske blandt de virksomheder, der har den fornødne kapacitet til at løfte den udbudte opgave. Såfremt flere end 3 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 3 ansøgere, som vurderes at være bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen af de bedst egnede virksomheder vil ske på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier:

Udvælgelse blandt de mest relevante referencer set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.4). Ved vurdering heraf tillægges det betydning, at referencerne illustrerer erfaring med opgaver vedrørende kunder med udenlandske datterselskaber og håndtering af forskellig valuta.

Dernæst lægges der vægt på værdien af referencen.

Der vil være mulighed for forlængelse af kontrakten op til 2 gange af hver 12 måneders varighed, jf. pkt. II.2.7).

Der er en option på drift af systemet samt mulighed for tilkøb af konsulenttimer.

Ansøger skal oplyse følgende nøgletal vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142 (ESPD del IV, afsnit B):

1) Samlet årsomsætning i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår

2) Egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår

3) Resultat før skat i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår

4) Forsikret beløb i gyldig erhvervsansvarsforsikring.

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen:

1) Minimum samlet årsomsætning på 10 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår

2) Positiv egenkapital i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår

3) Positivt resultat før skat i minimum 1 af de seneste 2 afsluttede regnskabsår

4) Erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 5 000 000 DKK.

Ansøger skal oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143 (ESPD del IV, afsnit C):

1) Maksimalt 5 referencer vedrørende levering af ERP-systemer de seneste 3 år, hvor opgavens omfang minder om ordregivers forhold. Der ønskes beskrevet:

o Den løste opgave

o Beløb (den samlede kontraktværdi)

o Dato (dato hvor der skete levering eller idriftsættelse)

o Modtager (Kunden).

Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Uanset om ansøger er én virksomhed, et konsortium eller en virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 5 referencer pr. ansøger. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning.

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen:

— Der ønskes minimum 1 relevant reference indenfor de seneste 3 år vedrørende gennemførelse af et projekt af lignende eller tilsvarende omfang for en offentlig eller private organisation.

Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde den offentliggjorte ESPD kaldet »espd-request« på følgende måde:

— Højreklik på ESPD-filen

— Gem filen på din computer, eksempelvis på et lokal drev eller på skrivebordet.

— Åben linket https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/

— Vælg »dansk« som sprog

— Marker »Jeg er en økonomisk aktør«

— Marker »Importere ESPD«

— Upload ESPD-filen, som du har gemt på din computer

— Vælg Danmark som land (hvis du er en dansk ansøger)

— Udfyld ESPD'et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder del II.A, II.B, II.C, III.A, III.B, III.C, IV.B, IV.C og V.

— Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD'er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet.

— Når ESPD'et er udfyldt kan det udskrives som PDF samt eksporteres og gemmes. ESPD'et afleveres fysisk samt elektronisk på en USB i PDF-format samt i xml-format. Bemærk at flere af tekstboksene kan udvides efter der er trykket udskriv.

Ansøger skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II.A).

Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresse(r) på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, e-mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II.B).

Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III.

Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, stk. 1 — 3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C).

Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 — 6 (ESPD del III, afsnit C).

De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud.

Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD.

Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og/eller faglige kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.

Ansøgning og tilbud skal afgives på dansk. Alene bilagsmateriale af general karakter som teknisk dokumentation, produktblade o. lign. kan være på engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

Internetadresse:https://www.erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 om Klagenævnet for Udbud (med senere ændringer) gælder følgende klagefrist i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. lovens § 7,stk. 1.

Øvrige klager over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens§ 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1.

Internetadresse:http://www.kfst.dk