Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.holbaek.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.kalundborg.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.koege.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.naestved.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.ringsted.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.roskilde.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.slagelse.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.ramboll.dk/management-consulting

Fælles udbud af økonomi- og lønsystemer som en Service.

7 kommuners fælles udbud af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Hos leverandøren.

Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som en service.

7 kommuner er gået sammen om at gennemføre et fælles udbud af økonomi- og lønsystemer, udbudt samlet som en koncernløsning (ERP).

Målet er, at kommunerne får samme kernesystemer inden for administrativ styring og så vidt muligt skaber ensartede processer i den administrative styring, dvs. udvikler de mest effektive arbejdsgange, der nedbringer ekspeditions- og sagsbehandlingstider og behovet for manuel »hands-on«. Derudover er der mulighed for, at de kommuner, der ønsker det, kan indføre fælles brugeradministration, fælles uddannelse, fælles tæt kontrakt- og leverandørstyring, og i det hele taget tænke i fælles kernekompetencer indenfor ERP.

Det er samtidigt forventningen, at et stort fælles udbud vil resultere i en skarp pris — og dermed besparelser for kommunerne — og at den fælles udbudsproces vil være væsentlig billigere, end hvis den enkelte kommune alene gennemfører et udbud.

Initiativet lægger op til at følge spillereglerne i Digitaliseringsforeningen og understøtter dermed foreningens formål om at arbejde for en harmonisering af den samlede kommunale systemanvendelse, og at skabe grundlag for et langsigtet og velintegreret samarbejde mellem foreningens medlemmer, som sikrer en velfungerende digital understøttelse af opgaveløsningen i alle kommunerne.

Deltagelse i udbuddet forpligter formelt kun kommunerne til det fælles indkøb af systemer. Alt yderligere samarbejde aftales imellem kommunerne undervejs og efterfølgende — den fælles anskaffelse er grundlaget for, at det yderligere samarbejde er muligt.

Systemerne forventes at tages i brug på følgende tidspunkter for de enkelte kommuner:

— 1.1.2018 (Næstved, Køge og Holbæk Kommuner),

— 1.1.2019 (Slagelse, Roskilde og Ringsted Kommuner),

— 1.1.2020 (Kalundborg Kommune).

Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og gennemføres i fællesskab i alle de deltagende ordregiveres navne og på disses vegne, og de deltagende ordregivere er i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af forpligtelserne i henhold til Udbudsloven.

Økonomisystemet:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et standard økonomisystem leveret som en service.

Uanset årstal for ibrugtagningstidspunkt, jf. ovenfor, gælder følgende for økonomisystemet:

— Systemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober,

— Systemet skal være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet:

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning,

— Debitor,

— Ressourcestyring, begrænset,

— Ressourcestyring, avanceret (Option),

— Indkøb og E-handel,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor,

— Rapportering og analyse,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Håndtering af Beboerbetaling, boliglån og boligudlejning/huslejeopkrævning (Option).

Lønsystemet:

Udbuddet omfatter anskaffelse af et standard løn- og vagplansystem leveret som en service.

Uanset årstal for ibrugtagningstidspunkt, jf. ovenfor, gælder følgende for lønsystemet:

— Systemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet:

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Vagtplanlægning.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11).

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Der er følgende optioner, som der skal gives tilbud på, og som hver deltager valgfrit kan udløse i kontraktens løbetid:

Lønsystemet:

— Integration til Kundens ESDH-løsning som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,

— Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af Løn- og personaleadministration,

— E-rekruttering.

Økonomisystemet:

— Ressourcestyring, avanceret,

— Indkøb og E-handel,

— Beboerbetaling,

— Boliglån,

— Boligudlejning/huslejeopkrævning.

Fælles for begge systemer:

— Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af Lønsystemet — Administratorer og Superbrugere,

— Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af Lønsystemet — Brugere,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data,

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivernes vurdering, at anskaffelsen ikke med fordel kan opdeles. Det samlede udbud af både økonomi- og lønsystem er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Tilbudsgiver skal, jf. Udbudslovens § 148, som en del af sit tilbud aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet ESPD-dokumentet), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

A. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 2 og stk. 3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

B. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 136, nr. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

C. Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer).

Ordregiverne kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Tilbudsgiver skal, jf. Udbudslovens § 148, som en del af sit tilbud aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet ESPD-dokumentet), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Tilbudsgivers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

2. Det forsikrede beløb i tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring.

Ordregiverne kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Bemærk, at tilbudsgiver i forhold til angivelse af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet »Nøgletal« og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver) skal indsættes i feltet »Beskrivelse«.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter de relevante dele af ovennævnte erklæringer.

Ved tilbud fra konsortier og tilbud med underleverandører: Der vil ved vurderingen af den finansielle/økonomiske formåen IKKE ske en matematisk beregning og sammenlægning af deltagernes økonomiske nøgletal med henblik på at beregne gennemsnitlige nøgletal for konsortiet eller hovedleverandøren / underleverandøren i sin helhed.

Vurderingen af den økonomiske og finansielle formåen for et konsortium eller for en hovedleverandør med underleverandør(er) vil derimod ske på basis af dels en vurdering af de enkelte deltageres forhold, dels en samlet overordnet vurdering af konsortiets eller hovedleverandøren/underleverandørens økonomiske og finansielle formåen i sin helhed.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal tilbudsgiveren og de pågældende enheder hæfte solidarisk for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

Det er i forhold til soliditetsgraden et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en positiv soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene herfor foreligger.

Tilbudsgiver skal, jf. Udbudslovens § 148, som en del af sit tilbud aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet ESPD-dokumentet), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

3. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år, eventuelt med angivelse af beløb og modtager.

Ordregiverne kan ikke tage erklæringer i betragtning, som er afgivet på anden vis end via ESPD-dokumentet.

Der kan af systemmæssige årsager pt. kun angives 5 referencer i eESPD. Ordregiverne kan dog acceptere, at der i samme felt i eESPD'et angives flere referencer. Dette forudsætter dog, at hver reference er tydeligt adskilt. Det bemærkes, at der i eESPD skal udfyldes fire kolonner for referencer (Beskrivelse, Beløb, Dato, Modtagere). Hvis der i ét felt afgives flere referencer, skal det tydeligt fremgå, hvad den enkelte reference omfatter i forhold til den konkrete kolonnes overskrift.

Der gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD-dokumentet i feltet »beskrivelse« skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldige og fyldestgørende, således at ordregiverne kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sit tilbud på, jf. Udbudslovens § 144, stk. 3.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et ESPD-dokument, som omfatter de relevante dele af ovennævnte erklæringer.

Det er i forhold til tilbudsgivers forelæggelse af listen over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af tilsvarende ydelser af samme kompleksitet til tilsvarende virksomheder.

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, herunder til at få oplysninger om indholdet af de de øvrige tilbudsgiveres tilbud.

Kontrakten vil blive genudbud ved kontraktophør.

Tilbud skal uploades via EU-Supply. Tilbud kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1:

En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, finder anvendelse, medmindre Udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Før ordregivernes beslutning om tildeling af Kontrakten skal ordregiverne kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiverne har til hensigt at tildele Kontrakten til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiverne kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i ESPD-dokumentet, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2. Tilsvarende kan ordregiverne anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiverne. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Følgende dokumentation vil blive krævet for opfyldelse af de obligatoriske delukkelsesgrunde i Udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1-6, og stk. 3 og Udbudslovens § 137, stk. 1. nr. 2:

For danske virksomheder:

A. Serviceattest.

B. Såfremt der er udenlandske medlemmer af bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd i virksomheden, skal der — som supplement til serviceattesten — indhentes en straffeattest for de pågældende personer, idet serviceattesten alene dækker danske forhold.

For udenlandske virksomheder:

1. Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1.

2. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i § 135, stk. 3, og § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret.

Følgende dokumentation kan blive krævet i forbindelse med de angivne minimumskrav til økonomisk/finansiel og teknisk/faglig formåen:

Soliditetsgrad: En erklæring fra revisor indeholdende de i ESPD-dokumentet refererede tal for soliditetsgrad.

Referencer: Angivelse af kontaktpersonernes navn, telefonnummer og e-mail, således at ordregiver kan kontakte de angivne personer med henblik på at få verificeret referencens indhold.

Følgende dokumentation kan blive krævet i forbindelse med økonomisk/finansiel formåen: Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring.

Følgende dokumentation vil blive krævet i forhold til konsortier, såfremt det er relevant:

— Erklæring om konsortiedannelse. Der er i udbudsmaterialet vedlagt erklæring, der kan anvendes som dokumentation.

Følgende dokumentation vil blive krævet i forhold til støtteerklæring fra underleverandører, jf. Udbudslovens § 144, stk. 2, i det omfang det er relevant:

— Støtteerklæring i forhold til økonomisk og finansiel formåen.

— Støtteerklæring i forhold til teknisk og faglig formåen.

Der er i udbudsmaterialet vedlagt følgende støtteerklæringer, der kan anvendes som dokumentation, såfremt det er relevant.

Ordregiverne skal udelukke en tilbudsgiver, hvis tilbudsbudsgiver afgiver groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter.

Internetadresse:http://www.klfu.dk

Klage skal være indgivet inden udløb af de klagefrister, der er fastsat i Lov om Klagenævnet for Udbud.

De nugældende fristregler af relevans for dette udbud er følgende:

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder fra dagen efter den dag, hvor ordregiverne har underrettet de berørte tilbudsgivere om beslutningen om indgåelse af kontrakten, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 3.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiverne om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse:http://www.kfst.dk