Fakta om udbudet
Udbyder
Esbjerg Kommune
Vindere
Udbud af EOJ-system
(04.05.2017)
Systematic A/S
Søren Frichs Vej 39
8000 Aarhus C
Udbud af EOJ-system
Esbjerg Kommune
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
Torvegade 74
Esbjerg
6700
Danmark
Kontaktperson: Cecilie Hald Andersen
E-mail: cecilie.andersen@twobirds.com
NUTS-kode: DK02
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: http://www.esbjergkommune.dk
Kalkbrænderiløbskaj 4, Pakhus 4
København Ø
2100
Danmark
Kontaktperson: Cecilie Hald Andersen
Telefon: +45 72241212
E-mail: cecilie.andersen@twobirds.com
NUTS-kode: DK01
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: http://www.twobirds.com
Del II: Genstand
Udbud af EOJ-system.
Udbuddet omhandler en it-løsning, der kan understøtte arbejdsgange og funktionalitet for Esbjerg Kommune inden for området elektronisk omsorgsjournal (EOJ), hvilket er nærmere beskrevet i punkt II.2.4).
Det findes hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende drifter og vedligeholder løsningen. Dette er baggrunden for, at ordregiver ikke opdeler kontrakten i flere delkontrakter, jf. punkt II.1.6), ligesom det ikke findes meningsfuldt, at selve systemet har flere forskellige leverandører, da dette kunne skabe en stor risiko vedrørende ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet løsning, da der herved forventes at være besparelser både ved udbuddet ved den efterfølgende kontraktstyring.
Esbjerg Kommunes eksisterende omsorgsjournal (EOJ) system nærmer sig End of Life og vil blive udfaset, hvorfor systemet skal erstattes af nyt.
En omskiftelig verden med stadig højere krav til effektivitet fordrer evne til udvikling, forandring og tilpasning såvel organisatorisk som for den enkelte medarbejder. Det afføder på samme tid et afledt behov for maksimal agilitet og brugervenlighed i og omkring de IT systemer, der skal understøtte processer og arbejdsopgaver.
Esbjerg Kommune har en målsætning om at bruge mindre tid på IT og mere tid på borgerne og derfor skal IT systemer være absolut intuitive også for personale, der ikke nødvendigvis har IT eller teknologi som hovedfag eller interesse. Udgangspunktet skal være den øjeblikkelige arbejdsopgave uanset rolle ud fra devisen »less is more«: Tydelig, enkel, målrettet information. Skønsmæssigt 80 % af brugerne benytter endvidere mobilt udstyr og tendensen er stigende. Mobilitet er derfor en grundlæggende forudsætning — også i områder med dårlige signalforhold.
Ligeledes efterspørges bedre og praktisk håndterbare muligheder for økonomisk analyse, administration og ledelsesinformation. Alle opsamlede data skal være til rådighed for grundig analyse.
Formål:
[EOJ] skal være det digitale fundament for tryghed, effektivitet og innovation — med borgeren i centrum
Dermed vil vi fremme inddragelse, vidensdeling og transparens i Sundhed og Omsorg og i Det danske Sundhedsvæsen generelt
Ramme:
Projektet gennemføres ud fra en borgerforløbstankegang og benytter Fællessprog III + tillæg som model og rammeværk. Dette tilgodeser et identificeret behov for endelig standardisering af arbejdspraksis og opsamling af deraf følgende synergieffekter samt at kommunens sundhedspersonale kan fremstå som en samlet enhed i mødet med borgeren.
Optimering, forandring og tilpasning er blevet et vilkår i Verden, hvilket som nævnt kræver maksimal fleksibilitet og agilitet i de IT systemer, der skal understøtte processerne. Øget brug af 3. parts løsninger, der nemt kan integreres med et bærende EOJ system, skal yderligere aktivere agiliteten og modvirke afhængighedsforhold til én leverandør. Samtidig åbnes mulighed for gnidningsløs brug af telemedicin og velfærdsteknologi.
Åbne veldokumenterede snitflader skal ligeledes bidrage til øget transparens i Sundhedsvæsenet generelt på tværs af sektorer og gennem øget borgerinddragelse i tråd med nationale mål, strategier og lovgivninger.
Omfang:
Esbjerg Kommune udbyder således en kontrakt med én kerneleverandør af en løsning, der omfatter IT understøttelse af sammenhængende borgerforløb indenfor Sundheds- og Serviceloven i en Fællessprog III ramme inkl. implementering og efterfølgende drift i 7+3 år. Systemkomplekset skal som minimum kunne håndtere relevante fagområder som f.eks. sagsbehandling, planlægning, dokumentation, FMK, kommunikation, mulighed for BI samt relevante integrationer inkl. håndtering af frit leverandørvalg.
Håndtering af genbrugshjælpemidler og boligstyring er ikke en del af udbuddet, men vil kunne indgå i senere efterfølgende faser.
Der er mulighed for forlængelse af kontrakten i 3 x op til 1 år.
Såfremt flere end 3 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 3 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.4) og II.2.4). I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil ordregiver lægge størst vægt på bred erfaring med samtlige 5 reference-områder, jf. punkt III.1.3) ved ansøgers besvarelse i ESPD del IV.C.
Der er option på forlængelse af Kontrakten, jf. punkt II.2.7) samt option på arkivering, jf. udbudsmaterialets bilag 7A.
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Ansøger skal vedlægge en udfyldt ESPD afsnit IV.B, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.
Ansøgerne skal i ESPD'et afsnit IV.B oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, jf. udbudslovens § 142;
— Samlet årsomsætning i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår
— Egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår
— EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) i de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.
Ansøger skal i ESPD'en afsnit IV.B desuden oplyse forsikret beløb i ansøgers gyldige erhvervsansvarsforsikring.
Det er et mindstekrav, at
— Ansøger har en samlet årsomsætning på 60 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.
— Ansøger har en positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.
— Ansøger har en positiv EBITDA (Earnings Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortisation) i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.
— Ansøger har en gældende og gyldig erhvervsansvarsforsikring.
Ansøger skal vedlægge en udfyldt ESPD afsnit IV.C, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.
Ansøgerne skal i ESPD'et afsnit IV.C oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143;
Ansøgers betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4). Ansøger skal udfylde ESPD'et med angivelse af årstal eller periode for udførelse af leverancen, beskrivelse af leverancen, modtager og kontraktværdien. Ved beregning af kontraktværdien kan medtages licens og implementeringsvederlag. Det bemærkes at for at medtage en opgave som reference, er det ikke er nødvendigt, at kontrakten er endeligt afsluttet, men den må dog ikke være påbegyndt mindre end 6 måneder før ansøgningstidspunktet.
Konkret efterspørges referencer, der påviser erfaring med 1) Implementering og drift af applikation inden for sundheds- og omsorgsområdet i den offentlige sektor i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende sundheds- og omsorgssektor, 2) Både teknisk og organisatorisk implementering, inklusiv test og testplanlægning, af komplekse løsninger i store organisationer med mange brugere, 3) Levering af løsninger, der bygger på åbne og standardiserede snitflader, og hvor der benyttes moderne og tidssvarende arkitekturer og teknologier, 4) Levering af løsninger, hvor leverandøren demonstrer en konkret, metodisk tilgang til opnåelse af en høj grad af brugervenlighed, samt 5) Leverancer, hvor leverandøren dokumenterer erfaring med applikationsdrift af løsninger i 24/7-scenarier.
Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Dette er også gældende for konsortier eller andre sammenslutninger af virksomheder eller såfremt ansøger baserer sin tekniske formåen på en underleverandør. En sådan sammenslutning eller ansøger med ekstern teknisk støtte kan således sammenlagt højst angive 5 referencer i alt. Såfremt ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, lægges der i vurderingen alene vægt på de 5 første angivne referencer i anmodningen.
Det er et mindstekrav, at ansøger kan påvise mindst én (1) relevant reference indenfor de seneste 3 år vedrørende 1) Implementering og drift af applikationer inden for sundheds- og omsorgsområdet i den offentlige sektor i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende sundheds- og omsorgssektor.
Del IV: Procedure
Del VI: Supplerende oplysninger
Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde den offentliggjorte ESPD kaldet »espd-request« på følgende måde:
— Højreklik på ESPD-filen.
— Gem filen på din computer, eksempelvis på et lokal drev eller på skrivebordet.
— Åben linket https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/
— Vælg »dansk« som sprog.
— Marker »Jeg er en økonomisk aktør«.
— Marker »Importere ESPD«.
— Upload ESPD-filen, som du har gemt på din computer.
— Vælg Danmark som land (hvis du er en dansk ansøger).
— Udfyld ESPD'et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder del II.A, II.B, II.C, III.A, III.B, III.C, IV.B og IV.C.
— Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD'er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet.
— Når ESPD'et er udfyldt, kan det 1) udskrives som PDF samt 2) eksporteres og gemmes. ESPD'et skal afleveres fysisk samt elektronisk på en USB i pdf og xml. Bemærk at flere af tekstboksene kan udvides efter der er trykket udskriv.
Ansøger skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II.A).
Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III.
Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135, stk. 1 — 3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C).
Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 — 6 (ESPD del III, afsnit C).
De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud.
Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A).
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet, skal disse tillige vedlægge en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.
Det bemærkes ift. punkt IV.2.4), at dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan afleveres på engelsk.
Ansøger kan alene indgive 1 ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.
Ansøgning skal afleveres fysisk på kontaktpersonens adresse, jf. punkt I.3). ESPD vedlægges i en fysisk version på papir og elektronisk på USB i xml samt pdf.
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
Telefon: +45 35291095
E-mail: klfu@erst.dk
Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud (Lov nr. 492 af 12.5.2010 med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud.
— Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. lovens § 7,stk. 1.
— Øvrige klager over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt.
Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1.
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Internetadresse:http://www.kfst.dk