Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.gentofte.dk

Internetadresse for køberprofilen: www.gentofte.dk

Økonomisystem.

Levering af et standard Økonomisystem som en service.

Udbuddet omfatter anskaffelse af et standard økonomisystem leveret som en service.

Den 1.10.2017 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2018. Den 1.12.2017 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2018 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet:

— Økonomi og budget

— Debitor

— Ressourcestyring

— Anlægsstyring og anlægsregnskab

— Fakturaer

— Manuelle posteringer

— Bank, betalinger, afstemninger og kreditor

— Kontoplan, rapportering og analyse

— Økonomi og regnskab, herunder årsafslutning, omkostningsregnskab.

Leverandøren skal have et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold.

Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata.

Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:

— Projektledelse

— Opsætning og konfigurering

— Konvertering af debitor

— Sikring af snitfladen mod løn/hr system

— Sikre optimal udnyttelse af kontoplan og rapportering

— Implementeringsbistand

— Testplanlægning og afprøvning

— Uddannelse af systemadministratorer og superbrugere.

2 X 24 måneder.

Såfremt der er flere end 3 egnede ansøgere, udvælger Ordregiver de 3 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske i prioriteret rækkefølge på baggrund af hhv. referencer og omsætning.

1. Vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til den udbudte opgave, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.4) og II.2.4). Ordregiver vil lægge vægt på ansøgers beskrivelse af, hvordan de anførte referencer påviser erfaring med

— Levering af Økonomisystem, der understøtter de i bekendtgørelsens pkt. II.2.4) anførte opgaveområder og processer

— Økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold

2. Omsætningen inden for leverancer af den pågældende art, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.4) og II.2.4), idet en større omsætning vægter højere end en mindre omsætning.

Leverancerne skal være fra de seneste 3 år. Udvælgelsen sker på baggrund af ansøgers besvarelse i ESPD del IV.C og/eller del V.

Kontrakten kan forlænges i op til 2 perioder af 24 måneder.

Tilbudsgiver skal udfylde et elektronisk fælleseuropæisk udbudsdokument (ESPD). XML-filen til brug for udfyldelse af ESPD er af ordregiver gjort tilgængelig sammen med resten af udbudsmaterialet. Se punkt I.3) ovenfor. Udbudsmaterialet omfatter en vejleding til udfyldelse af ESPD. Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver læser denne vejledning.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en enheds økonomiske og finansielle formåen, skal tilbudsgiver vedlægge et særskilt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, A og B samt del III og IV for hver enhed, som tilbudsgiveren baserer sig på. De særskilte ESPD skal underskrives af de pågældende enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Ordregiver skal benytte ESPD som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder de anførte minimumskrav til økonomisk og finansiel kapacitet.

En sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal påtage sig at hæfte solidarisk, og der skal udpeges en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til Ordregiver.

Tilbudsgiver må ikke befinde sig i en udelukkelsesgrund, som angivet i Lov nr. 1564 af 15.12.2014 (Udbudsloven) §§ 135, 136 samt 137, stk. nr. 2. Der henvises til prækvalifikationsbetingelserne for yderligere oplysninger om udelukkelsesgrunde og eventuel »self-cleaning«.

Vedr. dokumentation:

Ordregiver skal, jf. udbudslovens § 151 stk. 1, kræve dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD fra den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til.

Dokumentationen skal fremlægges i form af en attest eller lignende i henhold til nationale regler i ansøgers hjemland. Det skal dokumenteres, at ansøger samt medlemmer af bestyrelse, direktion eller tilsynsråd ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene.

Danske ansøgere kan som dokumentation for, at de ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, aflevere en serviceattest. Serviceattesten kan indhentes hos Erhvervsstyrelsen via følgende link:

https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest

Endvidere gør Ordregiver opmærksom på, at der skal uploades samtykkeerklæringer fra medlemmer af tilbudsgivers bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med indhentning af serviceattesten.

Opmærksomheden henledes på, at der for andre enheder, hvis økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen tilbudsgiver baserer sig på, ligeledes skal uploades den ovenfor anførte dokumentation.

Ad I.3): Der er mulighed for at stille spørgsmål vedrørende udbuddet via udbudssystem Ethics.

Ad II.1.5) og II.2.6): For så vidt angår det anførte beløb bemærkes, at der er tale om et skønnet forbrug over 10 år. Leverandøren vil dermed ikke kunne støtte ret på disse tal, men bærer fuldt ud den kommercielle risiko i såvel opadgående som nedadgående retning.

Ad II.1.6): Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, idet det er Ordregivers vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

I relation til punkt III.1.2) og III.1.3) bemærkes det, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden, jf. udbudslovens § 144, stk. 2. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen (»Støtteerklæring«), som ligger tilgængelig sammen med resten af udbudsmaterialet og som hvis relevant skal udfyldes udover ESPD.

Ad III.2.2): En sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) skal afgive tilbud under iagttagelse af konkurrencereglerne, herunder i relation til forbuddet mod karteldannelse.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Ad IV.1.1): Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun ansøgere som ordregiver opfordrer hertil kan afgive tilbud.

Der gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Interesserede opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Vedr. adgang til udbudsmaterialet samt afgivelse af tilbud:

Adgang til udbudsmaterialet samt fremsendelse af anmodning hhv. tilbud kan kun ske via udbudssystemet Ethics.

Link til prækvalifikationssiden er anført i pkt. I.3).

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

— Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. lovbekendtgørelse 2.6.2016 nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud, § 7, stk. 1.

— Øvrige klager over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt.

Internetadresse:www.kfst.dk