Budgetopfølgningssystem

1.1.

Køber

Officielt navn : Randers Kommune

E-mail : lotte.thomas@randers.dk

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2.1.

Procedure

Titel : Budgetopfølgningssystem

Beskrivelse : Beskrivelse: Randers Kommune agter at tildele en kontrakt til KMD A/S på levering af budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af, at KMD A/S er den eneste leverandør, der kan levere en løsning, som opfylder kommunens specifikke krav til et budgetopfølgningssystem indenfor den ønskede tidsramme.

Identifikator for proceduren : 5d8a9a1e-f199-4de1-b5f0-87604ec7d667

Intern ID : 478855

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Varer

Primær klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

Supplerende klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

2.1.4.

Generelle oplysninger

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Budgetopfølgningssystem

Beskrivelse : Beskrivelse: Randers Kommune agter at tildele en kontrakt til KMD A/S på levering af budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af, at KMD A/S er den eneste leverandør, der kan levere en løsning, som opfylder kommunens specifikke krav til et budgetopfølgningssystem indenfor den ønskede tidsramme.

Intern ID : 478855

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Varer

Primær klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

Supplerende klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

5.1.3.

Anslået varighed

Startdato : 01/06/2025

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 0

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : Kontraktens værdi: Løbende årligt: ca. 500.000,00 DKK Aftaleperiode: Aftaleperiode: indeværende år + 4 år + option på et år. Generel opsigelse: Skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Begrundelse for tildeling: KMD A/S er efter Randers Kommunes vurdering den eneste leverandør, der kan levere et budgetopfølgningssystem, som er fuldt integreret med kommunens eksisterende økonomisystem (OPUS Økonomi) og lønsystem (SD Løn), og som opfylder alle nedennævnte krav. Derudover har KMD A/S en unik ekspertise og erfaring med budgetopfølgningssystem i andre kommuner af Randers Kommunes størrelse. Randers Kommune har et godt kendskab til budgetopfølgnings-systemerne på det kommunale marked. Fujitsu A/S har et ”Forventet regnskab” i deres Prisme økonomisystem, som har nogle af de funktioner, som Randers Kommune ønsker. Det vurderes dog, at Fujitsus modul ”Forventet regnskab” på flere områder ikke lever op til de krav, som Randers Kommune har til et budgetopfølgningssystem. Randers Kommune har kendskab til, at Vejle Kommune har gennemført et SKI udbud i 2023 på et tilsvarende budgetopfølgningssystem. Her var der kun 1 leverandør udover KMD A/S, der ønskede at afgive et tilbud. Det var en leverandør, der ønskede at indgå i et udviklingsprojekt, og som ikke kunne tilbyde et færdigudviklet budgetopfølgningssystem. Tilbuddet blev derfor fundet ukonditionsmæssigt. På baggrund af ovenstående, har Randers Kommune vurderet, at gennemførelsen af en udbudsprocedure efter procedurerne i udbudslovens afsnit II vil være overflødig, da ingen anden løsning end KMD NemØkonomi vurderes at kunne opfylde kommunens krav til systemets egenskaber. Derfor har Randers Kommune valgt at gennemføre udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, da kommunen vurderer, at et budgetopfølgningssystem, der opfylder kommunens krav, kun kan leveres af én bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager, jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Offentliggørelsesdato: 29. april 2025 Ventetid: Randers Kommune vil vente mindst 10 kalenderdage fra offentliggørelsen af denne bekendtgørelse, før kontrakten indgås. Krav til Budgetopfølgningssystem 1. Idriftsættelse o Budgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftsættelse pr. 1. juni 2025 med historiske data for 2024 og budgetter, disponeringer og simuleringer for 2025. o Randers Kommune ønsker således ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem. o Det leverede system skal være inklusiv alt hidtidig udviklet funktionalitet. 2. Integration med eksisterende systemer o Systemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomisystemer og lønsystemer på det kommunale marked. 3. Brugergrænseflade o Systemet skal have en brugervenlig grænseflade, der er let at navigere i for både centrale og decentrale økonomimedarbejdere og ledere. o Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/simuleret forbrug. o Grænsefladen skal være på dansk. 4. Rapportering o Systemet skal kunne generere relevante rapporter. 5. Sikkerhed o Systemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring. o Adgangskontrol skal være baseret på ”single-sign-on” adgangsstyring. o Adgangen skal kunne styres ud fra Randers Kommunes politiske og/eller administrative hierarki, så den enkelte bruger på en nem måde kan opsættes til det kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar. o Systemet skal logge brugernes adgang til systemet. 6. Skalerbarhed o Systemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øget datamængde. o Det skal kunne tilpasses ændringer i kommunens organisatoriske struktur, kontoplan og budgetprocesser. 7. Udvikling, support og vedligeholdelse o Leverandøren skal tilbyde support- og vedligeholdelsesaftaler, herunder regelmæssige opdateringer og fejlrettelser, og betaling herfor er inkluderet i den løbende årlige betaling. o Support skal være på dansk. o Ny funktionalitet i systemet i kontraktperioden stilles til rådighed for Randers Kommune, og betaling herfor er inkluderet i den løbende årlige betaling. 8. Funktionelle krav o Systemet skal på overskuelig vis vise faktisk forbrug og budget fra økonomisystemet samt detaljeret lønforbrug, refusioner og simuleringer fra lønsystemet. o Systemet skal kunne beregne/simulere forventede refusioner ved sygdom, barsel mv. på baggrund af faktiske data fra lønsystemet. o Det skal være muligt via ”drill-down” at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau og lønart uden ”spring” til lønsystemet. Systemet skal kunne vise stamdata fra lønsystemet på hver enkelt medarbejder. o Det skal via links i systemet være muligt at få vist fakturaer i økonomisystemet på en nem og hurtig måde. o Resultatet af faktisk forbrug, simuleringer og disponeringer skal give brugerne et forventet årsregnskab som de - måned for måned - skal kunne sammenholde med deres forventede budget. o Alle brugernes indberetninger af egne disponeringer og budgetreguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbillede. o Lederne i Randers Kommune skal kunne foretage deres ledelsestilsyn i systemet – både hvad angår budgetopfølgning, stikprøvekontrol og personalerelaterede kontroller. Der skal være mulighed for at indsætte links til relevante rapporter i lønsystemet fra ledelsestilsynsbilledet. Ledelsestilsynsbilledet skal understøtte en dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe. o Systemet skal automatisk kunne udvælge bilag til stikprøvekontrollen i ledelsestilsynet, og systemet skal understøtte en central opfølgning på ledernes kontroller. o Systemet skal understøtte dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og budgetreguleringer, som indberettes i systemet. o Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen. o Det forventede årsregnskab skal kunne udlæses i Excel til brug for indlæsning i kommunens økonomisystem. o Systemet skal via snitflade til kommunens daginstitutionssystem I2 automatisk kunne beregne og korrigere budgetreguleringer på daginstitutionsområdet ud fra faktiske børneantal i daginstitutionerne – måned for måned. 9. Referencer o Randers Kommune ønsker et budgetopfølgningssystem, som pt. driftes i mindst 5 større danske kommuner.

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Randers Kommune

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

TED eSender : Comdia ApS

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 2 000 000,00 DKK

Direkte tildeling :

Begrundelse for direkte tildeling : Kontrakter, der er opført i direktiv 2014/24/EU, art. 7, men som falder uden for anvendelsesområdet for direktiv 2014/25/EU

Anden begrundelse : Randers Kommune agter at tildele en kontrakt til KMD A/S på levering af budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af, at KMD A/S er den eneste leverandør, der kan levere en løsning, som opfylder kommunens specifikke krav til et budgetopfølgningssystem indenfor den ønskede tidsramme.

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : KMD A/S

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : 92550

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Koncessionsværdi:

Underentreprise : Nej

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : 92550

Titel : Budgetopfølgningssystem / KMD A/S

Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 28/04/2025

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Randers Kommune

Registreringsnummer : 29189668

Postadresse : Laksetorvet 1

By : Randers C

Postnummer : 8900

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : Lotte Thomas

E-mail : lotte.thomas@randers.dk

Telefon : +45 89151515

Internetadresse : https://www.randers.dk

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

8.1.

ORG-1000

Officielt navn : Comdia ApS

Registreringsnummer : 33501404

Postadresse : Lindvedvej 73

By : Odense S

Postnummer : 5260

Landsdel (NUTS) : Fyn ( DK031 )

Land : Danmark

E-mail : support@comdia.com

Telefon : +45 7199 3672

Internetadresse : https://www.comdia.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

8.1.

ORG-1001

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 7240 5600

Internetadresse : http://www.klfu.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-1002

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 4171 5000

Internetadresse : https://www.kfst.dk/

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : KMD A/S

Registreringsnummer : 26911745

Postadresse : Lautrupparken 40

By : Ballerup

Postnummer : 2750

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

E-mail : lotte.thomas@randers.dk

Telefon : 44601000

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

Udgave af den foregående bekendtgørelse, der skal ændres : 284532-2025

Hovedårsagen til ændringen : Ajourførte oplysninger

Beskrivelse : Opdateret yderligere oplysninger

Bekendtgørelsens ID : cb0405e9-7262-4e75-94f7-170a211feeb8 - 01

Formulartype : Forudgående underretning om direkte tildeling

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

Bekendtgørelsesundertype : 25

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 02/05/2025 12:09:34 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 287624-2025

EUT-S-nummer : 86/2025

Offentliggørelsesdato : 05/05/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

Budgetopfølgningssystem

Randers Kommune

Send til en kollega