IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

1.1.

Køber

Officielt navn : Aarhus Universitet

E-mail : ldg@au.dk

Køberens retlige status : Offentligretligt organ

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Uddannelse

2.1.

Procedure

Titel : IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Beskrivelse : Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer, herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer. Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem, medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger, deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere, og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt ikke opdelt i delaftaler. "Køb grønt eller forklar"- princip: I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

Identifikator for proceduren : dcd90be0-0329-44c6-b1a6-1d1ead05060a

Tidligere bekendtgørelse : 092ca541-3769-438c-a753-8d57a7e4a65f-01

Intern ID : 2024-0654253

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens § 61 (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Udbud med forhandling betyder, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal Ansøgere udvælges til at afgive tilbud, en tilbudsfase, hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres indledende tilbud, en forhandlingsfase, hvor der gennemføres forhandlinger med de udvalgte Tilbudsgivere, som på baggrund heraf afgiver et revideret tilbud og en sidste fase hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder et endeligt tilbud. Efter prækvalifikationen opfordres valgte tilbudsgivere til at afgive tilbud. Spørgsmålsfristen vil hertil være den 20. januar 2025 kl. 12:00, og tilbudsfristen er den 30. januar 2025 kl. 12:00. Efter modtagelse af første tilbud indledes forhandlingsfasen. Tilbudsgivere vil ikke modtage vederlag for deltagelse i forhandlingsforløbet. I forbindelse med forhandlingerne gennemføres en løsningsdemonstrationssession med hver Tilbudsgiver, såfremt der måtte være behov herfor. Løsningsdemonstrationen er ikke en del af tilbuddet og vil således ikke indgå i evalueringen. Hver Tilbudsgiver har i alt 2,5 time til at gennemføre deres præsentation af det indledende tilbud og løsningsdemonstrationen. I forlængelse af løsningsdemonstrationen kan der afholdes et forhandlingsforløb. Efter modtagelse af tilbuddene, vil tilbuddene blive gennemgået, og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage en dagsorden samt individuel forhandlingsdisposition med angivelser af forhold i tilbuddet, som Ordregiver enten ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgiverens stillingtagen til. Forhandlingsmødet samt løsningsdemonstration forventes afholdt den 17., 20. eller 21. februar 2025. På forhandlingsmødet vil Tilbudsgiver få adgang til at præsentere sit tilbud, og der vil med udgangspunkt i Ordregivers dagsorden og forhandlingsdisposition blive ført forhandlinger med Tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig adgang til at afholde første forhandlingsrunde på skriftligt grundlag, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger det. Forhandlingerne kan vedrøre alle elementer i tilbuddet, herunder eventuelle forbehold, kontraktvilkår, den tilbudte pris samt tilbuddets kvalitative elementer. Efter forhandlingsmødet/den skriftlige forhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til Tilbudsgiver. Tilbudsgiver udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres senest den 13. marts 2025, kl. 12:00. Ordregiver forbeholder sig dog adgang til ikke at afholde forhandlingsmøder, hvis indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning uden.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2.

Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 7 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger : ESPD og "Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde": Ansøger skal i forbindelse med tilbuddet udfyldte et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Tilbudsgiver skal udfylde ESPD'et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i udbudsbetingelsers afsnit 3.1 A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde: Ansøger skal anvende ESPD'et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af: De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136 og følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. De valgte frivillige udelukkelsesgrunde: - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren kan påvise, at Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis denne erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende. Såfremt ansøger er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil ansøger blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Dokumentation: I umiddelbar forlængelse af, at Ansøger har modtaget meddelelse om prækvalifikation vil Ordregiver anmode Ansøger (efterfølgende kaldet Tilbudsgiver) om at dokumentere og fremlægge dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbuds-dokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når 1) Ordregiver kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom: • Tilbudsgivers personlige forhold - Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere • Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant) - Formular – Konsortieerklæring, eller hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen - Formular - Støtteerklæring, Anden enheds formåen. • Tro og love-erklæring ang. Rusland - Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23) , og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter. Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved afgivelse af ansøgning, men dette er ikke et krav. Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder før ansøgningsfristen. Indhentning af serviceattesten vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen. Indhentning af denne dokumentation er i udelukkende for at bekræfte de oplysninger der er afgivet i ESPDét. Konsortieerklæring: Hvis en Ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring. Støtteerklæring: Hvis en Ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”. Såfremt ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse ansøgers fulde ansvar under kontrakten. Udbuddets anslåede værdi eksklusive moms: 7 mio. DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn baseret på tidligere år. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale længde på 8 år.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Beskrivelse : Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer, herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer. Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem, medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger, deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere, og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt ikke opdelt i delaftaler. "Køb grønt eller forklar"- princip: I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

Intern ID : 2024-0654253

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Tilbudsgiver skal efter aftale levere de angivne optioner ved kundens bestilling. Optioner kan bestilles i hele kontraktperioden. Option 1: SSO til Microsoft Entra ID med MFA - Ordregiver benytter Microsoft Entra ID og Microsoft Authenticator og ønsker at benytte dette til SSO og som MFA i forbindelse med Ordregivers brugeres adgang til Løsningens backend. Protokollen OpenID Connect ønskes benyttet. Data fra Entra ID vil bl.a. være: Unikt brugernavn i formatet AU-id@uni.au.dk, Mail, Navn. Når brugere mister deres rettigheder/bliver disabled/nedlagt i Microsoft Entra ID, skal de ikke længere have adgang til Løsningen. Option 2: Hypercare - Tilbudsgiver skal levere Hypercare-assistance og udvidede supporttjenester i forbindelse med implementering af en ny Løsning. Hypercare indebærer, at Ordregiver har et direkte kontaktpunkt hos Tilbudsgiver som dedikeret og uden ugrundet ophold supporterer Ordregiver vedrørende forhold som ligger på kundesiden, dvs. sikrer hjælp som ligger udover hvad der ellers kan forventes af Servicedesk. Hypercare skal omfatte: Hjælp til justering af opsætninger og konfigurationer, samt udvidet 2. level support til understøttelse af Ordregivers support- og integrationsorganisation i henhold til forventet ekstra belastning i perioden omkring Idriftsættelse.

5.1.2.

Udførelsessted

Hvor som helst inden for EØS

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 6 År

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her : Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af kontraktperioden på 6 år kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med 12 måneder. Med et skriftligt varsel på mindst 3 måneder til udgangen af denne 12 måneders-periode kan Ordregiver på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med yderligere 12 måneder, så den samlede maksimale forlængelse udgør 24 måneder.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 7 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : ESPD og "Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde": Ansøger skal i forbindelse med tilbuddet udfyldte et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Tilbudsgiver skal udfylde ESPD'et i Ethics i henhold til de efterspurgte oplysninger i udbudsbetingelsers afsnit 3.1 A. Personlige forhold – Udelukkelsesgrunde: Ansøger skal anvende ESPD'et til at bekræfte, at denne ikke er omfattet af: De obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§135-136 og følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137. De valgte frivillige udelukkelsesgrunde: - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 – Ordregiveren kan påvise, at Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive Rammeaftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel - Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 - Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis denne erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende. Såfremt ansøger er omfattet af en af ovenstående udelukkelsesgrunde, vil ansøger blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Dokumentation: I umiddelbar forlængelse af, at Ansøger har modtaget meddelelse om prækvalifikation vil Ordregiver anmode Ansøger (efterfølgende kaldet Tilbudsgiver) om at dokumentere og fremlægge dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbuds-dokument, ESPD, i henhold til Udbudslovens § 148. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation som nævnt i Udbudslovens § 152, jf. dog stk. 3 og 5, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt. Ordregiver kan anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere dokumentation modtaget i medfør af Udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentation, når 1) Ordregiver kan skaffe certifikaterne eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller 2) Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Nedenstående dokumentation skal fremsendes, hvis Ordregiver beder Tilbudsgiver herom: • Tilbudsgivers personlige forhold - Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske Tilbudsgivere • Hvis Tilbudsgiver er et konsortium (hvis relevant) - Formular – Konsortieerklæring, eller hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen - Formular - Støtteerklæring, Anden enheds formåen. • Tro og love-erklæring ang. Rusland - Tilbudsgiver erklærer, at denne ikke er en del af den personkreds, der fremgår af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, artikel 5k, nr.1 (som indsat ved af Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022, artikel 1, nr. 23) , og som derfor ikke må tildeles offentlige kontrakter. Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor Tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved afgivelse af ansøgning, men dette er ikke et krav. Hvis Tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må serviceattesten maksimalt være udstedt 6 måneder før ansøgningsfristen. Indhentning af serviceattesten vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres af Erhvervsstyrelsen. Indhentning af denne dokumentation er i udelukkende for at bekræfte de oplysninger der er afgivet i ESPDét. Konsortieerklæring: Hvis en Ansøger er en sammenslutning af virksomheder, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende konsortieerklæring, jf. Formular – Konsortieerklæring. Støtteerklæring: Hvis en Ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, skal der i forbindelse med evt. kontraktindgåelse underskrives en supplerende støtteerklæring, jf. ”Formular – Støtteerklæring, Anden enheds formåen”. Såfremt ansøger agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i ansøgningen. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse ansøgers fulde ansvar under kontrakten. Udbuddets anslåede værdi eksklusive moms: 7 mio. DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn baseret på tidligere år. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale længde på 8 år.

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”. Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point er denne: Tilbuddet med laveste ”samlet evalueringspris” får maksimumpoint, og de øvrige ”samlet evalueringspris”, jf. Bilag 4.a - Leverandørens priser og Udbudsbetingelsernes afsnit 6.2.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 40,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Kvalitet

Beskrivelse : Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet (45%), Økonomi (15%), Implementering, drift og support (10%), Informationssikkerhed (20%), API (5%) og Webtilgængelighed (5%), jf. Bilag 2 - Kravspecifikationer og løsningsbeskrivelser og afsnit 6.2 i Udbudsbetingelserne. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” lægge vægt på opfyldelsesgraden af delkriterierne, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet opfylder de forventninger, som er beskrevet.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 60,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale : Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem : Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Klagenævnet for udbud

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for udbud

Oplysninger om klagefrister : I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen; 2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystemer indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4; 5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185,stk. 2, 2. pkt. En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Aarhus Universitet

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Aarhus Universitet

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : Aarhus Universitet

Organisation, der udfører betalingen : Aarhus Universitet

Organisation, der underskriver kontrakten : Aarhus Universitet

TED eSender : Mercell Holding ASA

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 4 190 800,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Ephort ApS

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : Ephort ApS

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 4 190 800,00 DKK

Tilbuddet blev rangordnet : nej

Koncessionsværdi:

Tilbuddet er et alternativt tilbud : nej

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : 699951-2024

Titel : IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 27/03/2025

Dato for indgåelse af kontrakten : 28/04/2025

Organisation, der underskriver kontrakten : Aarhus Universitet

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Tilbud

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aarhus Universitet

Registreringsnummer : ORG-31119103

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : Lisette Gerlach

E-mail : ldg@au.dk

Telefon : 93522862

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

Organisation, der underskriver kontrakten

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten

Organisation, der udfører betalingen

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for udbud

Registreringsnummer : ORG-37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405708

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

Organisation med ansvar for mægling

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : ORG-10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Ephort ApS

Registreringsnummer : 42021172

Afdeling : Aarhus Universitet

Postadresse : Nedergade 33

By : Odense C

Postnummer : 5000

Landsdel (NUTS) : Fyn ( DK031 )

Land : Danmark

Enhed : Rune Due Møller

E-mail : rune@ephort.dk

Telefon : 42021172

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

Bekendtgørelsens ID : f839bf80-cf50-4c1c-ad5c-755d036242dd - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 14/05/2025 11:17:40 (UTC) Western European Time, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 14/05/2025 12:14:57 (UTC) Western European Time, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 313405-2025

EUT-S-nummer : 93/2025

Offentliggørelsesdato : 15/05/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Aarhus Universitet

Send til en kollega