Fælles bibliotekssystem 2.0 udbud

1.1.

Køber

Officielt navn : KOMBIT A/S

E-mail : JBU@kombit.dk

Køberens retlige status : Offentligretligt organ

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2.1.

Procedure

Titel : Fælles bibliotekssystem 2.0 udbud

Beskrivelse : På opfordring fra og i samarbejde med en lang række kommuner stod KOMBIT i 2013 for udbud og anskaffelse af et nyt Fælles Bibliotekssystem (FBS). Alle landets 98 kommuner, samt det Danske Bibliotek i Sydslesvig, bruger i dag løsningen. Fælles Bibliotekssystem er udviklet til primært at have fokus på back-office-funktionerne til bibliotekarerne og indeholder blandt andet oplysninger om lånere, lån, reservationer og økonomiske mellemværender mellem låner og bibliotek. Fælles bibliotekssystem 2.0 (FBS 2.0) er det kommende administrationssystem for alle landets kommunernes folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre (skolebiblioteker), samt for Dansk Centralbibliotek Sydslesvig. FBS 2.0 skal erstatte det nuværende klientbaserede system. FBS 2.0 skal være et browserbaseret System til bl.a. registrering af lånere og materialer, udlån og aflevering, samt reservationer og økonomiske mellemværende mellem borger og bibliotek. FBS 2.0 skal avendes af kommunale biblioteker, PLC’er, centralbiblioteket i Sydslesvig, samt et antal ikke-kommunale biblioteker, som de kommunale biblioteker lokalt har et samarbejde med. KOMBIT gør det desuden muligt som option for bibliotekssektoren på Færøerne og i Grønland at få en tilslutning til FBS 2.0 i den nye kontraktperiode. Baggrunden for udbuddet er at sikre, at folkebiblioteker og PLC’er får et tidssvarende og effektivt værktøj til at understøtte deres daglige arbejde. Visionen og mål for FBS 2.0 FBS 2.0 skal være browserbaseret med mulighed for adgang fra mobile enheder. Systemet skal som udgangspunkt ikke levere borgervendte brugergrænseflader til andre lånere end PLC’erne. KOMBIT har besluttet følgende vision for FBS 2.0: Systemet skal understøtte bibliotekernes arbejdsopgaver og udvikle sig med bibliotekerne, så det kontinuerligt lever op til nye behov Systemet skal understøtte samarbejde og synergier på tværs af offentlige og private virksomheder Systemet skal let kunne integreres med kommunernes og Anvenderes systemlandskab, så der gives plads til innovative og lokale løsninger Systemet skal understøtte bibliotekssektorens fokus på bæredygtighed Systemet skal uden væsentlige gener for Anvenderne kunne sendes i et genudbud Udvikling af funktionalitet i Systemet skal komme alle Brugere til gavn. KOMBIT opfordrer virksomheder, som ikke har erfaring og/eller kapacitet på alle områder dækket af kontrakten til at indgå samarbejde med 3. part.

Identifikator for proceduren : e6ea8680-932b-45a2-87a1-636631bcc15d

Tidligere bekendtgørelse : f6da1c85-0b4d-42f7-82dd-ef9b501c7fca-01

Intern ID : FBS 2.0

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbudsproceduren er beskrevet i udbudsbetingelserne, og det øvrige udbudsmateriale.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 48160000 Programpakke til biblioteksstyring, 48161000 System til biblioteksstyring, 72212160 Udvikling af programmel til biblioteker, 72220000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med systemer og teknik, 72250000 System- og supporttjenester, 72300000 Datatjenester, 72500000 Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Halfdansgade 8

By : København S

Postnummer : 2300

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 220 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger : Udbudsbetingelserne indeholder retningslinjer for ansøgning om prækvalifikation samt udbuddet generelt. For at modtage yderligere information om dette udbud, og for at kunne afgive ansøgning om prækvalifikation, skal ansøgere registrere sig på EU-Supply via følgende hjemmeside: https://www.eu-supply.com/kombit.asp. Det bemærkes, at ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Ansøgning om prækvalifikation skal afgives på https://www.eu-supply.com/kombit.asp. Udbudsmaterialet findes på https://www.eu-supply.com/kombit.asp under det konkrete udbud under ”Dokumenter”. ESPD’et til denne udbudsproces kan findes i EU-Supply systemet. ESPD’et skal udfyldes af ansøger i EU-Supply i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation.) Ad spørgsmål og svar under prækvalifikationen: Adgangen til at stille spørgsmål i prækvalifikationsfasen vil være begrænset til spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgningen, dvs. spørgsmål angående forhold, som har betydning for vurderingen af, om en virksomhed har interesse i at ansøge om prækvalifikation. Spørgsmål, der har direkte betydning for tilbudsafgivelsen, vil først blive besvaret i tilbudsfasen. Spørgsmål skal stilles via EU-Supply. Svar offentliggøres ligeledes via EU-Supply. Kontrakten indeholder visse elementer af en rammeaftale. KOMBIT har på den baggrundforetaget en vurdering og konstateret, at den anslåede værdi af den offentlige kontrakt væsentligt overstiger rammeaftalen, hvorfor kontrakten udbydes som en offentlig tjenesteydelseskontrakt. Opgørelsen af kontraktens værdi udgør et skøn og er derfor forbundet med en vis usikkerhed. Den anførte kontraktlængde regnes fra tidspunktet for driftskontraktens ikrafttræden. Ansøgning og tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Dokumentation af programmel, som ikke forefindes på dansk, kan afleveres på engelsk. Brugerdokumentation skal dog afleveres på dansk. KOMBIT forventer, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. KOMBIT forbeholder sig dog retten til at tildele kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, ligesom KOMBIT forbeholder sig ret til at afholde yderligere forhandlingsrunder. KOMBIT vil ikke begrænse antallet af deltagere undervejs. Der ydes ikke vederlag for forhandlingen. KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. Udbudslovens § 49. Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning, herunder også rettighederne hertil. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Fælles bibliotekssystem 2.0 udbud

Beskrivelse : På opfordring fra og i samarbejde med en lang række kommuner stod KOMBIT i 2013 for udbud og anskaffelse af et nyt Fælles Bibliotekssystem (FBS). Alle landets 98 kommuner, samt det Danske Bibliotek i Sydslesvig, bruger i dag løsningen. Fælles Bibliotekssystem er udviklet til primært at have fokus på back-office-funktionerne til bibliotekarerne og indeholder blandt andet oplysninger om lånere, lån, reservationer og økonomiske mellemværender mellem låner og bibliotek. Fælles bibliotekssystem 2.0 (FBS 2.0) er det kommende administrationssystem for alle landets kommunernes folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre (skolebiblioteker), samt for Dansk Centralbibliotek Sydslesvig. FBS 2.0 skal erstatte det nuværende klientbaserede system. FBS 2.0 skal være et browserbaseret System til bl.a. registrering af lånere og materialer, udlån og aflevering, samt reservationer og økonomiske mellemværende mellem borger og bibliotek. FBS 2.0 skal avendes af kommunale biblioteker, PLC’er, centralbiblioteket i Sydslesvig, samt et antal ikke-kommunale biblioteker, som de kommunale biblioteker lokalt har et samarbejde med. KOMBIT gør det desuden muligt som option for bibliotekssektoren på Færøerne og i Grønland at få en tilslutning til FBS 2.0 i den nye kontraktperiode. Baggrunden for udbuddet er at sikre, at folkebiblioteker og PLC’er får et tidssvarende og effektivt værktøj til at understøtte deres daglige arbejde. Visionen og mål for FBS 2.0 FBS 2.0 skal være browserbaseret med mulighed for adgang fra mobile enheder. Systemet skal som udgangspunkt ikke levere borgervendte brugergrænseflader til andre lånere end PLC’erne. KOMBIT har besluttet følgende vision for FBS 2.0: Systemet skal understøtte bibliotekernes arbejdsopgaver og udvikle sig med bibliotekerne, så det kontinuerligt lever op til nye behov Systemet skal understøtte samarbejde og synergier på tværs af offentlige og private virksomheder Systemet skal let kunne integreres med kommunernes og Anvenderes systemlandskab, så der gives plads til innovative og lokale løsninger Systemet skal understøtte bibliotekssektorens fokus på bæredygtighed Systemet skal uden væsentlige gener for Anvenderne kunne sendes i et genudbud Udvikling af funktionalitet i Systemet skal komme alle Brugere til gavn. KOMBIT opfordrer virksomheder, som ikke har erfaring og/eller kapacitet på alle områder dækket af kontrakten til at indgå samarbejde med 3. part.

Intern ID : FBS 2.0

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 48160000 Programpakke til biblioteksstyring, 48161000 System til biblioteksstyring, 72212160 Udvikling af programmel til biblioteker, 72220000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med systemer og teknik, 72250000 System- og supporttjenester, 72300000 Datatjenester, 72500000 Servicevirksomhed i forbindelse med datamater

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : KOMBIT gør det muligt som option for bibliotekssektoren på Færøerne og i Grønland at få en tilslutning til FBS 2.0 via denne kontrakt. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet.

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Halfdansgade 8

By : København S

Postnummer : 2300

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 4 År

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 5

Køberen forbeholder sig retten til at foretage yderligere indkøb fra entreprenøren som beskrevet her : 5 optioner på forlængelse af maksimalt 2 år per forlængelse

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 220 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : Udbudsbetingelserne indeholder retningslinjer for ansøgning om prækvalifikation samt udbuddet generelt. For at modtage yderligere information om dette udbud, og for at kunne afgive ansøgning om prækvalifikation, skal ansøgere registrere sig på EU-Supply via følgende hjemmeside: https://www.eu-supply.com/kombit.asp. Det bemærkes, at ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Ansøgning om prækvalifikation skal afgives på https://www.eu-supply.com/kombit.asp. Udbudsmaterialet findes på https://www.eu-supply.com/kombit.asp under det konkrete udbud under ”Dokumenter”. ESPD’et til denne udbudsproces kan findes i EU-Supply systemet. ESPD’et skal udfyldes af ansøger i EU-Supply i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation.) Ad spørgsmål og svar under prækvalifikationen: Adgangen til at stille spørgsmål i prækvalifikationsfasen vil være begrænset til spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgningen, dvs. spørgsmål angående forhold, som har betydning for vurderingen af, om en virksomhed har interesse i at ansøge om prækvalifikation. Spørgsmål, der har direkte betydning for tilbudsafgivelsen, vil først blive besvaret i tilbudsfasen. Spørgsmål skal stilles via EU-Supply. Svar offentliggøres ligeledes via EU-Supply. Kontrakten indeholder visse elementer af en rammeaftale. KOMBIT har på den baggrundforetaget en vurdering og konstateret, at den anslåede værdi af den offentlige kontrakt væsentligt overstiger rammeaftalen, hvorfor kontrakten udbydes som en offentlig tjenesteydelseskontrakt. Opgørelsen af kontraktens værdi udgør et skøn og er derfor forbundet med en vis usikkerhed. Den anførte kontraktlængde regnes fra tidspunktet for driftskontraktens ikrafttræden. Ansøgning og tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Dokumentation af programmel, som ikke forefindes på dansk, kan afleveres på engelsk. Brugerdokumentation skal dog afleveres på dansk. KOMBIT forventer, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. KOMBIT forbeholder sig dog retten til at tildele kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, ligesom KOMBIT forbeholder sig ret til at afholde yderligere forhandlingsrunder. KOMBIT vil ikke begrænse antallet af deltagere undervejs. Der ydes ikke vederlag for forhandlingen. KOMBIT har valgt ikke at opdele kontrakten i flere delkontrakter, jf. Udbudslovens § 49. Baggrunden herfor er, at det er fundet hensigtsmæssigt, at den leverandør, som leverer systemet, også efterfølgende driftsafvikler og vedligeholder systemet, fordi den pågældende leverandør har betydeligt større indsigt i den udviklede løsning, herunder også rettighederne hertil. Derudover forventes der et tæt samarbejde mellem leverandør og KOMBIT, og en opdeling i flere delkontrakter vil skabe en væsentlig større risiko i forhold til ansvarsfordelingen mellem leverandørerne. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet kontrakt, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring.

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Systemets kvalitet

Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 50,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Driftsydelsernes kvalitet

Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 15,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Tidsplan og leverancesikkerhed

Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 20,00

Kriterium:

Type: Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 15,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (Lovbekendtgørelse nr. 492 593 af 12. juni 2016 med senere ændringer) gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.

Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : KOMBIT A/S

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : KOMBIT A/S

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : KOMBIT A/S

Organisation, der udfører betalingen : KOMBIT A/S

Organisation, der underskriver kontrakten : KOMBIT A/S

TED eSender : Mercell Holding ASA

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 209 848 000,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Systematic A/S

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : Fælles bibliotekssystem 2.0 udbud

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 209 848 000,00 DKK

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : FBS 2.0

Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 12/12/2024

Dato for indgåelse af kontrakten : 27/12/2024

Organisation, der underskriver kontrakten : KOMBIT A/S

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Tilbud, der er indgivet ad elektronisk vej

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 2

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : KOMBIT A/S

Registreringsnummer : 2452452345

Postadresse : Halfdansgade 8

By : København S

Postnummer : 2300

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Jacob Busk

E-mail : JBU@kombit.dk

Telefon : +45 33349400

Køberprofil : https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/128748

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

Organisation, der underskriver kontrakten

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten

Organisation, der udfører betalingen

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Nordjylland ( DK050 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405708

Internetadresse : http://www.klfu.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Afdeling : .

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Internetadresse : https://www.kfst.dk/

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk/

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

Organisation, der leverer oplysninger om den generelle lovgivningsramme angånde skatter på det sted, hvor kontrakten skal udføres

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Systematic A/S

Registreringsnummer : 78834412

By : Aarhus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

E-mail : cls.bid.management@systematic.com

Telefon : 89432000

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

Bekendtgørelsens ID : 701f3e52-6832-47f2-aee6-9f760c237002 - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 31/05/2025 11:30:47 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 31/05/2025 11:30:47 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 357091-2025

EUT-S-nummer : 105/2025

Offentliggørelsesdato : 03/06/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

Fælles bibliotekssystem 2.0 udbud

KOMBIT A/S

Send til en kollega