ITSM-løsning til Aarhus Universitet

1.1.

Køber

Officielt navn : Aarhus Universitet

E-mail : udbud@au.dk

Køberens retlige status : Offentligretligt organ

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Uddannelse

2.1.

Procedure

Titel : ITSM-løsning til Aarhus Universitet

Beskrivelse : Udbuddet vedrører anskaffelse af en ITSM-løsning til understøttelse af Ordregivers ITIL-4 processer. Ordregivers, Aarhus Universitets (AU) vision er at have en ITSM-løsning, som er brugervenlig og intuitiv, både for slutbrugere, agenter og administratorer. Løsningen skal indeholde en slutbrugerportal med et design som repræsenterer AU. Slutbrugerportalen skal dagligt anvendes af mange forskellige slutbrugere, som nemt skal kunne indberette supportsager. Sager indmeldes via slutbrugerportalen frem for telefonopkald og lander derved det rette sted hver gang. Nogle sager bliver løst af automatiske flows, så både slutbrugeren og agenterne oplever at blive hjulpet af løsningen. AI vil på sigt og i takt med modenhed blive brugt til at understøtte de automatiske flows. Løsningen skal understøtte de processer, som allerede er veletablerede AU ITIL-4-processer, dvs. Incident Management, Service Request Fulfilment og Continual Service Improvement. Disse processer er AU’s kerne-ydelser ift. IT-support, og de undergår forbedringer i takt med at teknologi og krav til ydelser ændrer sig. Løsningen skal også understøtte følgende nye AU ITIL-4-processer – Knowledge Management og As-set Management. Knowledge Management vil på sigt kunne give de slutbrugere, der ønsker det, mulighed for at kunne løse deres sager selv ved at blive præsenteret for relevant og præcis selvhjælps dokumentation i indmeldingsøjeblikket (såkaldt ”shift left”). Asset Management processen vil på sigt skabe et bedre overblik over alle IT-relaterede ”enheder” fra mus til netværks-switche i et autoritativt system. Administratorer skal let kunne lave specifikke formularer i løsningen, der understøtter præcis og simpel dataindhentning fra slutbrugerne. Ideelt set vil løsningens formularer sikre, at slutbrugeren på sigt oplever på simpel vis at kunne indlevere præcise data om hændelsen eller den ønskede ydelse, så agenten hurtigere kan løse en sag. Løsningen skal understøtte gængse integrationsteknologier, så man også i fremtiden kan udbygge automatiserede sagsgange med data fra AU kildesystemer. Udbuddets anslåede værdi eksklusive moms: 10.000.000,00 DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale længde.

Identifikator for proceduren : dc4ebbcc-2573-4cc5-b5fb-04bb9ca5bee5

Tidligere bekendtgørelse : 356e10bc-3133-4ca4-935c-218da25fda07-01

Intern ID : 2025-0850444

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til Udbudslovens § 61 (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Udbud med forhandling betyder, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal Ansøgere udvælges til at afgive tilbud, en tilbudsfase hvor de udvalgte Tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres indledende tilbud, en forhandlingsfase hvor der optages forhandling med de udvalgte Tilbudsgivere som på baggrund heraf afgiver et endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at optage forhandlinger mere end én gang. Ordregiver forbeholder sig ligeledes ret til at tildele kontrakten på baggrund af Tilbudsgivernes indledende tilbud, og dermed ikke optage forhandling med Tilbudsgiverne.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Yderligere oplysninger : Leveringsstedet er Aarhus Universitet, Aarhus.

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : ITSM-løsning til Aarhus Universitet

Beskrivelse : Udbuddet vedrører anskaffelse af en ITSM-løsning til understøttelse af Ordregivers ITIL-4 processer. Ordregivers, Aarhus Universitets (AU) vision er at have en ITSM-løsning, som er brugervenlig og intuitiv, både for slutbrugere, agenter og administratorer. Løsningen skal indeholde en slutbrugerportal med et design som repræsenterer AU. Slutbrugerportalen skal dagligt anvendes af mange forskellige slutbrugere, som nemt skal kunne indberette supportsager. Sager indmeldes via slutbrugerportalen frem for telefonopkald og lander derved det rette sted hver gang. Nogle sager bliver løst af automatiske flows, så både slutbrugeren og agenterne oplever at blive hjulpet af løsningen. AI vil på sigt og i takt med modenhed blive brugt til at understøtte de automatiske flows. Løsningen skal understøtte de processer, som allerede er veletablerede AU ITIL-4-processer, dvs. Incident Management, Service Request Fulfilment og Continual Service Improvement. Disse processer er AU’s kerne-ydelser ift. IT-support, og de undergår forbedringer i takt med at teknologi og krav til ydelser ændrer sig. Løsningen skal også understøtte følgende nye AU ITIL-4-processer – Knowledge Management og As-set Management. Knowledge Management vil på sigt kunne give de slutbrugere, der ønsker det, mulighed for at kunne løse deres sager selv ved at blive præsenteret for relevant og præcis selvhjælps dokumentation i indmeldingsøjeblikket (såkaldt ”shift left”). Asset Management processen vil på sigt skabe et bedre overblik over alle IT-relaterede ”enheder” fra mus til netværks-switche i et autoritativt system. Administratorer skal let kunne lave specifikke formularer i løsningen, der understøtter præcis og simpel dataindhentning fra slutbrugerne. Ideelt set vil løsningens formularer sikre, at slutbrugeren på sigt oplever på simpel vis at kunne indlevere præcise data om hændelsen eller den ønskede ydelse, så agenten hurtigere kan løse en sag. Løsningen skal understøtte gængse integrationsteknologier, så man også i fremtiden kan udbygge automatiserede sagsgange med data fra AU kildesystemer. Udbuddets anslåede værdi eksklusive moms: 10.000.000,00 DKK. Den anslåede værdi er alene et skøn. Kontrakten garanterer ikke nogen omsætning, som alene afhænger af Ordregivers konkrete behov. Den samlede anslåede værdi kan vise sig at være større eller mindre end det anslåede. Den anslåede værdi er for kontraktens samlede maksimale længde.

Intern ID : 2025-0850444

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Udbuddet har obligatorisk optioner på uddannelse, konsulentydelser samt AI funktionalitet. Derudover er der mulighed for at inkludere frivillige optioner i tilbuddet, som dog ikke indgår i tilbudsevalueringen.

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Århus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Yderligere oplysninger : Leveringsstedet er Aarhus Universitet, Aarhus.

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 48 Måneder

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

Yderligere oplysninger om fornyelser : Forventet kontraktunderskrift er i juni 2025. Implementering sker i henhold til Bilag 1 Tidsplan og implementering. Kontrakten har en forventet løbetid på 48 måneder efter godkendt Overtagelsesprøve. Ordregiver har herefter mulighed for at forlænge kontrakten 2 gange af op til 24 måneder dvs. samlet set yderligere op til 48 måneder. Kontrakten kan derfor samlet set være på op til 96 måneder.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 10 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

5.1.7.

Strategiske udbud

Grønne udbudskriterier : Andre kriterier for grønne offentlige udbud

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på ”samlet evalueringspris”.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 40,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Kvalitet

Beskrivelse : Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på de i udbudsbetingelserne angivne delkriterier, herunder Tidsplan og implementering 15 %, Funktionelle krav (AI funktionalitet, Slutbrugerportal, Agentværktøj og Administratorværktøj) 45 %, Drift, vedligehold, support og servicemål 25 %, Informationssikkerhed 5 %, Dokumentation 5 %, Bæredygtighed 5 %.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 60,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for udbud

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Aarhus Universitet

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Aarhus Universitet

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : Aarhus Universitet

Organisation, der udfører betalingen : Aarhus Universitet

TED eSender : Mercell Holding ASA

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 12 312 280,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Topdesk Danmark

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : ITSM-løsning til Aarhus Universitet

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 12 312 280,00 DKK

Koncessionsværdi:

Tilbuddet er et alternativt tilbud : nej

Underentreprise : Nej

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : 2024/42

Dato for indgåelse af kontrakten : 24/06/2025

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Tilbud

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aarhus Universitet

Registreringsnummer : ORG-31119103

Postadresse : Nordre Ringgade 1

By : Aarhus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : AU Økonomi, Indkøb

E-mail : udbud@au.dk

Telefon : 93522484

Internetadresse : https://www.au.dk/

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten

Organisation, der udfører betalingen

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for udbud

Registreringsnummer : ORG-37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

Enhed : Klagenævnet for udbud

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405708

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : ORG-10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Adresse til udveksling af oplysninger (URL) (eDelivery-Gateway) : https://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Topdesk Danmark

Registreringsnummer : 26408970

Postadresse : Borupvang 3

By : Ballerup

Postnummer : 2750

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

Enhed : Support

E-mail : info@topdesk.dk

Telefon : +4570157500

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

Bekendtgørelsens ID : bf0cd9d1-551a-4dcc-b914-b349f1d94914 - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 25/06/2025 12:01:30 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 25/06/2025 12:03:16 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 411872-2025

EUT-S-nummer : 120/2025

Offentliggørelsesdato : 26/06/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

ITSM-løsning til Aarhus Universitet

Aarhus Universitet

Send til en kollega