Udbud af kontrakt om levering af boligadministrationsplatform

1.1.

Køber

Officielt navn : KAB

E-mail : ap@nplaw.dk

Køberens retlige status : Offentligretligt organ

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Boliger og offentlige faciliteter

2.1.

Procedure

Titel : Udbud af kontrakt om levering af boligadministrationsplatform

Beskrivelse : Nærværende udbud vedrører kontrakt om levering, drift, vedligehold og videreudvikling af en platform til administration af almene boliger til KAB.Udbuddet har til formål at finde og indgå kontrakt med en samarbejdspartner vedrørende levering, drift, vedligehold og videreudvikling af KAB's fremtidige boligadministrationsplatform. Der ønskes en samarbejdspartner og en løsningsmodel med fleksibilitet i forhold til interoperabilitet og udvikling. Det er KAB's ønske at få udviklet og implementeret en langsigtet løsning, der løbende kan håndtere KAB's varierende behov og markedets konstante udvikling.Samarbejdet forventes at løbe op til 10 år.

Identifikator for proceduren : 0456704e-6cdc-4e17-afab-c355b0b1d215

Tidligere bekendtgørelse : 91a1bc30-f585-4946-93ff-4e1c9a30f375-01

Intern ID : 231038300

Udbudsprocedure : Konkurrencepræget dialog

Hovedpunkterne i proceduren : Udbuddet gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til udbudslovens § 67, hvilket indebærer, at alene prækvalificerede tilbudsgivere har adgang til at deltage i dialogfasen og afgive eventuelt tilbud.Enhver økonomisk aktør kan ansøge om deltagelse i udbuddet, og KAB vil herefter prækvalificere de 3 ansøgere, der vurderes som de bedst egnede, som grundlag for den videre proces og ansøgerens deltagelse i udbudsforretningen.Udbuddet er inddelt i tre faser. Der gennemføres i første omgang en prækvalifikationsfase for udvælgelse af deltagerne i den videre proces. Herefter følger en dialogfase, som anvendes for at konkretisere og specificere KAB’s krav og behov samt markedets løsninger til opfyldelse heraf. Efter dialogfasen følger en afsluttende fase, hvor KAB udsender det endelige udbudsmateriale, som tilbudsgiverne herefter afgiver tilbud på baggrund af.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

2.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 161 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger : Udbudsformen "Konkurrencepræget dialog" reguleres i Udbudslovens §§ 67-72. Med denne udbudsform medfølger en udvidet mulighed for dialog i løbet af udbudsprocessen - både omkring de formelle bestemmelser og omkring selve løsningsmodellerne. Der er tale om en procedureform, som anvendes i de tilfælde, hvor en ordregiver kan definere hvad de ønsker af resultat, men ikke er i stand til at definere, hvordan det pågældende resultat kan blive opnået. I løbet af processen vil det derfor blive drøftet, hvilke muligheder samt begrænsninger, der er relevante i forhold til opfyldelse af KAB's behov. Og på baggrund af disse drøftelser, der foregår i strukturerede og individuelle dialogmøder med de prækvalificerede tilbudsgivere, vil udbudsmaterialet løbende blive udformet og en løsningsmodel identificeret. Den endelige løsningsmodel skal således endeligt defineres og præciseres i samarbejde imellem tilbudsgiverne og KAB. Processen indledes med et fælles dialogmøde, derefter forventes afholdt 3 individuelle dialogmøder med de prækvalificerede leverandører. KAB forbeholder sig dog retten til at øge antallet af dialogrunder, hvis KAB finder det nødvendigt og relevant efter afslutningen af 3. dialogrunde. KAB forventer at give meddelelse om, hvorvidt der er behov for yderligere dialogrunde(r) ikke senere end den 17. januar 2024. Efter afsluttede dialogmøder, vil der blive afholdt en tilbudsfase på baggrund af udarbejdet udbudsmateriale. -- Kompensation for deltagelse i dialogfasen: Det anerkendes, at den konkurrenceprægede dialog kræver et større ressourcetræk end andre udbudsformer, og KAB ønsker derfor at kompensere de tilbudsgivere, der deltager i dialogrunderne, men som i sidste ende ikke vinder kontrakten. Der kan opnås en samlet kompensation på 100.000 kr. ekskl. moms per deltagende tilbudsgiver, som prækvalificeres og udvælges til at deltage i dialogrunderne, men som ikke vinder kontrakten. Dette skal betragtes som anerkendelse af det arbejde processen vil kræve. En forudsætning for kompensationen er, at leverandøren har besvaret materialet fyldestgørende i de enkelte dialogrunder og deltaget i den samlede udbudsproces, herunder deltaget på et eller flere dialogmøder. Der vil blive afregnet pr. dialogrunde, så hvis en deltagende leverandør f.eks. kun gennemfører én af tre dialogrunder, kompenseres denne med en tredjedel af det samlede beløb (1/3*100.000=33.333 kr.). -- Delaftaler: Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er, at det ikke vurderes kommercielt og økonomisk hensigtsmæssigt som følge af kontraktens omfang og karakter. KAB udbyder imidlertid samtidigt to forskellige IT-systemer: Boligadministrationsplatform og Finansplatform, som efter kontraktindgåelse med de vindende tilbudsgivere skal fungere i samspil med hinanden, og som derfor har mange tætte snitflader med hinanden, både systemmæssigt og i forhold til samarbejdet mellem de vindende leverandører. -- Udelukkelsesgrunde: For nærværende udbud gælder udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a-136 samt § 137 stk. 1, nr. 1 og 2. -- Ansøgning om prækvalifikation: Ansøger skal som sin ansøgning om prækvalifikation udfylde og indgive et ESPD, som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148 nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som ansøgeren baserer sig på. -- Dokumentation: KAB agter at indhente dokumentation for og verificere, at ansøgerne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§ 134a-137, og at ansøgerne opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, forud for påbegyndelsen af dialogfaserne og den efterfølgende tilbudsafgivelse, idet der er tale om en særdeles omfattende proces, der er særdeles ressourcekrævende for såvel tilbudsgivere som KAB. KAB vil derfor allerede i forbindelse med prækvalifikationen indhente den relevante dokumentation for, at ansøgerne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og i øvrigt er egnede. Ansøger skal således som en del af ansøgningen om prækvalifikation indsende den nedenstående dokumentation. Denne dokumentation vil for danske tilbudsgivere bestå af Serviceattest (udstedt ikke tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen) og de seneste 3 årsregnskaber/revisorerklæring, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 9. For udenlandske tilbudsgivere præsteres tilsvarende dokumentation. Hvis ansøgningen afgives af et konsortium, skal der ligeledes udover serviceattest og årsregnskaber indleveres korrekt udfyldt konsortieerklæring for konsortiet som helhed (udbudsbilag B) . Hvis ansøger baserer sin økonomiske og finansielle eller tekniske og faglige formåen på støttende enheder, skal ansøger ligeledes udover serviceattest og årsregnskaber indlevere korrekt udfyldt støtteerklæring, hvor den/de støttende enhed(er) juridisk forpligtiger sig til at stille sine ressourcer til rådighed (udbudsbilag A).

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Udbud af kontrakt om levering af boligadministrationsplatform

Beskrivelse : Nærværende udbud vedrører kontrakt om levering, drift, vedligehold og videreudvikling af en platform til administration af almene boliger til KAB.Udbuddet har til formål at finde og indgå kontrakt med en samarbejdspartner vedrørende levering, drift, vedligehold og videreudvikling af KAB's fremtidige boligadministrationsplatform. Der ønskes en samarbejdspartner og en løsningsmodel med fleksibilitet i forhold til interoperabilitet og udvikling. Det er KAB's ønske at få udviklet og implementeret en langsigtet løsning, der løbende kan håndtere KAB's varierende behov og markedets konstante udvikling.Samarbejdet forventes at løbe op til 10 år.

Intern ID : 231038300

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

5.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 10 År

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 161 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : Udbudsformen "Konkurrencepræget dialog" reguleres i Udbudslovens §§ 67-72. Med denne udbudsform medfølger en udvidet mulighed for dialog i løbet af udbudsprocessen - både omkring de formelle bestemmelser og omkring selve løsningsmodellerne. Der er tale om en procedureform, som anvendes i de tilfælde, hvor en ordregiver kan definere hvad de ønsker af resultat, men ikke er i stand til at definere, hvordan det pågældende resultat kan blive opnået. I løbet af processen vil det derfor blive drøftet, hvilke muligheder samt begrænsninger, der er relevante i forhold til opfyldelse af KAB's behov. Og på baggrund af disse drøftelser, der foregår i strukturerede og individuelle dialogmøder med de prækvalificerede tilbudsgivere, vil udbudsmaterialet løbende blive udformet og en løsningsmodel identificeret. Den endelige løsningsmodel skal således endeligt defineres og præciseres i samarbejde imellem tilbudsgiverne og KAB. Processen indledes med et fælles dialogmøde, derefter forventes afholdt 3 individuelle dialogmøder med de prækvalificerede leverandører. KAB forbeholder sig dog retten til at øge antallet af dialogrunder, hvis KAB finder det nødvendigt og relevant efter afslutningen af 3. dialogrunde. KAB forventer at give meddelelse om, hvorvidt der er behov for yderligere dialogrunde(r) ikke senere end den 17. januar 2024. Efter afsluttede dialogmøder, vil der blive afholdt en tilbudsfase på baggrund af udarbejdet udbudsmateriale. -- Kompensation for deltagelse i dialogfasen: Det anerkendes, at den konkurrenceprægede dialog kræver et større ressourcetræk end andre udbudsformer, og KAB ønsker derfor at kompensere de tilbudsgivere, der deltager i dialogrunderne, men som i sidste ende ikke vinder kontrakten. Der kan opnås en samlet kompensation på 100.000 kr. ekskl. moms per deltagende tilbudsgiver, som prækvalificeres og udvælges til at deltage i dialogrunderne, men som ikke vinder kontrakten. Dette skal betragtes som anerkendelse af det arbejde processen vil kræve. En forudsætning for kompensationen er, at leverandøren har besvaret materialet fyldestgørende i de enkelte dialogrunder og deltaget i den samlede udbudsproces, herunder deltaget på et eller flere dialogmøder. Der vil blive afregnet pr. dialogrunde, så hvis en deltagende leverandør f.eks. kun gennemfører én af tre dialogrunder, kompenseres denne med en tredjedel af det samlede beløb (1/3*100.000=33.333 kr.). -- Delaftaler: Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er, at det ikke vurderes kommercielt og økonomisk hensigtsmæssigt som følge af kontraktens omfang og karakter. KAB udbyder imidlertid samtidigt to forskellige IT-systemer: Boligadministrationsplatform og Finansplatform, som efter kontraktindgåelse med de vindende tilbudsgivere skal fungere i samspil med hinanden, og som derfor har mange tætte snitflader med hinanden, både systemmæssigt og i forhold til samarbejdet mellem de vindende leverandører. -- Udelukkelsesgrunde: For nærværende udbud gælder udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 134a-136 samt § 137 stk. 1, nr. 1 og 2. -- Ansøgning om prækvalifikation: Ansøger skal som sin ansøgning om prækvalifikation udfylde og indgive et ESPD, som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148 nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som ansøgeren baserer sig på. -- Dokumentation: KAB agter at indhente dokumentation for og verificere, at ansøgerne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§ 134a-137, og at ansøgerne opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed, forud for påbegyndelsen af dialogfaserne og den efterfølgende tilbudsafgivelse, idet der er tale om en særdeles omfattende proces, der er særdeles ressourcekrævende for såvel tilbudsgivere som KAB. KAB vil derfor allerede i forbindelse med prækvalifikationen indhente den relevante dokumentation for, at ansøgerne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og i øvrigt er egnede. Ansøger skal således som en del af ansøgningen om prækvalifikation indsende den nedenstående dokumentation. Denne dokumentation vil for danske tilbudsgivere bestå af Serviceattest (udstedt ikke tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen) og de seneste 3 årsregnskaber/revisorerklæring, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 9. For udenlandske tilbudsgivere præsteres tilsvarende dokumentation. Hvis ansøgningen afgives af et konsortium, skal der ligeledes udover serviceattest og årsregnskaber indleveres korrekt udfyldt konsortieerklæring for konsortiet som helhed (udbudsbilag B) . Hvis ansøger baserer sin økonomiske og finansielle eller tekniske og faglige formåen på støttende enheder, skal ansøger ligeledes udover serviceattest og årsregnskaber indlevere korrekt udfyldt støtteerklæring, hvor den/de støttende enhed(er) juridisk forpligtiger sig til at stille sine ressourcer til rådighed (udbudsbilag A).

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Kvalitet og succes

Beskrivelse : Underkriteriet "Kvalitet og succes" blev vurderet ud fra følgende delkriterier: - Løsningsbeskrivelse, 55% - Leverancesikkerhed og time-to-market, 20% - Bemanding, 10% - Tværgående samarbejde, 15%

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 70,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Strategisk match

Beskrivelse : Underkriteriet "Strategisk match" blev vurderet ud fra følgende delkriterier: - ESG, 33% - KAB Digital Strategi, 67%

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 10,00

Kriterium:

Type: Pris

Beskrivelse : Underkriteriet "Pris" blev vurderet ud fra følgende delkriterier: - Implementering af hovedleverancer, 50% - Drift, 25% - Support, 5% - Licenser, 10% - Timepris for ekstra ydelser, 10%

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 20,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus

Oplysninger om klagefrister : I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4; 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

TED eSender : Mercell Holding ASA

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 161 000 000,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab.

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : 378645-2024

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 161 000 000,00 DKK

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : Kontrakt vedr. Boligadministrationsløsning

Titel : Kontrakt vedrørende Udvikling, Levering, Drift, Vedligehold og Videreudvikling af en Boligadministrationsløsning

Dato for indgåelse af kontrakten : 04/07/2025

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Tilbud

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : KAB

Registreringsnummer : 56815910

Postadresse : Enghavevej 81

By : København SV

Postnummer : 2450

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Anja Piening

E-mail : ap@nplaw.dk

Telefon : +45 51838024

Internetadresse : http://www.kab-bolig.dk/

Denne organisations roller :

Køber

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 72405600

Fax : +45 33307799

Internetadresse : http://www.naevneneshus.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Fax : +45 41715100

Internetadresse : http://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab.

Registreringsnummer : 33963556

Postadresse : Weidekampsgade 6

By : København S

Postnummer : 2300

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )

Land : Danmark

Enhed : Thomas Peter Møllnitz

E-mail : tmoellnitz@deloitte.dk

Telefon : 93800718

Fax : 93800718

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

Bekendtgørelsens ID : 5d92a9a5-0f90-4a90-bb03-bb727012b813 - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 07/07/2025 04:56:07 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 07/07/2025 04:56:07 (UTC) vesteuropæisk tid, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 443254-2025

EUT-S-nummer : 128/2025

Offentliggørelsesdato : 08/07/2025

{{ visitor.person.name }}

Fakta om udbudet

Udbud af kontrakt om levering af boligadministrationsplatform

KAB

Send til en kollega