Udbud af Leveringskontrakt vedrørende implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service

1.1.

Køber

Officielt navn : Aarhus Kommune

E-mail : camf@aarhus.dk

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2.1.

Procedure

Titel : Udbud af Leveringskontrakt vedrørende implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service

Beskrivelse : Aarhus Kommune udbyder en Leveringskontrakt af implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service, der kan håndtere 500.000-700.000 enkelttransporter årligt, cirka 3.000 dagligt. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II. Aarhus Kommune har til hensigt, at indgå Leveringskontrakt med én leverandør.

Identifikator for proceduren : c00e1647-5e49-48cf-b876-3db2f6f8e9b0

Tidligere bekendtgørelse : 250746-2025

Intern ID : 462328

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72211000 Programmeringsservice i forbindelse med systemer og brugerprogrammel

2.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 13 000 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Aarhus Kommune har valgt udbudsproceduren udbud med forhandling, da ordregiverens behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra a, idet der er tale om et system, som skal tilpasses til ordregivers konkrete behov og integreres i ordregivers tekniske infrastruktur. Herunder skal systemet tilpasses ordregivers samarbejde med en række leverandører, som ordregiver skal interagere med gennem systemet. Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om indledende og eventuelle reviderede tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Dialogen skal sikre bedst mulig opfyldelse af ordregivers behov, understøtte en effektiv og god konkurrence om Leveringskontrakten og reducere misforståelser og fejl. Tilbudsgiverne kan ligeledes komme med forslag til ændringer af udbudsmaterialet. Såfremt forhandlingsforløbet ændres ift. det forventede, orienteres samtlige tilbudsgivere herom med angivelse af det reviderede forløb for forhandlingerne. Leverandørens omkostninger forbundet med deltagelse i forhandlingsrunde(n/r) er Aarhus Kommune uvedkommende. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelserne. Ordregiver skal udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Udbud af Leveringskontrakt vedrørende implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service

Beskrivelse : Aarhus Kommune udbyder en Leveringskontrakt af implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service, der kan håndtere 500.000-700.000 enkelttransporter årligt, cirka 3.000 dagligt. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II. Aarhus Kommune har til hensigt, at indgå kontrakt med én leverandør.

Intern ID : 462328

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72211000 Programmeringsservice i forbindelse med systemer og brugerprogrammel

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Leveringskontrakten træder i kraft, når den er underskrevet af begge Parter (forventeligt oktober) og ophører uden varsel 8 år efter Overtagelsesdagen, medmindre Aarhus Kommune forlænger Leveringskontrakten. Aarhus Kommune kan forlænge Leveringskontraktens maksimalt to gange. Hver forlængelse kan være op til 12 måneder. Den samlede forlængelse kan således maksimalt udgøre 24 måneder i alt. Forlængelse meddeles Leverandøren med et Skriftligt varsel på mindst 6 måneder før Leveringskontraktens ophør.

5.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Varighed : 8 År

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 13 000 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : Disse prækvalifikations- og udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til ansøgere, som ønsker at komme i betragtning som leverandør til Aarhus Kommune inden for området: Implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service. Den udbudte opgave er ikke opdelt i delkontrakter pga. opgavens karakter og tekniske kompleksitet samt de enkelte ydelsers sammenhæng, hvor det er væsentligt, at én leverandør har ansvar for kontraktens opfyldelse. Derudover er det Ordregivers vurdering, at der opnås tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvis opgaven udføres af én leverandør. Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, jf. pkt. 6.1, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele Leveringskontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et. Herudover skal tilbudsgiver fremlægge en underskrevet tro og love-erklæring om, at tilbudsgiver ikke er en økonomisk aktør omfattet af forbuddet i artikel 5k i forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger (herefter ”sanktionsforordningen”), der destabiliserer situationen i Ukraine. Først når ordregiver har indhentet fornøden dokumentation, træffer ordregiver beslutning om tildeling af Leveringskontrakten. Hvis tilbuddet er afgivet af en sammenslutning af virksomheder, skal ovenstående dokumentation for oplysninger i ESPD’et fremlægges af alle virksomheder, som indgår i tilbuddet, dvs. også af alle virksomheder som er en del af sammenslutningen. Tro og love-erklæringen skal også fremlægges af alle virksomheder, som indgår i en sammen-slutning af virksomheder. Ovenstående dokumentation skal dog ikke indhentes, hvis ordregiver undtagelsesvist har indhentet dokumentation tidligere, jf. udbudslovens § 151, stk. 2. Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra de ansøgere, som Aarhus Kommune forventer at prækvalificere. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester. Serviceattesten kan afleveres sammen med ansøgningen, såfremt ansøger ønsker dette. Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattesten. Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fem år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeattest. I praksis kan ansøger indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Såfremt ansøgningen er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis ansøgers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153. Såfremt ansøgningen er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153. Ansøger skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser: • Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed • Afgivet for en notar • Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Funktionalitet og brugervenlighed

Beskrivelse : Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala. Hvad angår underkriteriet ”Funktionalitet og brugervenlighed” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala. Ved evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte opfylder ordregivers behov som beskrevet i: • use cases fastsat i bilag 3. • optioner fastsat i bilag 3.3 Som grundlag for evalueringen af ”Funktionalitet og brugervenlighed” skal tilbudsgiver udfylde bilag 3.i. Ved evalueringen tillægges use cases større betydning end optioner.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 30,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Implementering af servicen

Beskrivelse : Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Implementering af servicen” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala. Hvad angår underkriteriet ”Implementering af servicen” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala. Ved evalueringen af ”Implementering af servicen” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende: • Tidspunktet for Overtagelsesdagen er så tidligt som muligt. • Tilbudsgivers beskrevne plan for implementering sandsynliggør, at tilbudsgiver kan gennemføre en succesfuld implementering til den nye service. • Tilbudsgivers fastsatte milepæle og tilknyttede aktiviteter er relevante. • De fastsatte tidsrammer og ressourcer for implementeringsplanen er realistiske i forhold til projektets omfang. • Tilbudsgivers tilbudte forslag til metoder og værktøjer vurderes egnede i forhold til opgaveløsningen og udførelse af implementeringsplanen. • Tilbudsgivers plan for test og prøver i implementeringen omfatter tilstrækkelige testcases for at sikre, at servicen er fyldestgørende implementeret hos Kunden. Som grundlag for evalueringen af ”Implementering af servicen” skal tilbudsgiver udfylde bilag 6.i. Ved evalueringen tillægges tidspunktet for Overtagelsesdagen samlet set større betydning end de øvrige anførte punkter.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 20,00

Kriterium:

Type: Kvalitet

Navn : Organisation og samarbejde

Beskrivelse : Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Organisation og samarbejde” anvendes en model, der udmønter evalueringen i ét point. Der gives således et point fra 0-10 på ovennævnte skala. Hvad angår underkriteriet ”Organisation og samarbejde” evalueres tilbud i forhold til en absolut standard, jf. ovennævnte skala. Ved evalueringen af ”Organisation og samarbejde” vægtes det positivt, i hvilket omfang det tilbudte lever op til følgende: Samarbejde: • Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde er tilpasset og egnet til løsning af aktiviteterne i de relevante styringsgrupper. • Tilbudsgivers beskrivelse af organisation og samarbejde sandsynliggør, at der ikke vil ske et uforholdsmæssigt stort træk på Kundens ressourcer i forhold til fx mødeafholdelse, krav til Kundens dokumentation af fejl samt øvrige forudsætninger for Kundens medvirken. Fejlhåndtering: • Tilbudsgivers tilgang til håndtering og udbedring af fejl understøtter Kundens behov for hurtig genoprettelse af adgang til servicen med mindst mulig forstyrrelse af Kundens forretning. • Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til incident management, hvor det er nemt og hurtigt at identificere en given fejls status for afhjælpning og prioritering. • Tilbudsgiver har beskrevet en effektiv proces til support management, hvor supportanmodninger bliver overvåget og evalueret. • Tilbudsgivers rapportering skaber overblik og giver fuldstændigt billede af servicens løbende tilstand og overholdelse af servicemål. Som grundlag for evalueringen af ”Organisation og samarbejde” skal tilbudsgiver udfylde bilag 1.i.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 10,00

Kriterium:

Type: Pris

Navn : Pris

Beskrivelse : Til brug for ordregivers evaluering i forhold til underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær pointmodel, hvor tilbud med den laveste evalueringstekniske pris, får tildelt 10 point, og hvor der gives 0 point ved laveste evalueringstekniske pris + 100 pct. Point for hvert tilbud udregnes efter følgende formel: Point = højeste point i skalaen – ((højeste point i skalaen – laveste point i skalaen) / 100 pct.) * (tilbuddets evalueringstekniske pris – laveste evalueringstekniske pris) /laveste evalueringstekniske pris. Såfremt et eller flere tilbud ligger uden for spændet laveste evalueringstekniske pris + 100 pct., vil spændet blive udvidet med 10 procentpoint, indtil alle tilbud kan rummes inden for prisspændet. Som grundlag for evalueringen af ”Pris” skal tilbudsgiver udfylde bilag 4.i, hvori den evalueringstekniske pris fremgår i celle E17 på fanen ”Opsummering”. I det tilfælde, at der er en Option, som tilbudsgiver ikke kan opfylde, vil Ordregiver evalueringsteknisk korrigere med den dyreste pris blandt øvrige modtagne tilbud for den aktuelle Option, hvorefter en sammenligning af tilbuddene kan færdiggøres.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (procentdel, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 40,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Oplysninger om klagefrister : Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Aarhus Kommune

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Aarhus Kommune

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 18 612 946,80 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Optiruns ApS

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : 99266

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 18 612 946,80 DKK

Koncessionsværdi:

Tilbuddet er et alternativt tilbud : nej

Underentreprise : Nej

Kontraktoplysninger:

Identifikator for kontrakten : 99266

Titel : Udbud af Leveringskontrakt vedrørende implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service

Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 16/09/2025

Dato for indgåelse af kontrakten : 06/10/2025

6.1.4.

Statistiske oplysninger :

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Tilbud

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

Type modtagne indgivelser : Tilbud fra mikrovirksomheder samt små eller mellemstore virksomheder

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0

Type modtagne indgivelser : Tilbud fra tilbudsgivere, der er registreret i andre EØS-lande end købers land

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0

Type modtagne indgivelser : Tilbud fra tilbudsgivere, der er registreret i lande uden for EØS

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0

Type modtagne indgivelser : Tilbud, der er indgivet ad elektronisk vej

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aarhus Kommune

Registreringsnummer : 55133018

Postadresse : Rådhuspladsen 2

By : Aarhus C

Postnummer : 8000

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Enhed : Camilla Merkistein Frederiksen

E-mail : camf@aarhus.dk

Telefon : +45 89402000

Internetadresse : https://www.aarhus.dk

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

8.1.

ORG-1000

Officielt navn : Comdia ApS

Registreringsnummer : 33501404

Postadresse : Lindvedvej 73

By : Odense S

Postnummer : 5260

Landsdel (NUTS) : Fyn ( DK031 )

Land : Danmark

E-mail : support@comdia.com

Telefon : +45 7199 3672

Internetadresse : https://www.comdia.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

8.1.

ORG-1001

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 7240 5600

Internetadresse : http://www.klfu.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-1002

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 4171 5000

Internetadresse : https://www.kfst.dk/

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

Organisation med ansvar for mægling

8.1.

ORG-1003

Officielt navn : Optiruns ApS

Den økonomiske operatørs størrelse : Mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed

Registreringsnummer : 44748991

Postadresse : Søndre Landevej 201

By : Sydals

Postnummer : 6470

Landsdel (NUTS) : Sydjylland ( DK032 )

Land : Danmark

E-mail : lars.dybdahl@optiruns.dk

Telefon : 70608060

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

Bekendtgørelsens ID : 9f1b3d3a-f587-4e25-b7ef-7972a416049a - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 07/10/2025 14:45:34 (UTC+2) østeuropæisk tid, centraleuropæisk sommertid

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 658004-2025

EUT-S-nummer : 193/2025

Offentliggørelsesdato : 08/10/2025

Fakta om udbudet

Udbud af Leveringskontrakt vedrørende implementering, drift og vedligeholdelse af et kørselssystem som en service

Aarhus Kommune