Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud

1.1.

Køber

Officielt navn : GULDBORGSUND KOMMUNE

E-mail : pjar@guldborgsund.dk

Køberens retlige status : Lokal myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2.1.

Procedure

Titel : Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud

Beskrivelse : Guldborgsund kommune, Danmarks sydligste landdistriktskommune, med ca. 60.000 indbyggere på et areal på ca. 90.000 hektar som omfatter lange kyststrækninger, skove og mange landsbyer og købstæder fordelt ud over hele kommunen. I kommunen er der flere foreningshuse, 16 haller og 3 svømmehaller, samt 5 kunstgræsbaner som dagligt benyttes af vores mange foreninger, hvor der i dag er registreret ca. 285 folkeoplysende foreninger og aftenskoler, samt ca. 430 øvrige foreninger. Guldborgsund Kommune udbyder én samlet Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud i Guldborgsund Kommune. Guldborgsund Kommune har derfor behov for en ny digital og fuldt funktionsdygtig løsning til håndtering af kommunens foreninger, tilskudshåndtering, samt booking og håndtering af kommunens faciliteter. Den nye løsning skal sikre, at de primære brugere, som er foreningerne i kommunen, kun har én indgang ind til kommunen ift. kommunikation med kommunen om tilskud og faciliteter. Løsningen skal samtidig være nem og intuitiv at anvende for brugerne, også for ældre borgere, som udgør en stor andel af brugerne. Med en ny løsning vil Guldborgsund Kommune gøre det mere enkelt for brugerne at ansøge om tilskud jf. Folkeoplysningsloven, samt ansøge om brug af kommunens faciliteter til deres aktiviteter. Løsningen skal samtidig være med til at gøre sagsbehandlingen mere enkel for kommunens administrative medarbejdere, f.eks. via integrationer til kommunens økonomisystem. Derudover skal løsningen også omfatte, at kommunale medarbejdere kan booke faciliteter via Outlook. Løsningen skal desuden kunne håndtere arrangementer med tilmelding, f.eks. når kommunen indbyder til temamøder, eller der udbydes aktiviteter til Aktiv Sommer for kommunens børn. En ny løsning skal samle og styre alle kommunens faciliteter i ét system, så både intern og ekstern registrering er samlet ét sted.

Identifikator for proceduren : 4023fd06-b722-4917-9400-6f2d1a0a01c9

Tidligere bekendtgørelse : 2afcf28e-f45e-4dc7-bec3-c360ac0a83bf-01

Intern ID : 25-011298

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling/indkaldelse af tilbud med forudgående offentliggørelse

Proceduren er en hasteprocedure : nej

Hovedpunkterne i proceduren : Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til § 61, stk. 1 i udbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 116 af 3. februar 2025, idet Ordregiver har vurderet, at betingelserne for at anvende udbudsproceduren ”udbud med forhandling” er opfyldt. Ordregivers vurdering er baseret på, at kontrakten indeholder krav med indbygget kompleksitet og eventuelt behov for tilpasning af allerede tilgængelige standardløsninger, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra a og b. Kontrakten skal omfatte forskelligartede enheder i kommunen, hvilket kan kræve tilpasning af tilbuddene til kontraktens særlige omstændigheder, hvilket indebærer at kontrakten ikke vurderes at kunne tildeles uden forudgående forhandling, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, litra c.

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72200000 Programmering af software og konsulentvirksomhed, 72240000 Systemanalyse og programmering, 72250000 System- og supporttjenester, 72253000 Help-desk og støttetjenester, 72253200 Systemsupport, 72254000 Programmeltestning, 72260000 Programmelrelaterede tjenester, 72268000 Levering af programmel, 72310000 Databehandling, 72400000 Internettjenester, 72416000 Applikationsudbydere, 72510000 Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater, 72590000 Professionel servicevirksomhed i forbindelse med edb

2.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Parkvej 37

By : Nykøbing F

Postnummer : 4800

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

2.1.3.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 1 700 000,00 DKK

2.1.4.

Generelle oplysninger

Indkaldelse af tilbud er afsluttet

Yderligere oplysninger : Rådets forordning: Ordregiver skal i medfør af Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om restriktive foranstaltninger overfor Rusland, der er udstedt på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, udelukke følgende typer af Ansøgere fra deltagelse i udbudsprocedure, idet Ordregiver ikke må tildele Kontrakten til disse: • Russiske statsborgere, virksomheder eller andre juridiske personer, som er etableret i Rusland • Ikke-russiske juridiske personer, som (direkte eller indirekte) ejes med mere end 50% af en russisk statsborger eller virksomhed • Ikke-russiske virksomheder, som handler på vegne af en russisk statsborger eller virksomhed. Ansøger skal afgive Tro- og love erklæring om, at Ansøger ikke er omfattet af de pågældende restriktive foranstaltninger. Prækvalifikation: Ordregiver vil prækvalificere det neden for angivne antal Tilbudsgivere: 1) Forventet mindste antal prækvalificerede Tilbudsgivere: Tre (3) 2) Største antal prækvalificerede Tilbudsgivere: Tre (3) Vedståelsesfrist: Tilbuddet er bindende i seks (6) måneder fra udløbet af fristen for aflevering af endeligt tilbud. Hvis der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse om, at en eventuel klage over det gennemførte udbud tillægges opsættende virkning, vil Ordregiver kunne forlænge vedståelsesfristen med yderligere seks (6) måneder ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud

Beskrivelse : Guldborgsund kommune, Danmarks sydligste landdistriktskommune, med ca. 60.000 indbyggere på et areal på ca. 90.000 hektar som omfatter lange kyststrækninger, skove og mange landsbyer og købstæder fordelt ud over hele kommunen. I kommunen er der flere foreningshuse, 16 haller og 3 svømmehaller, samt 5 kunstgræsbaner som dagligt benyttes af vores mange foreninger, hvor der i dag er registreret ca. 285 folkeoplysende foreninger og aftenskoler, samt ca. 430 øvrige foreninger. Guldborgsund Kommune udbyder én samlet Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud i Guldborgsund Kommune. Guldborgsund Kommune har derfor behov for en ny digital og fuldt funktionsdygtig løsning til håndtering af kommunens foreninger, tilskudshåndtering, samt booking og håndtering af kommunens faciliteter. Den nye løsning skal sikre, at de primære brugere, som er foreningerne i kommunen, kun har én indgang ind til kommunen ift. kommunikation med kommunen om tilskud og faciliteter. Løsningen skal samtidig være nem og intuitiv at anvende for brugerne, også for ældre borgere, som udgør en stor andel af brugerne. Med en ny løsning vil Guldborgsund Kommune gøre det mere enkelt for brugerne at ansøge om tilskud jf. Folkeoplysningsloven, samt ansøge om brug af kommunens faciliteter til deres aktiviteter. Løsningen skal samtidig være med til at gøre sagsbehandlingen mere enkel for kommunens administrative medarbejdere, f.eks. via integrationer til kommunens økonomisystem. Derudover skal løsningen også omfatte, at kommunale medarbejdere kan booke faciliteter via Outlook. Løsningen skal desuden kunne håndtere arrangementer med tilmelding, f.eks. når kommunen indbyder til temamøder, eller der udbydes aktiviteter til Aktiv Sommer for kommunens børn. En ny løsning skal samle og styre alle kommunens faciliteter i ét system, så både intern og ekstern registrering er samlet ét sted.

Intern ID : 25-011298

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser

Primær klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Supplerende klassifikation ( cpv ): 72200000 Programmering af software og konsulentvirksomhed, 72240000 Systemanalyse og programmering, 72250000 System- og supporttjenester, 72253000 Help-desk og støttetjenester, 72253200 Systemsupport, 72254000 Programmeltestning, 72260000 Programmelrelaterede tjenester, 72268000 Levering af programmel, 72310000 Databehandling, 72400000 Internettjenester, 72416000 Applikationsudbydere, 72510000 Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater, 72590000 Professionel servicevirksomhed i forbindelse med edb

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Ordregiver kan forlænge kontrakten med op til to gange et år på uændrede vilkår.

5.1.2.

Udførelsessted

Postadresse : Parkvej 37

By : Nykøbing F

Postnummer : 4800

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Startdato : 01/01/2026

Varigheds slutdato : 31/12/2028

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 2

Yderligere oplysninger om fornyelser : Ordregiver vil kunne forlænge kontrakten med to gange ét år.

5.1.5.

Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 1 700 000,00 DKK

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

Yderligere oplysninger : Rådets forordning: Ordregiver skal i medfør af Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om restriktive foranstaltninger overfor Rusland, der er udstedt på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, udelukke følgende typer af Ansøgere fra deltagelse i udbudsprocedure, idet Ordregiver ikke må tildele Kontrakten til disse: • Russiske statsborgere, virksomheder eller andre juridiske personer, som er etableret i Rusland • Ikke-russiske juridiske personer, som (direkte eller indirekte) ejes med mere end 50% af en russisk statsborger eller virksomhed • Ikke-russiske virksomheder, som handler på vegne af en russisk statsborger eller virksomhed. Ansøger skal afgive Tro- og love erklæring om, at Ansøger ikke er omfattet af de pågældende restriktive foranstaltninger. Prækvalifikation: Ordregiver vil prækvalificere det neden for angivne antal Tilbudsgivere: 1) Forventet mindste antal prækvalificerede Tilbudsgivere: Tre (3) 2) Største antal prækvalificerede Tilbudsgivere: Tre (3) Vedståelsesfrist: Tilbuddet er bindende i seks (6) måneder fra udløbet af fristen for aflevering af endeligt tilbud. Hvis der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse om, at en eventuel klage over det gennemførte udbud tillægges opsættende virkning, vil Ordregiver kunne forlænge vedståelsesfristen med yderligere seks (6) måneder ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson.

5.1.7.

Strategiske udbud

Grønne udbudskriterier : Ingen kriterier for grønne offentlige udbud

5.1.10.

Tildelingskriterier

Kriterium :

Type: Pris

Navn : Pris 35%

Beskrivelse : De af tilbudsgiver afgivne priser i indgår med den evalueringstekniske pris i evalueringen. Beregning af point for den evalueringstekniske pris foretages ved, at delkriteriet omregnes til point ud fra en lineær model. Omregningen vil ske ved, at laveste evalueringstekniske pris sættes til 80 point. Prisen, der gives færrest point for, udregnes ved at tage laveste evalueringstekniske pris og tillægge 50 %. Imellem disse to priser tegnes en lige linje. De øvrige indkomne evalueringstekniske priser gives point ud fra, hvor på linjen de ligger.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (pointantal, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 35,00

Kriterium :

Type: Kvalitet

Navn : Kvalitet 65%

Beskrivelse : Ved evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” vil Ordregiver lægge vægt på hvorvidt og i hvilket omfang, Tilbudsgiver opfylder Ordregivers evalueringskrav. Underkriteriet ”Kvalitet” vurderes på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af de anførte krav. Ordregiver tildeler point i forhold til, i hvor stort omfang kravet vurderes opfyldt.

Kategori for tildelingskriteriet vægt: Vægtning (pointantal, præcis)

Tildelingskriterium talværdi : 65,00

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

Elektronisk auktion : nej

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : GULDBORGSUND KOMMUNE

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : GULDBORGSUND KOMMUNE

Organisation, der udfører betalingen : GULDBORGSUND KOMMUNE

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 1 255 228,00 DKK

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Status for udvælgelse af vinder : Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : Winkas A/S

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud - Tilbud

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Værdien af tilbuddet : 2 181 580,00 DKK

Tilbuddet blev rangordnet : nej

Tilbuddet er et alternativt tilbud : nej

Underentreprise : Nej

Kontraktoplysninger :

Identifikator for kontrakten : Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud - Tilbud

Titel : Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud

Dato for indgåelse af kontrakten : 20/08/2025

6.1.4.

Statistiske oplysninger

Resumé af de klager som køberen har modtaget :

Antal klagere : 0

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :

Type modtagne indgivelser : Ansøgning om deltagelse

Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 2

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : GULDBORGSUND KOMMUNE

Registreringsnummer : 2918 8599

Postadresse : PARKVEJ 37

By : Nykøbing Falster

Postnummer : 4800

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

Enhed : Pia Jeanne Arildsen

E-mail : pjar@guldborgsund.dk

Telefon : +45 54731000

Internetadresse : https://WWW.GULDBORGSUND.DK

Køberprofil : https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/65802

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten

Organisation, der udfører betalingen

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 35291000

Internetadresse : https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 41715000

Internetadresse : http://www.kfst.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for mægling

8.1.

ORG-0004

Officielt navn : Winkas A/S

Den økonomiske operatørs størrelse : Mikrovirksomhed

Registreringsnummer : 34083584

Postadresse : Innovations alle 3

By : Vejle

Postnummer : 7100

Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )

Land : Danmark

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1.

ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA

Registreringsnummer : 980921565

Postadresse : Askekroken 11

By : Oslo

Postnummer : 0277

Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )

Land : Norge

Enhed : eSender

E-mail : publication@mercell.com

Telefon : +47 21018800

Fax : +47 21018801

Internetadresse : http://mercell.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

Udgave af den foregående bekendtgørelse, der skal ændres : 19c38b64-40bd-4d70-a288-9a97544af53d-02

Hovedårsagen til ændringen : Ajourførte oplysninger

Beskrivelse : Tilrettede oplysninger om vinder af udbuddet fra KMD A/S til Winkas A/S.

10.1.

Ændring

Afsnitsidentifikator : ORG-0004

Beskrivelse af ændringer : Winkas tilføjet

10.1.

Ændring

Afsnitsidentifikator : CON-0001

Beskrivelse af ændringer : Ændring af navn på udbuds id'et.

10.1.

Ændring

Afsnitsidentifikator : RESULT

Bekendtgørelsens ID : 44844bd4-edfa-4f2c-96f2-47d7f2710f28 - 01

Formulartype : Resultater

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen

Bekendtgørelsesundertype : 29

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 24/10/2025 09:53:14 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT

Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 24/10/2025 09:53:46 (UTC+00:00) vesteuropæisk tid, GMT

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 708660-2025

EUT-S-nummer : 206/2025

Offentliggørelsesdato : 27/10/2025

Fakta om udbudet

Kontrakt om levering og drift af digital løsning til håndtering af faciliteter og tilskud

GULDBORGSUND KOMMUNE