Budgetopfølgningssystem

1.1.

Køber

Officielt navn : Aalborg kommune

E-mail : rmm@aalborg.dk

Køberens retlige status : Regional myndighed

Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2.1.

Procedure

Titel : Budgetopfølgningssystem

Beskrivelse : Aalborg Kommune har til hensigt at tildele en kontrakt til KMD A/S (kontakt@kmd.dk) vedrørende levering af et budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af grundig undersøgelse af markedet for denne type system samt intern behovsafdækning i Aalborg Kommune. Af markedsundersøgelsen fandtes det at markedet er særdeles begrænset og der reelt kun findes få leverandører, der tilbyder budgetopfølgningssystemer. Dette marked begrænses yderligere, da Aalborg Kommune ikke ønsker at indgå i udviklingsprojekter, men vil have et system som er færdigudviklet og afprøvet i andre kommuner. Det er et krav at systemet skal kunne integreres med kommunens eksisterende økonomisystem og lønsystem. Herudover er der krav til brugergrænseflade, sikkerhed, rapportering samt funktionelle krav, som ikke vurderes opfyldt af øvrige leverandører på markedet. Det er dermed Aalborg Kommunes vurdering, at det på nuværende tidspunkt kun er KMD A/S, der kan levere en løsning, der opfylder kommunens behov i forhold til et budgetopfølgningssystem. På grund af den manglende konkurrence på markedet finder udbudslovens § 80, stk. 3 anvendelse og Aalborg Kommune kan indgå kontrakt på baggrund af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Aalborg Kommune afholder i forbindelse med nærværende bekendtgørelse en frivillig standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, førend kontrakten kan underskrives. Herefter vil Aalborg Kommune offentliggøre en bekendtgørelse om indgået kontrakt. Aalborg Kommune opfordrer evt. leverandører der måtte finde kommunens beslutning uberettiget til at henvende sig til Line Jessen i standstill-perioden på e-mail: line.jessen@aalborg.dk

Identifikator for proceduren : 7e42baf9-1765-4dac-92f6-a4445f68ce58

Intern ID : 602816

Udbudsprocedure : Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse

2.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Varer

Primær klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

2.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Nordjylland ( DK050 )

Land : Danmark

2.1.4.

Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Krav til budgetopfølgningssystem Idriftssættelse: Budgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftssættelse 1. januar 2026 med implementeringsaktiviteter og undervisning ultimo 2025, med historiske data for 2024 og 2025, samt budgetter, disponeringer og simuleringer for 2026. Aalborg Kommune ønsker derfor ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem. Det leverede system skal være inklusiv al hidtidig udviklet funktionalitet. Integration med eksisterende systemer: Systemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomi- og lønsystemer på det kommunale marked. Brugergrænseflade: Systemet skal have en brugervenlig grænseflade, der er let at navigere i for både centrale og decentrale medarbejdere. Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/simuleret forbrug. Grænsefladen skal være på dansk. Rapportering: Systemet skal kunne generere relevante rapporter, og skal kunne levere data til videre bearbejdning i Aalborg Kommunes BI Business Intelligence værktøj (KMD Insight) via et BI univers. Sikkerhed: Systemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring. Adgangskontrol skal være baseret på ”single sign-on” adgangsstyring. Adgangen skal kunne styres ud fra Aalborg Kommunes politiske og/eller administrative hierarki, så den enkelt bruger på en nem måde kan opsættes til et kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar. Systemet skal kunne logge brugernes adgang til systemet. Skalerbarhed: Systemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øgede datamængde. Systemet skal kunne tilpasses ændringer i Aalborg Kommunes organisatoriske struktur, kontoplan og budgetprocesser. Udvikling, support og vedligeholdelse: Leverandøren skal tilbyde support- og vedligeholdelsesaftaler, herunder regelmæssige opdateringer og fejlrettelser, og betaling herfor er inkluderet i den årlige betaling. Support skal være på dansk. Ny funktionalitet i systemet i kontraktperioden stilles til rådighed for Aalborg Kommune, og betaling herfor er inkluderet i den årlige betaling. Funktionelle krav: Systemet skal på en overskuelig måde vise faktisk forbrug og budget fra økonomisystemet, samt et detaljeret lønforbrug, refusioner og simuleringer fra lønsystemet. Systemet skal kunne beregne/simulere forventede refusioner ved sygdom, barsel m.v. på baggrund af faktiske data fra lønsystemet. Det skal være muligt via ”drill down”, at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau og på lønarter, uden at skulle tilgå lønsystemet. Systemet skal kunne vise stamdata fra lønsystemet på hver enkelt medarbejder. Det skal – via links i systemet – være mulig at få vist fakturaer fra økonomisystemet, på en nem og hurtig måde. Resultatet af et faktisk forbrug, simuleringer og disponeringer skal kunne give brugeren et forventet årsregnskab, som de – måned for måned – skal kunne sammenholde med deres forventede forbrug. Alle brugernes indberetninger af egne disponeringer og budgetreguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbillede. Lederne i Aalborg Kommune skal kunne foretage deres ledelsestilsyn i systemet- både hvad angår budgetopfølgning, stikprøvekontrol og personalerelaterede kontroller. Der skal være mulighed for at indsætte relevante links til rapporter fra ledelsestilsynsbilledet. Ledelsestilsynsbilledet skal understøtte en dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe. Systemet skal automatisk kunne udvælge bilag til en stikprøvekontrol i ledelsestilsynet, og systemet skal understøtte en central opfølgning på ledernes kontroller. Systemet skal understøtte en dialog mellem de decentrale enheder og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og budgetreguleringer, som indberettes i systemet. Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen. Det forventede årsregnskab skal kunne udlæses i et regneark til brug for indlæsning i kommunens økonomisystem.

Retsgrundlag :

Direktiv 2014/24/EU

5.1.

Delkontrakt : LOT-0000

Titel : Budgetopfølgningssystem

Beskrivelse : Aalborg Kommune har til hensigt at tildele en kontrakt til KMD A/S (kontakt@kmd.dk) vedrørende levering af et budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af grundig undersøgelse af markedet for denne type system samt intern behovsafdækning i Aalborg Kommune. Af markedsundersøgelsen fandtes det at markedet er særdeles begrænset og der reelt kun findes få leverandører, der tilbyder budgetopfølgningssystemer. Dette marked begrænses yderligere, da Aalborg Kommune ikke ønsker at indgå i udviklingsprojekter, men vil have et system som er færdigudviklet og afprøvet i andre kommuner. Det er et krav at systemet skal kunne integreres med kommunens eksisterende økonomisystem og lønsystem. Herudover er der krav til brugergrænseflade, sikkerhed, rapportering samt funktionelle krav, som ikke vurderes opfyldt af øvrige leverandører på markedet. Det er dermed Aalborg Kommunes vurdering, at det på nuværende tidspunkt kun er KMD A/S, der kan levere en løsning, der opfylder kommunens behov i forhold til et budgetopfølgningssystem. På grund af den manglende konkurrence på markedet finder udbudslovens § 80, stk. 3 anvendelse og Aalborg Kommune kan indgå kontrakt på baggrund af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Aalborg Kommune afholder i forbindelse med nærværende bekendtgørelse en frivillig standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, førend kontrakten kan underskrives. Herefter vil Aalborg Kommune offentliggøre en bekendtgørelse om indgået kontrakt. Aalborg Kommune opfordrer evt. leverandører der måtte finde kommunens beslutning uberettiget til at henvende sig til Line Jessen i standstill-perioden på e-mail: line.jessen@aalborg.dk

Intern ID : 602816

5.1.1.

Formål

Kontraktens hovedformål : Varer

Primær klassifikation ( cpv ): 48812000 Økonomi-informationssystemer

Valgmuligheder :

Beskrivelse af optioner : Mulighed for forlængelse af kontrakten med 12 mdr.

5.1.2.

Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Nordjylland ( DK050 )

Land : Danmark

5.1.3.

Anslået varighed

Startdato : 01/01/2026

Varighed : 4 År

5.1.4.

Fornyelse

Højeste antal fornyelser : 1

5.1.6.

Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

5.1.15.

Teknikker

Rammeaftale :

Ingen rammeaftale

Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :

Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16.

Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud

Oplysninger om klagefrister : Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 3. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Aalborg kommune

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Direkte tildeling :

Begrundelse for direkte tildeling : Kontrakten kan kun tildeles af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager

Anden begrundelse : Af markedsundersøgelsen fandtes det at markedet er særdeles begrænset og der reelt kun findes få leverandører, der tilbyder budgetopfølgningssystemer. Dette marked begrænses yderligere, da Aalborg Kommune ikke ønsker at indgå i udviklingsprojekter, men vil have et system som er færdigudviklet og afprøvet i andre kommuner. Det et krav at systemet skal kunne integreres med kommunens eksisterende økonomisystem og lønsystem. Herudover er der krav til brugergrænseflade, sikkerhed, rapportering samt funktionelle krav, som ikke vurderes opfyldt af øvrige leverandører på markedet.

6.1.

Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

6.1.2.

Oplysninger om vinderne

Vinder :

Officielt navn : KMD A/S

Tilbud :

Tilbud – Identifikator : 104738

ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000

Underentreprise : Nej

Kontraktoplysninger :

Identifikator for kontrakten : 104738

Titel : Budgetopfølgningssystem / KMD A/S

8.1.

ORG-0001

Officielt navn : Aalborg kommune

Registreringsnummer : 29189420

Postadresse : Boulevarden 13

By : Aalborg

Postnummer : 9000

Landsdel (NUTS) : Nordjylland ( DK050 )

Land : Danmark

Enhed : Rebekka Mary Møller

E-mail : rmm@aalborg.dk

Telefon : 99314567

Internetadresse : https://www.aalborg.dk

Denne organisations roller :

Køber

Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren

8.1.

ORG-1000

Officielt navn : Comdia ApS

Registreringsnummer : 33501404

Postadresse : Lindvedvej 73

By : Odense S

Postnummer : 5260

Landsdel (NUTS) : Fyn ( DK031 )

Land : Danmark

E-mail : support@comdia.com

Telefon : +45 7199 3672

Internetadresse : https://www.comdia.com/

Denne organisations roller :

TED eSender

8.1.

ORG-1001

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud

Registreringsnummer : 37795526

Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2

By : Viborg

Postnummer : 8800

Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )

Land : Danmark

E-mail : klfu@naevneneshus.dk

Telefon : +45 7240 5600

Internetadresse : http://www.klfu.dk

Denne organisations roller :

Organisation med ansvar for klager

8.1.

ORG-1002

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen

Registreringsnummer : 10294819

Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35

By : Valby

Postnummer : 2500

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

E-mail : kfst@kfst.dk

Telefon : +45 4171 5000

Internetadresse : https://www.kfst.dk/

Denne organisations roller :

Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1.

ORG-0002

Officielt navn : KMD A/S

Registreringsnummer : 26911745

Postadresse : Lautrupparken 40

By : Ballerup

Postnummer : 2750

Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )

Land : Danmark

E-mail : sjl@kmd.dk

Telefon : +4561913642

Denne organisations roller :

Tilbudsgiver

Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

Bekendtgørelsens ID : 65a60651-2b33-44cd-8bb9-66f1bfb73ba7 - 01

Formulartype : Forudgående underretning om direkte tildeling

Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

Bekendtgørelsesundertype : 25

Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 13/11/2025 15:22:01 (UTC+01:00) centraleuropæisk tid, vesteuropæisk sommertid

Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

Bekendtgørelsesnummer : 754786-2025

EUT-S-nummer : 220/2025

Offentliggørelsesdato : 14/11/2025

Fakta om udbudet

Budgetopfølgningssystem

Aalborg kommune