Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.politi.dk

Udbud af kontrakt vedrørende support, vedligehold og videreudvikling af Rigspolitiets POLKON system

Kontrakten vedrører support, vedligeholdelse og videreudvikling af Rigspolitiets POLKON system.

POLKON er en forkortelse for POLititets KONtrolsystem og er et søgeværktøj.

POLKON benyttes af Kunden til grænsekontrol og generelt politiarbejde. POLKON foretager kontrol af gyldigheden og validiteten af rejsedokumenter som Pas og Visa og kontrollerer også, om en given person er efterlyst nationalt eller internationalt. POLKON rummer endvidere mulighed for at kontrollere fingeraftryk ved tvivl om en rejsendes identitet.

POLKON bruges desuden til kontrol af validiteten og gyldigheden af fysiske genstandes transportdokumenter, herunder både, køretøjer m.v.

POLKON er udviklet specifikt til Kundens brug og Kunden har ejerskabet af kildekoden til POLKON. Kunden drifter selv POLKON men har behov for at få udført Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af POLKON. Rigspolitiet varetager dog selv brugersupport af POLKON systemet.

Kontrakten vedrører support, vedligeholdelse og videreudvikling af Rigspolitiets POLKON system.

POLKON er en forkortelse for POLititets KONtrolsystem og er et søgeværktøj.

POLKON benyttes af Kunden til grænsekontrol og generelt politiarbejde. POLKON foretager kontrol af gyldigheden og validiteten af rejsedokumenter som Pas og Visa og kontrollerer også, om en given person er efterlyst nationalt eller internationalt. POLKON rummer endvidere mulighed for at kontrollere fingeraftryk ved tvivl om en rejsendes identitet.

POLKON bruges desuden til kontrol af validiteten og gyldigheden af fysiske genstandes transportdokumenter, herunder både, køretøjer m.v.

POLKON er udviklet specifikt til Kundens brug og Kunden har ejerskabet af kildekoden til POLKON. Kunden drifter selv POLKON men har behov for at få udført Support, Vedligeholdelse og Videreudvikling af POLKON. Rigspolitiet varetager dog selv brugersupport af POLKON systemet.

Løsningen er bygget op af en server- og klient del som udgør selve POLKON systemet. POLKON baserer sig på en række standardplatforme, og der indgår forskelligt standardprogrammel i løsningen. Kernen i POLKON er en modulært opbygget Gateway der sørger for informationsopslag i alle de systemer POLKON integrerer til. POLKON er et opslagsværk som ikke i sig selv er informationslagrende, men rummer oplysninger om alle forespørgsler der foretages i POLKON. POLKON løsningen består af følgende hovedkomponenter:

— POLKON Klienter (GUI),

— Perifere enheder tilsluttet POLKON Klienterne,

— Integrationssoftware til POLKON i form af serverprogrammel,

— Services til understøttelse af POLKON-løsningen,

— Databaseserver med konfigurations- og logdata.

Rigspolitiet har ret til at forlænge aftalen på uændrede vilkår med 2 gange et år.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de bedste og mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4).

Vurderingen sker på baggrund af de oplysninger, som ansøger har anført om sine referencer, jf. punkt III.1.3).

Rigspolitiet ser gerne, at ansøger i sine referencebeskrivelser tydeliggøre sammenligneligheden mellem referencen og dette udbud/den konkrete opgave i forhold til følgende:

a) De omfattede ydelser, jf. afsnit II.1.4);

b) Ordregivers forretningsmæssige behov og karakteristika;

c) Type, hovedfunktionalitet og anvendelse af it-løsningen;

d) Platform, arkitektur og teknologi for it-løsningen.

I vurderingen af ansøgers referencebeskrivelser vil det vægte positivt, såfremt ansøger kan dokumentere erfaring med varetagelse af tilsvarende ydelser for kunder med forretningsmæssige behov og karakteristika, som i al væsentlighed svarer til Rigspolitiets. Det vil ligeledes vægte positivt, at ansøger kan dokumentere erfaringer med:

— Support, vedligeholdelse og videreudvikling af forretningskritiske it-løsninger med høje oppetidskrav,

— Udvikling af applikationer der benytter teknologier som .Net, IIS, Web Services og SQL-server,

— Levering af administrative systemer til offentlige myndigheder.

Sammenfattende beror relevansvurdering på ordregivers samlede skøn over indholdet af ansøgers referencer, herunder også den økonomiske værdi.

Skala for relevans af referencer:

1: Ikke relevant

2: Mindre relevant

3: Relevant

4: Meget relevant

5: Særdeles relevant

Ad pkt. II.1.5) og pkt. II.2.6) bemærkes, at kontrakten i løbet af 48 måneder har en værdi på 2 100 000-3 500 000 DKK. Optioner på forlængelse af kontraktens løbetid anslås til 1 000 000-1 300 000 DKK for hvert års forlængelse. Samlet set skønnes kontrakten inkl. optioner at have en værdi på 2 100 000 -6 100 000 DKK. Opgørelsen er behæftet med stor usikkerhed, men udgør ordregivers bedste skøn på nuværende tidspunkt.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår,

— Ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår, og,

— Ansøgers resultat før skat i de 3 seneste disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Ad omsætning: Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysninger afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moderselskab eller en underleverandør), skal oplysninger ligeledes afgives for disse enheder.

Ad soliditetsgrad: Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som mindstekrav kræves:

Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 10 000 000 DKK i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår samt en soliditetsgrad på minimum 20% i det seneste regnskabsår. Det er desuden et mindstekrav, at ansøger har haft et positivt resultat før skat i mindst 2 ud af de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de 3 seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Der henvises til Rigspolitiets guide til ESPD.

Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 3 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 3 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives mere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra.

Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.1.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3) og hvordan ansøger/tilbudsgiver opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Som mindstekrav kræves mindst 1 sammenlignelig reference. Ved sammenlignelig reference menes, at ansøger opfylder ét eller flere af følgende kriterier:

1) Dokumenteret erfaring med support, vedligeholdelse og videreudvikling af forretningskritiske it-løsninger med høje oppetidskrav;

2) Dokumenterede erfaringer med udvikling af applikationer der benytter teknologier som .Net, IIS, Web Services og SQL-server;

3. Dokumenteret erfaring med levering af administrative systemer til offentlige myndigheder.

Kontrakten indeholder krav om, at relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes til ”HEM”.

Herudover henvises til den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt, herunder navnlig bilag 19 ”Sikkerhed”, bilag 20 ”Samfundsansvar” samt bilag 22 ”Databehandleraftale”.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger/tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt ansøgningen/tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 16.4.2018. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger/tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

— o0o-.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Der henvises til ordregivers guide til ESPD.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-6, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

— o0o-.

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt I.3) bemærkes, at tilhørende underbilag til bilag 02 (Situationsbeskrivelse) er klassificeret. Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 4 og 9 mht. adgang til disse dokumenter.

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk.

Internetadresse:http://www.kfst.dk