Fakta om udbudet

EU-nr
2018/S 127-289540
Offentliggjort
07.07.2018
Udbudstype
Udbud efter forhandling

Udbyder

Direktoratet for Kriminalforsorgen

Udbud med forhandling af kontrakt om Offender Management System til Kriminalforsorgen i Danmark


Direktoratet for Kriminalforsorgen

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Legal Basis:

Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Direktoratet for Kriminalforsorgen
53383211
Strandgade 100
København K
1401
Danmark
Kontaktperson: Kristina Fjellander
E-mail: kontrakterogudbud@kriminalforsorgen.dk
NUTS-kode: DK

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://permalink.mercell.com/81574696.aspx

Internetadresse for køberprofilen: www.kriminalforsorgen.dk

I.2) Information om fælles indkøb
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: https://permalink.mercell.com/81574696.aspx
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: https://permalink.mercell.com/81574696.aspx
I.4) Type ordregivende myndighed
Ministerium eller en anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan, herunder regionale eller lokale afdelinger
I.5) Hovedaktivitet
Offentlig orden og sikkerhed

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Udbud med forhandling af kontrakt om Offender Management System til Kriminalforsorgen i Danmark

II.1.2) Hoved-CPV-kode
72000000
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Kriminalforsorgen har besluttet at udskifte sit nuværende specialudviklede it-system til klientsagsbehandling (KS) med et nyt offender management system (OMS) baseret på et velafprøvet standardsystem med nødvendige tilpasninger. Kriminalforsorgen har tidligere udsendt en forhåndsmeddelelse om udbuddet jf. pkt. IV.2.1 i denne bekendtgørelse. Den udbudte kontrakt omfatter levering af et standard IT-system der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS). Desuden omfatter kontrakten konfigurering og tilpasning, om nødvendigt, kundespecifik udvikling til understøttelse af kundens behov, implementering, inklusiv et pilotforløb, datamigrering af data fra kundens nuværende KS til OMS, uddannelse af brugere, drift, vedligeholdelse, 3rd. line support og videreudvikling, kundespecifikke konsulentopgaver, herunder videreudvikling i form af bl.a. udvikling af ny funktionalitet, nye integrationer, samt ophørsydelser ved kontraktophør.

Tryk her https://permalink.mercell.com/81574696.aspx

II.1.5) Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 200 000 000.00 DKK
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK
Hovedudførelsessted:

DK01 Hovedstaden

II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

1. Baggrund og behovKriminalforsorgens myndighedsopgave er at fuldbyrde straffe og yde resocialiserende indsatser over for kriminalforsorgens klienter. Kriminalforsorgens klienter omfatter personer der er indsat i fængsler, varetægtsfængslede i arresthuse, dømt til afsoning i fodlænke, dømt til samfundstjeneste, idømt en behandlingsdom, på prøveløsladelse eller idømt betingede domme med eller uden tilsyn. Kriminalforsorgens myndighedsområde er Danmark, Grønland og Færøerne.

Kriminalforsorgens fremtidige OMS skal understøtte Kriminalforsorgens myndighedsopgave ved at håndtere alle processer og sagsbehandlinger overfor alle Kriminalforsorgens klienttyper, ligesom OMS også skal understøtte den overordnede administration af kriminalforsorgens matrikler og kapacitet. Processer inkluderer bl.a. anmeldelse til dom, modtagelse af klient, daglige/månedlige aktiviteter under afsoning/tilsyn, afvigelser fra tilladte aktiviteter, og afslutning af klienten. Sagsbehandling inkluderer bl.a. forskellige ansøgninger fra klienter, disciplinærsager og besøg. Administration inkluderer bl.a. strafberegning, kapacitet og placering af klienter baseret på forskellige kriterier, overførsler og transporter, samt generering af statistik til brug for ledelsesinformation. Ingen af de angivne eksempler er udtømmende.

Det er forventningen at OMS skal lette og forbedre processerne, klientsagsbehandlingen og administration i forhold til det nuværende KS. Endvidere ønskes et mere åbent system, der kan integrere med et antal interne og eksterne systemer, med henblik på elektronisk dataudveksling og digital kommunikation imellem Kriminalforsorgen og andre myndigheder, samt imellem Kriminalforsorgen og klienten, advokater og pårørende. Endelig ønskes med OMS en større mulighed for fremtidig selvbetjening for klienter, advokater og besøgende.

Kriminalforsorgens nuværende kapacitet er 11 817 aktive klienter.

Samarbejdssproget for størstedelen af kontraktens ydelser er dansk. Selve OMS skal ligeledes leveres på dansk.

2. Hovedydelser - Den udbudte kontrakt omfatter følgende hovedydelser:

1) Levering af et standard IT-system der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS);

2) Konfigurering og tilpasning;

3) Om nødvendigt, kundespecifik udvikling til understøttelse af kundens behov;

4) Implementering, inklusiv et pilotforløb;

5) Datamigrering af data fra Kundens eksisterende systemer til OMS;

6) Drift;

7) Vedligeholdelse, 3rd. line support og videreudvikling;

8) Uddannelse af brugerne;

9) Kundespecifikke konsulentopgaver, herunder videreudviklingsopgaver i form af bl.a. udvikling af ny funktionalitet og nye integrationer;

10) Ophørsydelser ved kontraktens ophør.

3. Drift, support og sikkerhedsgodkendelse.

Systemet er omfattet af den såkaldte krigsregel i Retshåndhævelseslovens § 27, stk. 3, hvilket betyder, at der skal træffes særlige foranstaltninger, der muliggør bortskaffelse eller tilintetgørelse i tilfælde af krig eller lignende forhold. Systemets persondata må derfor aldrig forefindes uden for landets grænser, i det omfang at der foretages persondatabehandling. De pågældende oplysninger må derfor ikke behandles, herunder opbevares, lagres og/eller tilgængeliggøres, uden for Danmark.

Det samme gælder for så vidt angår behandling af personoplysninger som led i support af Systemet.

Udvalgte medarbejdere hos Leverandøren og eventuelle underleverandører skal kunne sikkerhedsgodkendes ifølge den enhver tid gældende procedure herfor hos Kriminalforsorgen.

II.2.5) Tildelingskriterier
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne
II.2.6) Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 200 000 000.00 DKK
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 48
Denne kontrakt kan forlænges: nej
II.2.9) Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenterede de mest relevante referencer. Ved mest relevante referencer forstås:

A) referencer omhandlende levering af hovedydelse nr. 1 i form af et standard IT-system, der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS), og levering af hovedydelse nr. 2 i form af konfigurering og tilpasning af et standard IT-system, der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS), samt

B) referencer omhandlende levering af hovedydelse nr. 3-7 i forhold til sammenlignelige systemer, jf. punkt II.2.4), punkt 1.

De anførte referencer kan i forhold til vurderingen supplere hinanden, således at referencerne vurderes samlet.

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

- Option 1: Integreret sundhedsløsning,

- Option 2: Transportplanlægning,

- Option 3: Selvbetjening,

- Option 4: Økonomiløsning (indsattes løn),

- Option 5: Biometri,

- Option 6: Købmandsvarer.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: 1) ESPD, del IV B (»Samlet årsomsætning«) Ansøger skal angive sin samlede årsomsætning for hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår, afhængigt af hvornår Ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, jævnfør udbudsloven §154.

Såfremt Ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes omsætningen som Ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det pågældende regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det pågældende regnskabsår. Vedrørende dokumentation for opfyldelse af minimumskriterier for økonomisk og finansiel egnethed skal Tilbudsgiver fremlægge en erklæring om Tilbudsgivers samlede omsætning i de sidste 2 afsluttede regnskabsår, afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, jævnfør udbudsloven § 154. Ved en sammenslutning af virksomheder skal dokumentationen fremlægges for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Hvis Ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen skal dokumentationen fremlægges for hver af de pågældende andre enheder.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Det er et mindstekrav, at Ansøger har haft en årlig omsætning på mindst 100 000 000 DKK, i hvert af de seneste 2 afsluttede regnskabsår.

III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

1) ESPD, del IV C (»For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type«).

- Ansøger skal angive en referenceliste med beskrivelse af mindst 1 og maksimalt 5 betydelige sammenlignelige referencer, som Ansøger har leveret i løbet af de seneste 3 år, gerne med en beskrivelse af:

a) Det konkrete standardsystem samt ydelser som indgik i leverancen med angivelse af, hvordan disse er sammenlignelige med det udbudte system og de udbudte ydelser;

b) En angivelse af hvilken måned/år leverancen (standardsystemet) blev taget i brug af slutbrugerne;

c) Ansøgers rolle og funktion, herunder evt. samarbejde med underleverandører;

d) kontraktsum;

e) kontraktperiode;

f) navn på og beskrivelse af organisation (kunde/modtager) samt land som referencekunde hører til.

Vedrørende dokumentation for opfyldelse af minimumskriterier for teknisk og faglig egnethed skal Tilbudsgiver ikke fremlægge yderligere dokumentation end den der beskrives i ESPD'et, idet dokumentation for opfyldelsen af minimumskriterierne for teknisk og faglig egnethed skal bestå i en referenceliste med beskrivelse af mindst én betydelig sammenlignelig levering af en sammenlignelig leverance som Tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste 3 år.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Det er et mindstekrav, at Ansøger har foretaget mindst én levering inden for de seneste 3 år af en sammenlignelig leverance. Ved levering forstås, at leverancen er taget i brug hos slutbrugerne inden for de sidste 3 år. Ved sammenlignelig leverance forstås en leverance af hovedydelse nr. 1 i form af et standard IT-system, der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS), jf. pkt. II.2.4

III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.1) Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:
III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.5) Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
Bekendtgørelsens nummer i EUT S: 2018/S 110-250462
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 06/08/2018
Tidspunkt: 12:00
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 13/08/2018
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 12 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering accepteres
VI.3) Yderligere oplysninger:

Ordregiver har valgt at gennemføre dette udbud digitalt igennem Mercell Danmark A/S. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S, skal du udfylde en registrering af din virksomhed. Denne registrering er nødvendig for din videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter registrering har du gratis adgang til alle udbudsdokumenter. Du vil modtage login-koder til www.mercell.dk inden for normal arbejdstid og kan derefter afsende dit tilbud.

Vedrørende udelukkelse: Ansøger bliver udelukket, hvis denne er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde som fremgår af udbudslovens § 135, stk. 1-3 og udbudslovens § 136, pkt. 1-3. Ansøger bliver således udelukket, hvis denne ikke kan svare "nej" i ESPD'ets del III A-C. Dette gælder dog ikke, hvis Ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at den pågældende er pålidelig, jf. Udbudslovens § 138, eller hvis udelukkelsesgrunden vil være forældet på tidspunktet for beslutning om kontrakttildeling. Vedrørende opfyldelse af kriterier for udelukkelse skal Ansøger fremlægge den dokumentation der fremgår af udbudsloven § 153. Ved en sammenslutning af virksomheder skal dokumentationen fremlægges for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dokumentationen fremlægges for hver af de pågældende andre enheder. Vedrørende mulighed for at basere sig på andre enheders formåen eller deltagelse som en sammenslutning af virksomheder: Hvis Ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde minimumskriterier for egnethed eller udvælgelseskriterier (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Ansøgeren og disse andre, skal Ansøgeren endvidere fremlægge dokumentation

Herfor i form af en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at Ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Ansøgeren. Hvis en Ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal Ansøgeren og denne anden enhed hæfte solidarisk for kontraktens gennemførelse. En sammenslutning af virksomheder skal indgive en erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse og benævne en fælles befuldmægtiget der kan træffe bindende beslutninger i forholdet mellem Ordregiver og sammenslutningen. Ved en sammenslutning af virksomheder er det sammenslutningen tilsammen der skal opfylde betingelserne for egnethed. Ved en sammenslutning af virksomheder beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det pågældende regnskabsår. Ansøger skal ikke indsende ESPD for eventuelle underleverandører, som Ansøgeren Ikke baserer sig på, men har til hensigt at anvende under udførelsen af kontrakten. Jævnfør pkt. II.2.7: Ved anvendelse af Mercell er det en forudsætning, at der anføres en varighedsperiode for kontrakten. Kontrakten er dog tidsubegrænset med en opsigelsesadgang. De 48 måneder er således alene anført henset til tekniske årsager, og er baseret på Udbudslovens § 38, stk. 1, nr. 2.

Jævnfør pkt. IV.2.4: Ansøgninger skal afgives på dansk eller engelsk. Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk afhængigt af hvilken del af tilbuddet der er tale om. Sprogkrav fremgår af udbudsbetingelserne pkt. 8.6. Eventuelle fortrykte bilag omfattende tekniske specifikationer eller lignende må gerne være på engelsk, svensk eller norsk, såfremt de ikke foreligger på dansk.

Ordregiver forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt inden udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, herunder bl.a. såfremt de indkomne tilbud ikke imødekommer Ordregivers budgetmæssige forventninger, ikke imødekommer Ordregivers forventning om realisering af økonomiske potentialer, eller såfremt den ønskede konkurrence ikke opnås.

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
Telefon: +45 35291000
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Fax: +45 33307799

Internetadresse: http://www.klfu.dk

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Fax: +45 41715100

Internetadresse: http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
03/07/2018

Send til en kollega

0.141