Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.greve.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.guldborgsund.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.holbaek.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.kalundborg.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.koege.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.lejre.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.naestved.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.odsherred.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.ringsted.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.roskilde.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.slagelse.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.vordingborg.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.ramboll.dk/management-consulting

Fælles udbud af Kontrakt om ESDH-system som en Service

Udbuddet omfatter en Kontrakt om anskaffelse af et ESDH-system som en Service.

Hos leverandøren.

De 12 Kommuner i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) er gået sammen om, at gennemføre et fælles udbud af anskaffelse af et ESDH-system som en Service. Udbuddet gennemføres som et fælles udbud i overensstemmelse med Udbudslovens § 123 og gennemføres i fællesskab i alle de deltagende ordregiveres navne og på disses vegne, og de deltagende ordregivere er i fællesskab ansvarlige for overholdelsen af forpligtelserne i henhold til Udbudsloven.

Baggrunden for, at Kommunerne er gået sammen om opgaven er, at ESDH hører under de systemområder, som Kommunerne ønsker at harmonisere i regi af Digitaliseringsforeningen. ESDH er en central komponent i den fælles IT-arkitektur, og i samspillet med de øvrige kommunale forretningssystemer. Derudover spiller ESDH en vigtig rolle ift. at dele viden og sikre optimale processer, og herunder at sikre et ensartet grundlag for at leve op til god informationssikkerhed.

Det er således et vigtigt mål for det fælles udbud og implementeringen, at det understøtter Kommunerne i at udnytte de effektiviserings- og kvalitetspotentialer, der ligger i at arbejde sammen. En mere ensartet it-understøttelse Kommunerne imellem øger mulighederne for at samarbejde om anvendelse og administration af it-løsninger.

ESDH-systemet som en Service ønskes driftet af Leverandøren, hvor den enkelte Kommune har sin egen installation, og vil omfatte ca. 16 500 brugere fordelt på de 12 Kommuner.

Kontrakten omfatter tillige endvidere etableringsydelser i form af implementeringsydelser vedr. afklaringsfaser og implementeringsfaser samt tilkøbsydelser vedr. uddannelse, aflevering til arkiv samt ad hoc timeydelser.

ESDH-systemet som en Service skal understøtte Kommunens administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med modtagelse af dokumenter og sager, journalisering, dagsordenshåndtering, styring af workflows og aflevering af elektronisk arkiv til Statens Arkiver. ESDH-systemet skal også understøtte adgang via mobile løsninger.

Det er hensigten med det fælles udbud, at Kommunerne får samme kernesystem baseret på en fælles kravspecifikation for et moderne standard ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), og at der sker en så koordineret og ensartet teknisk- og organisatorisk implementering som muligt af det fælles ESDH-system som en Service i Kommunerne. Herunder, at der sker en koordineret udvælgelse, udvikling og implementering af ”best practice” forretningsprocesser på centrale områder. ESDH-systemet som en Service skal tillige understøtte en række elementer af den fælleskommunale rammearkitektur.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11).

Systemet skal tages i brug i 3 bølger efter en fælles afklaringsfase:

- Bølge 1: Juli 2019 – maj 2020 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.6.2020 (Greve, Holbæk, Ringsted og Roskilde Kommuner),

- Bølge 2: Juni 2020 – april 2021 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.5.2021 (Guldborgsund, Kalundborg, Lejre og Vordingborg Kommuner),

- Bølge 3: Maj 2021 – marts 2022 med forventet Ibrugtagningsdag pr. 1.4.2022 (Køge, Næstved, Odsherred og Slagelse Kommuner)

Udbuddet omfatter en Kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet Kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med de ordregivende myndigheders muligheder for i kontraktperioden at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil ordregiverne foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den økonomiske og finansielle kapacitet ud fra de i pkt. III.1.2 afgivne oplysninger samt den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger. Vurdering vil ske som beskrevet nedenfor:

I) Den bedste og mest relevante tekniske og faglige formåen vurderet på grundlag af ansøgers referencer, der dokumenterer erfaring med tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.2.4.

II) Den bedste økonomiske og finansielle formåen vurderet på grundlag af ansøgers omsætning, hvor der vil blive lagt særligt vægt på, at der dokumenteres en høj og stabil omsætning.

Referencer (I) vægter mere end omsætning (II).

Der er følgende optioner, der skal afgives tilbud på:

— Option på et Fælles Innovationsmiljø,

— Option på Byggesagsmodul,

— En række optioner på konvertering i form af indlæsning af kommunernes sager og dokumenter fra de eksisterende systemer til det nye EDSH-system,

— En række optioner på integrationer mellem eksisterende fagsystemer og det nye ESDH-system,

— En række optioner på integrationer til Kombits rammearkitektur.

Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, idet det er de ordregivende myndigheders vurdering, at Kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer), og

— Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.).

Ordregiverne kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Ansøger skal aflevere et ”fælles europæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

Ordregiverne kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Det er et minimumskrav, at ansøger i gennemsnit over de sidste 3 regnskabsår har haft en årlig omsætning på 35 000 000 DKK (DKK), afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Kun de referencer for tilsvarende tjenesteydelser, der er udført inden for de angivne 3 år på tidspunktet for fristen for anmodning om deltagelse, vil indgå i vurderingen, jf. punkt II.2.9. Hvis ansøger har referencer for tilsvarende tjenesteydelser, hvis levering er påbegyndt tidligere end de angivne 3 år, men som stadig pågår inden for den 3-årige periode, vil det alene være den del af de tjenesteydelser, der udføres inden for de 3 år, der vil indgå i vurderingen. Ansøger skal derfor tydeligt angive, hvilke tjenesteydelser det handler om.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiverne kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som ansøgeren baserer sin anmodning på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Ordregiverne kan kun tage erklæringer i betragtning, som afgives i et fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 148.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælles europæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Særlige vilkår for opfyldelse af Kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt Kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for Kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.

Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodning om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.1 angivne betingelser for deltagelse og skal indeholde de oplysninger, erklæringer mv., der efterspørges i pkt. III.1.1, III.1.2 og III.1.3. Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD.

Fristen i punkt IV.3.2 er fristen for modtagelse af anmodning om prækvalifikation. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet.

Anmodning om prækvalifikation skal uploades via udbudssystemet (Ethics). Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives andetsteds.

Spørgsmål: Ansøgere kan i prækvalifikationsfasen stille spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af anmodningen om prækvalifikation. Spørgsmål skal være skriftlige, på dansk og skal afgives via udbudssystemets beskedfunktion med tydelig angivelse af det, der spørges til. Spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt og løbende.

Sidste frist for spørgsmål er fredag den 2.11.2018 kl. 16:00 lokal tid.

Spørgsmål, der modtages inden denne frist, kan forventes besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Det kan ikke forventes, at de ordregivende myndigheder vil besvare spørgsmål senere end 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation, da dette vil kræve, at prækvalifikationsfristen forlænges. Myndighederne forbeholder sig dog ret hertil, hvis dette efter omstændighederne vurderes nødvendigt.

En ansøger eller tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 og/eller de relevante frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren/tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Før de ordregivende myndigheders beslutning om tildeling af Kontrakten skal myndighederne kræve, at den tilbudsgiver, som myndighederne har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. De ordregivende myndigheder kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er afgivet i ESPD.

Tilsvarende kan de ordregivende myndigheder anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiverne. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende ansøger eller tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Den i punkt II.2.7 angivne kontraktvarighed forventes at løbe fra den 1.5.2020 til den 30.4.2026.

Vedr. punkt IV.2.4: ESPD og tilbud skal afgives på dansk, dog således at teknisk dokumentation kan være på dansk eller engelsk.

Juridiske personer vil først i deres tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne. Dette skal således ikke angives i anmodningen om prækvalifikation.

Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiverne har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiverne har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiverne har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiverne om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse: www.kfst.dk