Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ffe293cb-3009-4dde-9896-8338988a24b0/homepage

Kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune

Ordregiver ønsker at indgå en kontrakt om anskaffelse, drift og vedligeholdelse og support af et FM-system til Aarhus Kommune. Kontrakten omfatter følgende:

- Drift af FM-system for en ejendomsportefølje på 2 200 000 m², 10 superbrugere, 5 administratorer, samt et vilkårligt antal brugere,

- Drift og vedligeholdelse af FM-systemet i hele kontraktperioden,

- Etablering af FM-systemet, implementeringshjælp, herunder konfigurering og hjælp til migrerings-processer af data fra Ordregivers FM-system, 2D Auto-CAD-tegninger, 3D Revit-modeller, anden FM-dokumentation samt undervisning af 5 administratorer og 10 superbrugere,

- Hotline-support til alle uddannet administratorer eller superbrugere.

Aarhus Kommune.

Se punkt II.1.4)

12

Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers økonomiske kvalifikationer og ansøgers referencer.

Kontrakten indeholder følgende optioner:

- Tilkøb af licenser og undervisning,

- Konsulenthjælp til fx implementering, integration til andre It-systemer og udvikling af eventuelle tilpasninger af FM-systemet,

- Forlængelse af kontrakt af det tilbudte hostede FM-system,

- Migrering af FM-systemet i Ordregivers eget it-miljø, således at Ordregivers egen it-afdelinger kan forestå driften af FM-systemet.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivernes indledende tilbud og således ikke optage forhandling med Tilbudsgiverne. Herudover forbeholder Ordregiver sig retten til at tildele Kontrakten efter modtagelsen af første reviderede tilbud.

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen og soliditetsgraden for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske enheders forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Se punkt 5.2 om støtteerklæringer. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:

- Positiv egenkapital,

- Positiv soliditetsgrad.

Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes årets resultat som Tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som Tilbudsgiver og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettoopgørelse). Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiveren baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgiverens moderselskab, da Tilbudsgiverens balance og årets resultat allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes årets resultat som virksomhedens samlede årlige resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettoopgørelse). Den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til, skal før Ordregivers beslutning om tildeling af Kontrakten, fremlægge følgende dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal således fremlægges, når Ordregiver anmoder herom: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste 3 regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

Tilbudsgiver skal beskrive de væsentligste referencer vedrørende kontrakter om anskaffelse, drift, vedligeholdelse samt undervisning og support af et digitalt FM-system indenfor de seneste 3 år. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Se punkt 5.2 om støtteerklæringer. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 1 referencer på kontrakter vedrørende anskaffelse, drift, vedligeholdelse samt undervisning og support af et digitalt FM-system. Referencen skal indeholde oplysninger om:

- Opgavens art,

- Kontraktsum (hvis muligt),

- Tidspunkt for opgavens udførelse,

- Hvem arbejdet er udført for.

Ved referencer, der svarer til den udbudte Kontrakt, forstås tilsvarende leverancer til kommuner eller virksomheder med en ejendomsportefølje på min 50 ejendomme. Referencerne, som Tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig dokumentation for Mindstekravet til teknisk og faglig formåen, hvorfor Ordregiver ikke vil indhente yderligere dokumentation fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele Kontrakten til. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte de angivne referencer, såfremt det vurderes nødvendigt for en vurdering af Tilbudsgivers egnethed.

Der er mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Der henvises i den forbindelse til udbudsbetingelsernes punkt 4.4. Spørgsmål/svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på Ethics. Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt Aarhus Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet, vil der blive offentliggjort rettelsesblad på Ethics. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet aflevere et udfyldt ESPD. Vedrørende udfyldelse af ESPD henvises til angivelserne i udbudsbetingelserne. For hjælp til udfyldelse af det elektroniske ESPD henvises til relevant vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Udfyldelse af ESPD sker direkte i Ethics.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 12.5.2010 om Klagenævnet for Udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 20 kalenderdage fra dagen efter ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.Klager over udbuddet skal indgives inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK. Der henvises i øvrigt til Klagenævnet for Udbuds hjemmeside http://klfu.dk

Internetadresse: www.kfst.dk