Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/1bffab24-68f4-45b8-9716-a00947fbb500/homepage

Internetadresse for køberprofilen: https://www.ethics.dk

Anskaffelse af ny planlægningsløsning til kommunens pædagogiske personale på 0-18 års området

Aarhus Kommune, Børn og Unge, ønsker at anskaffe et nyt værktøj til arbejdstidsplanlægning i kommunens pædagogiske institutioner (dagtilbud og fritidstilbud) som et væsentligt bidrag til den fortsatte digitalisering og effektivisering af opgaverne i Børn og Unge.

Som et middel til at opnå en mere effektiv ressourceudnyttelse peger en række nationale, kommunale og lokale digitaliseringsstrategier på digitalisering. Udviklingen af et nyt planlægnings- og ledelsesværktøj til institutionerne i Aarhus Kommune vil således medvirke til at realisere disse strategiers visioner ved at effektivisere planlægningsprocessen i institutionerne.

Med henblik på at hjælpe planlæggeren med udarbejdelse af planen og sikre den mest effektive mødeplan ud fra de givne rammer ønsker Aarhus Kommune, at planlægningsværktøjet baseres på algoritme-baseret vagtplanlægning og machine learning med automatisering af manuelle arbejdsgange, bedre udnyttelse af medarbejderressourcer og planlægning.

Aarhus Kommune

Aarhus Kommune, Børn og Unge, ønsker at anskaffe et nyt værktøj til arbejdstidsplanlægning i kommunens pædagogiske institutioner (dagtilbud og fritidstilbud) som et væsentligt bidrag til den fortsatte digitalisering og effektivisering af opgaverne i Børn og Unge.

Et nyt planlægningsværktøj skal imødekomme den udfordring, at især dag-institutioner og vuggestuer er sårbare i forhold til planlægningsopgaven, og de nuværende administrative processer er tidskrævende og præget af manuelle processer.

Kommunen har ikke i dag en samlet, effektiv løsning, der til fulde kan understøtte arbejdsgangene omkring planlægning og administration af medarbejdernes arbejdstid. Der findes data for børnenes fremmøde, og den enkelte leder ved, hvor mange medarbejderressourcer der er til rådighed, men der er ikke mulighed for at kombinere disse oplysninger på en enkel måde i èn arbejdsgang.

Som et middel til at opnå en mere effektiv ressourceudnyttelse peger en række nationale, kommunale og lokale digitaliseringsstrategier på digitalisering. Udviklingen af et nyt planlægnings- og ledelsesværktøj til institutionerne i Aarhus Kommune vil således medvirke til at realisere disse strategiers visioner ved at effektivisere planlægningsprocessen i institutionerne. Dels ved at understøtte en bedre udnyttelse af de medarbejderressourcer, der er til rådighed, så der skabes mest mulig voksentid sammen med børnene. Ved at sikre, at der undgås ekstra lønudgifter til overarbejde eller vikarer, og ved at der bruges mindre tid på planlægningsopgaven, og den løbende administration af medarbejdernes arbejdstid.

Med henblik på at hjælpe planlæggeren med selve udarbejdelse af planen og sikre den mest effektive mødeplan ud fra de givne rammer ønsker Aarhus Kommune, at planlægningsværktøjet baseres på algoritme-baseret vagtplanlægning og machine learning.

Opsummerende kan de strategiske mål for et nyt planlægningsværktøj defineres som følger:

Strategiske mål med planlægningsværktøjet:

1) Mere effektiv og innovativ opgavevaretagelse gennem anvendelse af den nyeste teknologi;

2) Automatisering af manuelle arbejdsgange og ’afgørelser’;

3) Bedre udnyttelse af de medarbejderressourcer, der er til rådighed;

4) Bedre planlægning og frigørelse af ressourcer så der skabes mere tid, hvor de pædagogiske medarbejdere er sammen med børnene.

2 gange 12 måneder.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).

Tilbudsgiveren vil blive udelukket fra deltagelse i denne udbudsprocedure, såfremt tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de i udbudslovens § 135-136 obligatoriske udelukkelsesgrunde og den i udbudslovens § 137 stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrund. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Tilbudsgiver skal erklære, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 eller i den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, 4 eller 5. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at del III, D, om Rent nationale udelukkelsesgrunde ikke kræver udfyldelse.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangspunktet er udfyldt med et ”Nej”.Tilbudsgiver behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C, medmindre Tilbudsgiver er omfattet af en af udelukkelsesgrundene.

Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § § 135-136, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på denne baggrund, hvis Ordregiver har meddelt tilbudsgiveren, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og tilbudsgiveren herefter ikke, inden for en passende frist, fremlægger tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed (self-cleaning).

For en uddybning af hvilke tiltag der betragtes som tilstrækkelig dokumentation henvises til Udbudslovens § 138, stk. 3.

Aarhus Kommune vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksomhed består under hele kontraktperioden.

Ved tilbudsafgivelse skal Tilbudsgiver oplyse følgende om økonomisk og finansiel formåen:

1) Egenkapital det seneste afsluttede regnskabsår (1 år).

Oplysningernes skal angives i ESPD del IV, afsnit B.

Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 1 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3).

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i det seneste afsluttede regnskabsår har haft følgende økonomiske nøgletal:

- Positiv egenkapital.

Ved tilbudsafgivelse skal Tilbudsgiver oplyse følgende om teknisk og faglig formåen:

— Referencer:

Nærmere om referencer:

Tilbudsgiver skal vedlægge de (maks. fem (5)) betydeligste referencer på projekter, som Tilbudsgiver har udført indenfor det udbudte område, i de seneste fem (5) år.

Med formuleringen inden for det udbudte område forstås, at referencerne skal dokumentere relevant erfaring med følgende, som kan være fordelt på én eller flere referencer:

Levering af projekter inden for arbejdstidsplanlægning eller tilsvarende it-systemer inden for arbejdstidsplanlægning samt levering af projekter og/eller it-systemer indenfor automatiserede processer og algoritmer.

Referencerne skal som minimum indeholde:

1) En klar beskrivelse af referencens ydelse, værdi samt navn på kunden;

2) En klar beskrivelse af, hvorledes opgaven i referencen blev løst, herunder i forhold til den leverede ydelse og anvendelse af automatiserede processer og algoritmer;

3) Tidspunktet for udførelsen.

Referencernes værdi, valuta og dato for udførelse af de maksimalt fem (5) referencer skal angives i ESPD afsnit VI, C.

Det er et mindstekrav til tilbudsgivernes teknisk og faglig formåen, at:

- Tilbudsgiver skal kunne dokumentere udførelse af minimum 2 forudgående referencer for levering af tilsvarende projekter inden for arbejdstidsplanlægning eller tilsvarende it-systemer inden for arbejdstidsplanlægning,

- Herudover skal Tilbudsgiveren som minimum vedlægge én reference inden for automatiserede processer og algoritmer. Referencerne skal være udført inden for de seneste 5 år.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse: www.kfst.dk