23948sdkhjf

Fakta om udbudet

EU-nr
2020/S 173-418301
Offentliggjort
07.09.2020
Udbudstype
Udbud efter forhandling

Udbyder

Bornholms Regionskommune

Prækvalifikation - genudbud af ESDH-system til Bornholms Regionskommune


Bornholms Regionskommune

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Retsgrundlag:
Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Officielt navn: Bornholms Regionskommune
CVR-nummer: 26696348
Postadresse: Ullasvej 23
By: Rønne
NUTS-kode: DK014 Bornholm
Postnummer: 3700
Land: Danmark
Kontaktperson: Mette Rasch Pedersen
E-mail: mette.rasch.pedersen@brk.dk
Telefon: +45 56921041
Fax: +45 56920001

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx

Internetadresse for køberprofilen: http://www.brk.dk/

I.2) Information om fælles indkøb
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: https://permalink.mercell.com/136491738.aspx
I.4) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.5) Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Prækvalifikation - genudbud af ESDH-system til Bornholms Regionskommune

Sagsnr.: 83.07.15G01-0060
II.1.2) Hoved-CPV-kode
72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Ordregiver ønsker at indgå kontrakt på køb af en It-løsning til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) med tilknyttede ydelser.

Der ønskes et nyt ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering) til brug for den administrative sagsbehandling i hele kommunen.

I dag har ordregiver 2 generelle ESDH-løsninger, som skal erstattes af én ny ESDH-løsning.

Tilbuddet skal således indeholde den samlede portefølje af opgaver/aktiviteter i forbindelse med overgang fra ordregivers eksisterende 2 løsninger til den nye løsning, og skal derfor omfatte: installation, implementering, konfiguration, uddannelse, konvertering fra nuværende løsninger samt service, support og vedligeholdelse.

Ordregiver har ikke på forhånd lagt sig fast på driftsform, men såfremt den tilbudte løsning er baseret på drift i ordregivers eget it-center, skal tilbuddet også omfatte option på drift af løsningen.

Tryk her https://permalink.mercell.com/136491738.aspx

II.1.5) Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 15 000 000.00 DKK
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
72260000 Programmelrelaterede tjenester
72263000 Implementering af programmel
72267000 Programmelvedligeholdelses- og reparationstjenester
72268000 Levering af programmel
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK014 Bornholm
Hovedudførelsessted:

Bornholms Regionskommune

II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Ordregiver ønsker at indgå en aftale om et konfigurerbart standard-/rammesystem, der kan anvendes i kommunens digitale sagsgange, uanset hvor brugeren er fysisk eller organisatorisk placeret i kommunen. Løsningen skal således have en fleksibel tilgang, så den til en hvis grad kan tilegnes Bornholms Regionskommunes behov og processer.

ESDH-løsningen skal være rettet mod det kommunale marked.

ESDH-løsningen skal rumme opgaver som: generelle journaliseringsopgaver i en kommune, understøtte generel sagsbehandling og den politiske betjening, journalisering på sager (enkeltsager), kategorisering iht. KL's emnesystematik (KL-E), notatfunktion, aktindsigt, høring, aflevering til arkiv og møde/dagsorden. Desuden skal ESDH-løsningen bidrage til at forbedre arbejdsgangene hos ordregiver - herunder understøtte mobiliteten hos ledere og medarbejdere med adgang til hele eller dele af ESDH-løsningen fra mobile enheder.

Ordregiver forventer, at den nye løsning bruger og forbereder sig på de krav og snitflader, der udspringer af det fælles offentlige arbejde, så den har en arkitektur, hvor principperne for arkitektur og integration efterlever den fælles kommunale digitaliseringsstrategi og derfor også implementeringen af den fælles kommunale rammearkitektur, samt borgerens adgang til egne data.

Ordregivers ESDH-strategi indebærer, at vi både har en ESDH-løsning og fagsystemer til håndtering af dokumenter og sagsprocesser. Den nye ESDH-løsning skal som udgangspunkt ikke erstatte de eksisterende fagsystemer, men bør i relevante tilfælde kunne konfigureres til at understøtte fagprocesser. ESDH-løsningen skal således både kunne rumme generelle og almene ESDH-behov samt være fagløsning, såfremt det kan håndteres inden for standardløsningens rammer. Ved fremtidige køb af nye fagsystemer vil regionskommunen vurdere, om ESDH-løsningen er egnet hertil, før der indkøbes en ny fagløsning.

ESDH-løsningen skal have en integrationssnitflade med et standard API og fra start have en del integrationer til brug for hentning og aflevering af relevante data - fx i samspil med fagsystemer. Ordregiver efterspørger integrationer til:

— Generelle værktøjer

— Grunddatakilder via fælles offentlige data-brokere

— KOMBITs støttesystemer

— Løsninger rettet mod borgere, virksomheder og politikere

— Fælles fagsystemer i Bornholms Regionskommune

— Forvaltnings fagsystemer.

Ordregiver forventer, at tilbudsgiver forpligter sig og er involverende under leverancen og i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor indgå i et samarbejde med ordregiver om bedst mulig udnyttelse af løsningen.

Ordregiver baserer implementeringsforløbet på en basisinstallation af standard ESDH-løsningen, hvortil der skal gennemføres et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil mellem ordregivers brugere og tilbudsgiver med de nødvendige tilpasninger af sagsprocesserne, alt på basis af ordregivers behov og krav. Der skal efterfølgende ske en konvertering fra de nuværende ESDH-løsninger inden idriftsættelse.

Under installations- og implementeringsforløbet skal der løbende foretages relevant afprøvning.

Efter implementering og godkendelse i.h.t. ordregivers krav overgår løsningen til drift og den med tilbudsgivers indgåede service- og vedligeholdelsesaftale fortsætter i kontraktens levetid.

Aftalen indeholder desuden en mulighed for ordregiver til at tilkøbe en aftale fra tilbudsgiver om ekstern drift i det omfang, at ESDH-løsningen ikke i forvejen er driftet eksternt.

II.2.5) Tildelingskriterier
de nedenfor anførte kriterier
Omkostningskriterium - Navn: Løsningens understøttelse af sagsprocesser / Vægtning: 35
Omkostningskriterium - Navn: Pris / Vægtning: 25
Omkostningskriterium - Navn: Iterativ konfigurering og implementering / Vægtning: 20
Omkostningskriterium - Navn: Standardsystem & arkitektur / Vægtning: 20
II.2.6) Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 15 000 000.00 DKK
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 72
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Optionsforlængelse 2 X 2 år.

II.2.9) Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Er der flere end fire (4) ansøgere, som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene og som opfylder minimumskravene til egnethed, vil ordregiver ved udvælgelsen af ansøgere, som vil blive opfordret til at afgive forhandlingstilbud, udvælge på baggrund af oplysningerne om ansøgers tekniske og faglige formåen. Ansøger må vedlægge op til fem (5) referencer (kundecases), og i beskrivelsen af referencerne skal ansøger beskrive i hvor høj grad, der er tale om:

- Levering af konfigurerbare standard/ramme ESDH-systemer til små og mellemstore danske kommuner, herunder oplysning om antal brugere og udbredelse i forvaltningsområder.

- Levering af standard/ramme ESDH-leverancer til procesunderstøttelse.

- Levering af konfigurerbare standard/rammesystemer, hvor der var tale om agil/iterativ implementering, og hvor kunden har været tæt involveret i de løbende afklaringer.

Ansøger skal endvidere i sin beskrivelse af referencerne beskrive:

- Om ansøger var hoved- eller underleverandør, og hvilke leverancer ansøger var ansvarlig for.

- Omfanget af kontrakten i DKK, såfremt ansøger må/vil oplyse dette. Ved vurderingen af, hvor relevante ansøgerens referencer er i forhold til den pågældende ydelse, vurderes referencer med ovenstående elementer som særligt velegnede. En reference, der dækker mere end 1 af de 3 kategorier af referencer vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af kategorierne. Vedlægger ansøger mere end fem (5) referencer, vil ordregiver udvælge dem, der anses som mest velegnede på baggrund af ovenstående kriterier.

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

Optionsforlængelse 2 X 2 år.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ansøger skal være registeret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller have tilsvarende autorisation eller medlemskab i det land, hvor ansøgers virksomhed er etableret.

III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for kontraktens genstand

- Tilbudsgivers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

- Soliditetsgraden beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / Aktiver.

- Tilbudsgivers dækningssum for sin erhvervs- og produktansvarsforsikring.

Under "øvrige økonomiske og finansielle krav" skal tilbudsgiver oplyse, hvis der i det seneste års aflagte årsregnskab har været revisorpåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning skal som minimum være 5 mio. DKK årligt inden for kontraktens genstand.

- Tilbudsgivers soliditetsgrad skal som minimum være 5.

- Tilbudsgiver og eventuelle underleverandører skal have sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på 10 mio. Det seneste års aflagte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Referencer for tilsvarende leverancer inden for levering af ESDH.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Ansøger skal have minimum 3 referencer til danske offentlige institutioner på tilsvarende ESDH-leverancer af konfigurerbare standard/rammesystemer, der aktuelt er i drift. Ansøger skal endvidere have minimum 1 reference på levering af en tilsvarende ESDH-leverance til procesunderstøttelse. Derudover skal ansøger have minimum 1 reference på levering af agil/iterativ implementering i forbindelse med et konfigurerbart standard/rammesystem. En og samme reference må gerne dække over flere af ovenstående minimumskrav til referencerne. Hertil benyttes bilag 17 - Skabelon til afgivelse af oplysninger om referencer ved prækvalifikation.

III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.1) Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:
III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.5) Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 02/10/2020
Tidspunkt: 12:00
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 13/10/2020
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 6 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
VI.3) Yderligere oplysninger:

Specifikationer om købet: Køb af ESDH-løsning i 6 år med forlængelsesoptioner på 2 gange 2 år. Løsningen skal være i drift uge 4 2022. Antal medarbejdere ca. 3 500. Forventet antal brugere 1 500 til 2 000. Følgende ydelser er omfattet af udbuddet: Anskaffelse af standard ESDH-løsning til det offentlige kommunale marked. Relevante licenser/brugsret til brug af ESDH-løsningen og dens funktionalitet. Konsulentydelser knyttet til implementering af løsningen. Uddannelse i ESDH-løsningen. Dokumentation. Tilhørende integrationer. Analyse og gennemførsel af konverteringer. Service, support og vedligeholdelse. Option på drift af ESDH-løsningen.

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Officielt navn: Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Fax: +45 33307799

Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2. juni 2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

1) Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

2) Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

3) Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Officielt navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Fax: +45 41715100

Internetadresse: http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
02/09/2020

Send til en kollega

0.047