Flådestyring

Udbuddet omfatter levering af et webbaseret flådestyringssystem, der giver et komplet overblik over Aarhus Kommunes udvalgte køretøjer på alle tider af døgnet.

Derudover ønsker Aarhus Kommune en option på:

— Bookingsystem

— Tilkobling af øvrige køretøjer.

Aarhus Kommune

Med dette udbud ønsker Aarhus Kommune at indkøbe:

— En løsning til flådestyring samt en option på et bookingsystem, som kan indeholdes i flådestyringssystemet.

— En webbaseret it-løsning og tilhørende hardware, som er nødvendigt til at tracke systemet.

— Monteringsarbejder.

— Etablering af systemet.

— Undervisning og support.

Ordregiver ønsker også et tilbud på et webbasseret bookingsystem, hvor der er mulighed for at booke køretøjer, samt at se hvilke køretøjer blandt andet er ledige eller optaget. Bookingsystemet skal indeholde en nøglefri funktion. Det er et krav, at tilbudsgiver skal tilbyde en løsning herpå jf. kravspecifikationen og afsnit 9.1 i nærværende dokument om underkriterium ”brugervenlighed” og ”funktionalitet” for en nærmere beskrivelse af optionen.

Ordregiver har mulighed for at indgå en aftale med den vindende tilbudsgiver om et bookingsystem. Det forventes ikke, at ordregiver vil tage optionen i brug i de første 3-6 måneder af rammeaftalen.

Derudover ønsker ordregiver en mulighed for en option på tilkobling af yderligere 200 køretøjer (varebiler) jf. bilag 2 ”Tilbudsliste”.

Optionen på tilkobling af yderligere 200 køretøjer kan udnyttes helt eller delvist og af flere omgange.

Det forventes ikke, at ordregiver vil tage optionen af yderligere køretøjer i brug i de første 12 måneder af rammeaftalen.

Begge optioner indgår i evalueringen jf. bilag 2 ”Tilbudsliste”.

Nærværende udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter. Begrundelsen herfor er de markedsmæssige hensyn. Ordregiver skønner, at kontraktens genstand og omfang betyder, at ordregiver ikke kan drage fordel af konkurrencesituationen, såfremt kontrakten opdeles i delkontrakter.

Ansøger bedes i ESPD angive nedenstående nøgletal for de seneste afsluttede regnskabsår.

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:

— Har en positiv egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår.

Positiv egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår:

For tilbud afgivet af et konsortium gælder, at tallene for de respektive konsortiedeltagere vurderes samlet set. Konsortiet skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen gælder, at tallene for tilbudsgiver og den/de andre enheder vurderes samlet set.

Tilbudsgiver og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kravet til økonomisk og finansiel formåen.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår tilbudsgivers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet tilbudsgivers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.

Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af rammeaftalen, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftalen med.

Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Aarhus Kommune anmoder herom:

— Tilbudsgivers årsregnskab eller uddrag heraf, for det seneste regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor tilbudsgiver er etableret.

— Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som ordregiveren forlanger.

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:

I ESPD angiver referencer for de betydeligste lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse. Der skal angives minimum 3 referencer.

Med lignende leveringer menes levering af flådestyringssystemer, hvor der realiseret en omsætning. Mindst en af referencerne skal have et størrelsesomfang på 100 biler eller derover, som belæg for at tilbudsgiver kan håndtere en stor flåde.

Angives minimum 3 referencer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Mindst en af referencerne skal have et størrelsesomfang på 100 biler eller derover.

Såfremt tilbud afgives af et konsortium, angives referencer som efterspurgt i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer gælder hele konsortiet samlet set.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og/eller faglige formåen, angives referencer som efterspurgt i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer gælder tilbudsgiver og den/disse andre enheder samlet set.

Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå aftale med. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.

Leverandøren er ansvarlig for at efterleve de krav og beskrivelser om Corporate Social Responsibility (CSR), som er indeholdt i bilaget CSR-kontraktbilag.

Når denne rammeaftale udløber forventes det at udbyde området igen.

I dette udbud gælder følgende frivillige udelukkelsesgrund(e):

— Tilbudsgiver har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens § 137, nr. 1.

— Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. udbudslovens § 137, nr. 2.

— Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver i forbindelse med udøvelse af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, jf. udbudslovens § 137, nr. 3. Vurderingen af, hvorvidt der er tale om alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, vil blive foretaget i henhold til proportionalitetsprincippet i udbudslovens § 2, stk.1.

— Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens § 137, nr. 4.

— Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. udbudslovens § 137, nr. 5.

— Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. udbudslovens § 137, nr. 6.

Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af rammeaftalerne, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftalen med.

Den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftale med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel..

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:

— Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed

— Afgivet for en notar

— Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

For tilbud afgivet af konsortier gælder at konsortiedeltagerne afgiver tilbud i fællesskab og hæfter solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil konsortiedeltagerne skulle udfylde og underskrive en konsortieerklæring fremsendt af Aarhus kommune, hvori konsortiets sammensætning samt hæftelse bekræftes.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, hæfter tilbudsgiver og de pågældende enheder solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil den enkelte enhed, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på, skulle udfylde og underskrive en erklæring fremsendt af Aarhus kommune om, at enheden stiller sine ressourcer til rådighed i forbindelse med opgaven.

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens § § 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og § § 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til Klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen.

Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til Klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.