Udbud med forhandling af rammeaftale om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af støttesystemer til it-system til optimering af flextrafik

Nærværende udbud vedrører rammeaftale om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af støttesystemer til it-system til optimering af flextrafik.

Projektet ”Ny OptimeringsPlatform”, NOP, er igangsat for at anskaffe en ny og tidssvarende platform til understøttelse af flextrafikken. NOP er forudsætning for at trafikselskaberne kan fortsætte med at indkøbe, planlægge, styre og optimere forskellige individuelle befordringsbehov på tværs af kommuner og regioner.

Aalborg

Visionen for NOP er, at trafikselskaberne skal kunne levere flextrafikløsninger i den efterspurgte kvalitet, inden for rammerne af den eksisterende forretningsmodel. Løsningerne skal være tidssvarende, brugervenlige og effektive. NOPs mål indfries gennem udbud af leverance, vedligeholdelse, udvikling, drift og support af 2 separate aftaler;

1) Støttesystemet (nærværende udbud) som dækker kapabiliteterne indenfor registrering af bevillinger, bestilling samt vognmandportal og afregning samt

2) Kernesystemet (udbudt i selvstændigt udbud), som indeholder algoritmerne til planlægning og afvikling af kørsel til afviklingen af flextrafikken.

Kernesystemet udstiller snitflader, som skal anvendes af støttesystemet, hvilke indgår som en væsentlig del af nærværende udbudsmateriale. Flextrafik er behovsstyret kollektiv trafik (DRT). Flextrafik samkører dagligt passagerer på tværs af ordninger, kommuner og regioner. Ved at lade flextrafik varetage den lovpligtige visiterede kørsel, kommer kommunens og regionens kørsler ind i samme pulje af kørsler. Kørslen udføres af vognmænd eller taxiselskaber som trafikselskaberne har indgået rammeaftale med. Koordineringen af kørslen kan ske, fordi alle bestillinger på kørsler indlægges i et specialiseret it-planlægningssystem, der sørger for at planlægge kørslerne, uafhængigt af krav til service og hvem der har bestilt dem. Det betyder, at passagerer, der skal til lægen, kan samkøre med fx sygehuspatienter, pensionister der skal på indkøb eller andre der benytter flextrafik. Det er dermed muligt at yde en service, der lever op til det, der ønskes fra det politiske niveau samtidig med, at man kan opnå en bedre styring af udgifterne til kørslen. Hver dag er opgaven at levere effektiv planlægning og sikker drift i den aftalte kvalitet til gavn for passagerer, kommuner og regioner. Der blev i 2019 gennemført omkring 5,7 mio. rejser for omkring 310 000 unikke personer af omkring 5 100 biler. Det svarer til godt 15 600 rejser pr. dag. Trafikselskaberne varetager opgaverne med overvågning af kørslerne i den daglige drift, brugersupport af kommuner og myndigheder, samt løbende optimering af forretningen med justering af myndighedernes opsatte parametre. Der findes ca. 160 000 registrerede brugere i regioner, kommuner og trafikselskaber, hvoraf ca. 20 000 aktivt benytter det eksisterende it-system til planlægning og koordinering af kørsel med ca. 310 000 unikke passagerer hvert år. Rammeaftalen omfatter A - Udvikling, konfiguration og levering af it-systemer til systemadministration, vognressource-administration, passageradministration, bevilling og bestilling, samt korrektion og afregning, som indgår i støttesystemet. B - Implementering i form af bistand til ordregivers idriftsættelse af støttesystemet ved trafikselskaberne og disses kunder og samarbejdspartnere. C - Vedligeholdelse, drift og support i form af bl.a. opdatering af programmel, overvågning af støttesystemet og varetagelse af den daglige tekniske support til ordregivers supportberettigede brugere bestående af bl.a. service desk. D - Løbende udvikling af systemet, som følge af ændrede og nye forretningsbehov.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Såfremt denne mulighed anvendes, forbeholder ordregiver sig retten til, efter første forhandlingsrunde med alle tilbudsgivere om det indledende tilbud, at foretage en begrænsning i antallet af tilbudsgivere i løbet af forhandlingerne, den såkaldte shortlistingprocedure. Shortlisting medfører, at ordregiver foretager en evaluering af tilbuddene i overensstemmelse med kriterierne for tildeling i udbudsbetingelsernes afsnit 5, der resulterer i, at det lavest rangerende tilbud frasorteres.

Blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag fem (5) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer.

Ordregiver vil vurdere det positivt, at de oplyste referencer i størst mulig grad, dokumenterer erfaring med opgaver, der indeholder alle delopgaver i den udbudte opgave i mængde og indhold, jf. punkt II.2.4), samt at der kan dokumenteres erfaring fra flere tilsvarende opgaver.

Udvælgelsen sker således med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer jf. punkt III.1.3), hvor ordregiver vil lægge vægt på:

- At referencerne i videst mulige omfang angår leverance af administrative it-systemer indeholdende personoplysninger til offentlige myndigheder.

- At referencerne i videst mulige omfang angår udvikling af front-end til it-systemer til brede fællesoffentlige brugergrupper, f.eks. passagerer, myndigheder og sundhedspersonale.

- At referencerne demonstrerer erfaring med udvikling og vedligeholdelse af it-løsninger med en løst-koblet arkitektur bl.a. baseret på micro-services

- At referencerne er leveret til kunder som ligesom ordregiver er forpligtet til at levere meget høj driftsstabilitet og tilgængelighed via en kritisk infrastruktur.

Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.5 og 1.6.2.

Informationsmødet afholdes på dansk.

På grund af myndighedernes anvisning i forhold til begrænsning af spredning af coronavirus, forbeholder ordregiver sig retten til at afholde informationsmødet virtuelt.

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1) skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

- Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

- Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

- Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

- Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde:

- Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

- Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

- Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

- Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2.

- Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3.

- Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

- Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5.

På ordregivers opfordring skal tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for oplysninger afgivet i ESPD’et. Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra DK, fremlægges dokumentationen i form af serviceattest. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Skifteretten v. Domstolsstyrelsen, Skatteforvaltningen, ATP, Politiet (Kriminalregistret). Serviceattesten må maksimalt være 12 mdr. gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra DK, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis, det online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af dokumentationen fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. Såfremt en prækvalificeret ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør sammenslutning skal der indsendes dokumentation i form af en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af opgaven.

Ansøger skal for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber oplyse:

- ”Samlet årsomsætning”

- ”Soliditetsgrad”

- ”Egenkapital”, Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).

Ansøger skal oplyse om sin samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital i de ved ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskab ved at udfylde felterne ”Samlet årsomsætning” (vedrørende årsomsætningen (nettoomsætningen)), ”Finansielle nøgletal” (vedrørende soliditetsgraden) og ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” (vedrørende egenkapital).

- Det er et mindstekrav, at den samlede årsomsætning (nettoomsætningen) er på mindst 40 mio. DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede og reviderede årsregnskaber.

- Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden er på mindst 15 % for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber.

- Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 10 mio. DKK for hvert af de tre (3) på ansøgningsfristen senest afsluttede og reviderede årsregnskaber.

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.4). Se punkt II.2.9) i forhold til, hvad ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.

Referencerne bør indeholde følgende:

Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig, jf. punkt II.2.9). Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet TrueTender. Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet TrueTender. I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.5 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 eller kundecenter@truelink.dk

Dokumentation: I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for oplysninger afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: Skifteretten v. Domstolsstyrelsen, Skatteforvaltningen, ATP, Politiet (Kriminalregistret).

Serviceattesten bestilles hos Virk.dk. Serviceattesten må maksimalt være tolv (12) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede årsomsætning, soliditetsgrad og egenkapital, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Såfremt en prækvalificeret ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør sammenslutning skal indsendes dokumentation: Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.

Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.5.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbuddet.

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Jf. § 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171,stk.4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk, jf. § 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.