Aftale om drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af Frederiksberg kommunes IT

Frederiksberg kommune udbyder aftale om drift, support, vedligehold og videreudvikling af kommunens IT. Opgaven varetages i dag internt af kommunen selv, men det er politisk besluttet at opgaven skal konkurrenceudsættes. Det er ligeledes politisk besluttet at kommunen afgiver kontrolbud. Der indgår virksomhedsoverdragelse af medarbejdere.

Frederiksberg Kommune

Udbuddet afvikles som udbud med forhandling hvor der først gennemføres en prækvalificering og derefter en tilbuds og forhandlingsfase. Efter udløbet af fristen for afgivelsen af det indledende tilbud foretager kommunen gennemgang af de modtagne tilbud og evaluerer disse. Kommunen kan på baggrund af denne evaluering beslutte at foretage tildeling til det økonomisk mest fordelagtige af de modtagne indledende tilbud og der foretages i givet fald ikke forhandling af tilbuddene.

Ellers gennemføres en individuel forhandling med hver tilbudsgiver på grundlag af pågældendes indledende tilbud. Såfremt kontrolbuddet måtte vise sig at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter gennemgangen og evalueringen af de modtagne indledende tilbud, skal der gennemføres en individuel forhandling med alle tilbudsgivere på grundlag af pågældendes indledende tilbud. Kommunen forventer umiddelbart, at der vil blive gennemført 1 runde af forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, medmindre der måtte være grundlag for tildeling allerede på baggrund af det indledende tilbud.

Kommunen vil foretage evaluering og i sidste ende tildeling af aftalen til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, med de angivne procentsatser: Kvalitet 60 % og pris 40 %. I underkriteriet ”kvalitet” indgår følgende 4 delkriterier med den angivne vægtning:

— Transition 20 %

— Etablering af services 25 %

— Drift og support af services 35 %

— Kompetencer 20 %.

Aftalen kan forlænges af kommunen med 5 gange op til yderligere 12 måneder pr. gang.

Det er et minimumskrav, at ansøger har haft en gennemsnitlig årlig nettoomsætning inden for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af IT for offentlige eller private kunder på minimum 50 mio. DKK de seneste 3 afsluttede regnskabsår og at ansøger har haft en positiv egenkapital de seneste 3 år afsluttede regnskabsår.

Udvælgelse af de bedst egnede ansøgere foregår på følgende måde: Er antallet af ansøgere højst 3 vil de alle blive prækvalificeret. Kommunen forbeholder sig dog ret til at annullere udbudsproceduren, såfremt det skønnes, at antallet af prækvalificerede er for lavt til at sikre tilstrækkelig konkurrence om aftalen.

Er antallet af egnede ansøgere større end 3, vil kommunen prækvalificere de 3 ansøgere, der vurderes bedst egnede på baggrund af ansøgers referencer.

Der foretages en vurdering af de af ansøger oplyste referencer og hermed erfaringer fra tilsvarende eller lignende aftaler/kontrakter om drift, vedligehold, support og videreudvikling af IT for offentlige eller private kunder. I jo højere grad referencen svarer til den udbudte aftale og jo længere samarbejdet har løbet, desto mere positivt vil kommunen bedømme referencen. I forbindelse med udvælgelsen vil kunden lægge vægt på de referencer, der illustrerer erfaring med opgaver vedrørende følgende områder:

— erfaring med drift af lignende applikations- og infrastrukturportefølje

— erfaring med support af lignende organisation

— erfaring med drift af hybrid infrastruktur (on-premise og cloud)

— erfaring med transition fra intern driftsorganisation eller andre leverandører.

Følgende nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår:

— Årsomsætning inden for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af IT for offentlige eller private kunder i kr. ekskl. moms, ESPD, del IV, rubrikken ”Specifik årsomsætning”

— Egenkapital i DKK, ESPD, del IV, rubrikken ”Finansielle nøgletal”.

Det er et minimumskrav, at ansøger har haft en gennemsnitlig årlig nettoomsætning inden for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af IT for offentlige eller private kunder på minimum 50 mio. DKK de seneste 3 afsluttede regnskabsår og at ansøger har haft en positiv egenkapital de seneste 3 år afsluttede regnskabsår.

Reference liste over de betydeligste aftaler/kontrakter inden for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af IT hos offentlige eller private kunder ansøger har udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af en karakteristik af aftalen/ kontrakten indeholdende:

— Kortfattet beskrivelse af løsningen/tjenesteydelsen med angivelse af referencens relevans for den udbudte aftale

— I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med drift af lignende applikations- og infrastrukturportefølje som i den udbudte opgave

— I hvilket omfang referencen omfatter support af lignende organisation som den udbudte opgave

— I hvilket omfang referencen indeholder erfaring med drift af hybrid infrastruktur (on-premise og cloud)

— I hvilket omfang referencen omfatter erfaring med transition fra intern driftsorganisation eller andre leverandører.

Ansøger opfordres til at vedlægge sin dokumentation for opfyldelse af minimumskrav til egnethed og for oplysninger, der indgår i udvælgelsen, allerede ved indgivelsen af sin ansøgning. Ansøger vil blive anmodet om fremsendelse af dokumentation i forlængelse af ansøgningsfristens udløb, hvis ikke ansøger allerede har vedlagt dokumentationen ved indgivelsen af sin ansøgning. Ansøger vil blive bedt om at fremlægge følgende til bekræftelse af oplysningerne afgivet i ESPD:

- Uddrag af ansøgers årsregnskaber eller tilsvarende dokumentation, der viser ansøgers egenkapital for de seneste 3 regnskabsår og omsætningen inden for drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af IT for offentlige eller private kunder for de seneste 3 regnskabsår.

- Liste med kontaktoplysninger – e-mailadresse og telefonnummer – til kontaktperson hos de kunder, der er oplyst som referencer i ESPD, i det omfang disse kontakt oplysninger ikke fremgår af ESPD.

Yderligere skal oplyses at der i udbuddet gælder frivillige udelukkelsesgrunde der fremgår af udbudslovens § 137 stk.1

Kommunens sociale klausuler indgår i driftsaftalen.