EU-udbud af kontrakt vedrørende løn og vagtplanlægning i Aalborg Kommune

Aalborg Kommune udbyder en kontrakt af en it-løsning vedrørende understøttelse af kommunens opgaver og processer indenfor løn og vagtplanlægning.

Aalborg Kommune

Aalborg Kommune udbyder kontrakt om en it-løsning omfattende understøttelse af kommunens opgaver og processer indenfor løn og vagtplanlægning. Kontrakten skal omfatte brugsret til løsningen for de relevante brugere med tilknytning til Aalborg Kommune, herunder brugere placeret i kommunens forvaltninger og institutioner. Kontrakten skal endvidere omfatte brugsret til løsningen for de relevante brugere i fonde, selvejende institutioner, § 60 selskaber, øvrige selvstændige juridiske enheder, hvor Aalborg Kommune nu eller i fremtiden efter kommunalfuldmagten eller indenfor lovgivningens rammer i øvrigt bistår med administration af løn og personaleforhold.

Systemejerskabet for løn og vagtplan, den centrale support og systemadministration samt samarbejdet med leverandøren (herunder kontraktstyring) er forankret i lønkontoret i Borgmesterens forvaltning.

Hver forvaltning har, i samarbejde med lønkontoret, ansvar for lokal support af egne brugere samt undervisning og oplæring af nye medarbejdere.

Aalborg Kommune har indtil 31. december 2022 kontrakt med Fujitsu/SD om adgang til SD løn og tjenestetid bundet sammen med økonomi og debitor i én koncernløsning.

Løn og vagtplan løsningen skal være klar til drift i alle Aalborg Kommunes enheder pr. 1. januar 2023.

Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én hovedleverandør om en samlet leverance. Kontrakten skal omfatte et standardsystem med begrænset behov for udvikling frem til driftstart.

Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning og drift af løsningen, herunder:

— Brugsret til løsningen

— Drift og support

— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og teknologisk udvikling

— Implementering af løsningen, herunder projektledelse, konvertering, rådgivning, superbrugeruddannelse, afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen

— Integration og snitflader til/fra andre systemer

— Levering og vedligeholdelse af dokumentation

— Konvertering af data fra nuværende løsning

— Integration og aflevering af data til Aalborg Kommunes Business Intelligence (BI)

— Uddannelse i henhold til aftalt omfang (option).

Kontrakten kan af Aalborg Kommune forlænges på uændrede vilkår i op til 4 x 12 måneder.

Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer.

I forbindelse med vurderingen, vil kompleksiteten af referencen målt på størrelsen af referencekommunen vægte positivt. Dermed vil referencer fra større kommuner vægte højere end fra mindre kommuner.

Udover forlængelse af kontraktperioden, er der optioner på:

— exit

— opbevaring og kiggeadgang til data

— uddannelse af slutbrugere.

Derudover er der også frivillige optioner:

— udtræk til BI i realtid

— digitale vagtplaner

— udvidelse af driftstid (morgen)

— udvidelse af driftstid (eftermiddag).

Se nærmere om optioner i udbudsmaterialets bilag 13.

Ansøger skal oplyse soliditetsgrad for seneste afsluttede regnskabsår.

Vindende tilbudsgiver skal på anmodning kunne dokumentere soliditetsgrad i form af underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i vindende tilbudsgivers økonomiske situation.

Såfremt vindende tilbudsgiver har gyldig grund til at denne ikke er i stand til at fremlægge den krævede dokumentation, kan vindende tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, jf. udbudslovens § 154, stk. 2.

Ansøger skal som minimum have en soliditetsgrad på 20 % for seneste afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal oplyse om referencer for udførelse af lignende kontrakter.

Referencen, som skal indeholdes i ESPD’et, anses af ordregiver for at være den endelige dokumentation for vindende tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Ordregiver er dog berettiget til at kontrollere de afgivne oplysningers rigtighed.

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignede eller tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune.

Lignende eller tilsvarende løsning defineres som en løsning der er baseret på det standardprodukt eller videreudvikling af dette, som ansøger vil tilbyde i forbindelse med nærværende udbud.

Referencen skal anføres med:

- kommunens navn

- kontraktperiode, herunder hvor længe referenceløsningen har været i drift

- angivelse af kontaktperson for den pågældende kommune med telefonnummer og/eller e-mailadresse

- beskrivelse af referenceleveringen med angivelse af, hvor stor en del af kommunen, som bruger løsningen (eks. hele kommunen eller enkelte forvaltninger).

Udover det obligatoriske udelukkelsesgrunde, finder de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 5 også anvendelse.

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk