Fakta om udbudet
EU-nr
2015/S 186-337599
Offentliggjort
25.09.2015
Udbudstype
Andre
Udbyder
HOFOR A/S
Vindere
(25.09.2015)
KMD A/S
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup
Ændringsanmodning angående FAS-konvertering i henhold til Kontrakt om levering, vedligeholdelse og eventuel drift af et it-system om kundeafregning
HOFOR A/S
Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Del I: Ordregivende myndighed/ordregiver
I.1)
Navn, adresser og kontaktpunkt(er)
HOFOR A/S
Ørestads Boulevard 35
Kontaktpunkt(er): HOFOR A/S
Att: Ida Sylvest
2300 København S
DANMARK
Telefon: +45 27953222
Mailadresse: idsy@hofor.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed / ordregiveren: http://www.hofor.dk
I.2)
Type ordregivende myndighed
I.3)
Hovedaktivitet
Produktion, transport og distribution af gas og varme
Elektricitet
Vand
Andet: spildevand, fjernkøling (offentligretligt organ)
Elektricitet
Vand
Andet: spildevand, fjernkøling (offentligretligt organ)
1.4)
Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders / ordregiveres vegne
Den ordregivende myndighed / ordregiveren indkøber på andre ordregivende myndigheders / ordregiveres vegne: nej
Del II: Kontraktens genstand
II.1)
Beskrivelse
II.1.1)
Betegnelse for kontrakten
Ændringsanmodning angående FAS-konvertering i henhold til Kontrakt om levering, vedligeholdelse og eventuel drift af et it-system om kundeafregning.
II.1.2)
Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne
Tjenesteydelser
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
II.1.3)
Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
II.1.4)
Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene
De nye selskaber bruger alle i dag et såkaldt FAS-system til afregning. FAS-systemet et et ASP-systemet leveret af KMD A/S.
HOFOR A/S ønsker nu, at de nye selskaber overgår til SAP-afregningssystemet. Opgaven med dette (herefter »Projektet«) består i følgende:
1)
— Afdækning af datagrundlag for de nye selskaber (koordineringsopgave)
— Harmonisering, herunder tilpasning af de enkelte FAS-systemer, til en mere ensartet opsætning i de respektive FAS-systemer (koordineringsopgave)
— Afdækning af funktionalitets-»gap« i forhold til SAP-afregningssystemet (koordineringsopgave)
— Etablering af udlæsningsprogrammer til brug for læsning af data ud ad FAS-systemerne
— Etablering af indlæsningsprogrammer til brug for læsning af data ind i SAP-afregningssystemet.
2) Pilotkonvertering af et af de nye selskabers data til SAP-afregningssystemet
3) Hvis tilfredsstillende pilotprojekt, da konvertering af øvrige nye selskabers afregningssystem over til SAP-afregningssystemet
Det er vurderet, at den samlede forestående aftale for Projektet har en værdi på 3 500 000-5 000 000 DKK (ekskl. moms). Det er endvidere vurderet, at værdien for arbejdet til KMD A/S i anledning af etablering af udlæsning mv. på FAS-systemet andrager ca. 1-2 000 000 DKK og at værdien af arbejdet til KMD A/S i anledning af etablering af indlæsning mv. på SAP-afregningssystemet andrager ca. 2-3 mil. Kr. Den del af Projektet, der vedrører udlæsning af data, kan alene udføres af KMD A/S, eftersom KMD A/S — i lighed med andre ASP-udbydere — ikke tillader, at andre arbejder på deres FAS-platform, som alene KMD A/S har ophavsrettigheder m.v. til. Såfremt HOFOR A/S fortsat ønsker at kunne forpligte KMD A/S til at opfylde/garantere de i kontrakten opstillede servicemål, som KMD A/S i kraft af den eksisterende af support- og vedligeholdelsesaftale (del af den udbudte kontrakt) er forpligtet til at opretholde, vil det være KMD A/S, der kan skal forestå den del af Projektet, der vedrører indlæsning af data i SAP-afregningssystemet.
Migreringsopgaven svarer i meget vidt omfang — men i langt mindre målestol — til den migreringsopgave, som KMD A/S har udført for HOFOR A/S i forbindelse med overgangen til SAP-afregningssystemet. Ved SAP-afregningssystemet blev 4 forskellige forsyninger migreret. I den forestående migreringsopgave er det alene to af disse forsyningsarter, nemlig vand og spildevand, der skal overgå til SAP-afregningssystemet (og disse to forsyningsarter er tæt relateret, eftersom afregningen af spildevand afledes ud af afregningen for forbrugt vand). Der er således tale om væsentlig færre forsyningsarter, væsentlig mindre data, væsentlig færre slutkunder og i vidt omfang med genbrug af allerede udviklede metoder og processer, som udvikledes i forbindelse med migreringen af slutkunder fra Københavns vandkunder.
I henhold til den udbudte kontrakt er der indgået aftale om »udvidet applikationsvedligehold«. Det fremgår bl.a. af denne aftale, at KMD A/S — på HOFOR A/S's anmodning — skal udarbejde tilbud på implementering af ændringer, der er afledt af HOFOR A/S's ønsker om »f.eks. implementering af ændringer og videreudvikling«. Aftalen om udvidet applikationsvedligehold er gældende, så længe support-og vedligeholdelsesaftalen er gældende mellem parterne. Det fremgår af kontrakten, at den tidligst kan opsiges af KMD A/S 4 år efter overtagelsesdatoen, dvs. tidligst pr. 9/5 2018, medmindre aftalen opsiges af HOFOR A/S tidligst 1 år efter overtagelsesdagen.
HOFOR A/S anser derfor Projektet for en lille opgave, der ligger i naturlig forlængelse af den allerede skete migrering m.v. og hvor processer/metoder ikke let lader sig adskille fra de allerede udviklede metoder. Projektet må derfor anses for en lille opgave i naturlig forlængelse af kontrakten, og derfor således også omfattet af den underaftale under den udbudte kontrakt, der vedrører »udvidet applikationsvedligehold«.
HOFOR A/S har til hensigt at indgå aftale med KMD A/S om Projektet. Da aftalen er en del af de opgaver, som KMD A/S kan udføre for HOFOR A/S i henhold til den mellem parterne eksisterende aftale, vil den konkrete aftale blive udformet som »Ændringsanmodning« i henhold til den eksisterende aftale, og vil således indeholde HOFOR A/S's anmodning, KMD A/S's forslag og HOFOR A/S's accept.
HOFOR A/S, der er HOFOR-koncernens serviceselskab, annoncerede ved udbudsbekendtgørelse nr. 2010/S 69-104050 offentliggjort i EU-tidende/TEDdatabasen et udbud af kontrakt om levering, vedligeholdelse og eventuel drift af et it-system om kundeafregning. Det var i udbudsmaterialet beskrevet og efterfølgende indgået aftale om, at det udbudte system skulle kunne understøtte multiforsyning, ligesom det var beskrevet forskellige scenarier for, hvorledes og til hvilken pris ordregiver efterfølgende ville kunne anskaffe supplerende licenser, herunder mulighederne for at øge brugen af systemet uden yderligere licenser. Dette skete for sikre, at såfremt HOFOR-koncernen ville vokse og der ville opstå behov for at nye selskaber således skulle kunne inkluderes i det anskaffede kundeafregningssystem. Kontrakten blev den 4.2.2011 tildelt KMD A/S, der afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud. HOFOR A/S overtog afregningssystemet (herefter SAP-afregningssystemet) den 9/5 2014.
Den 1/7 2012 blev HOFOR Vand Albertslund A/S, HOFOR Vand Dragør A/S, HOFOR Vand Rødovre A/S, HOFOR Vand Brøndby A/S, HOFOR Vand Herlev A/S, HOFOR Vand Vallensbæk A/S, HOFOR Spildevand Albertslund A/S, HOFOR Spildevand Dragør A/S, HOFOR Spildevand Herlev A/S, HOFOR Spildevand Hvidovre A/S og HOFOR Spildevand Rødovre A/S en del af HOFOR-koncernen og 1/7 2014 blev yderligere HOFOR Spildevand Vallensbæk A/S og HOFOR Spildevand Brøndby A/S' drift en del af koncernen (samlet herefter »de nye selskaber«). På disse tidspunkter arbejdede man på at implementere SAP-afregningssystemet i den hidtidige HOFOR-koncern og det blev vurderet for risikabelt at lade implementeringen omfatte de nye selskaber også.De nye selskaber bruger alle i dag et såkaldt FAS-system til afregning. FAS-systemet et et ASP-systemet leveret af KMD A/S.
HOFOR A/S ønsker nu, at de nye selskaber overgår til SAP-afregningssystemet. Opgaven med dette (herefter »Projektet«) består i følgende:
1)
— Afdækning af datagrundlag for de nye selskaber (koordineringsopgave)
— Harmonisering, herunder tilpasning af de enkelte FAS-systemer, til en mere ensartet opsætning i de respektive FAS-systemer (koordineringsopgave)
— Afdækning af funktionalitets-»gap« i forhold til SAP-afregningssystemet (koordineringsopgave)
— Etablering af udlæsningsprogrammer til brug for læsning af data ud ad FAS-systemerne
— Etablering af indlæsningsprogrammer til brug for læsning af data ind i SAP-afregningssystemet.
2) Pilotkonvertering af et af de nye selskabers data til SAP-afregningssystemet
3) Hvis tilfredsstillende pilotprojekt, da konvertering af øvrige nye selskabers afregningssystem over til SAP-afregningssystemet
Det er vurderet, at den samlede forestående aftale for Projektet har en værdi på 3 500 000-5 000 000 DKK (ekskl. moms). Det er endvidere vurderet, at værdien for arbejdet til KMD A/S i anledning af etablering af udlæsning mv. på FAS-systemet andrager ca. 1-2 000 000 DKK og at værdien af arbejdet til KMD A/S i anledning af etablering af indlæsning mv. på SAP-afregningssystemet andrager ca. 2-3 mil. Kr. Den del af Projektet, der vedrører udlæsning af data, kan alene udføres af KMD A/S, eftersom KMD A/S — i lighed med andre ASP-udbydere — ikke tillader, at andre arbejder på deres FAS-platform, som alene KMD A/S har ophavsrettigheder m.v. til. Såfremt HOFOR A/S fortsat ønsker at kunne forpligte KMD A/S til at opfylde/garantere de i kontrakten opstillede servicemål, som KMD A/S i kraft af den eksisterende af support- og vedligeholdelsesaftale (del af den udbudte kontrakt) er forpligtet til at opretholde, vil det være KMD A/S, der kan skal forestå den del af Projektet, der vedrører indlæsning af data i SAP-afregningssystemet.
Migreringsopgaven svarer i meget vidt omfang — men i langt mindre målestol — til den migreringsopgave, som KMD A/S har udført for HOFOR A/S i forbindelse med overgangen til SAP-afregningssystemet. Ved SAP-afregningssystemet blev 4 forskellige forsyninger migreret. I den forestående migreringsopgave er det alene to af disse forsyningsarter, nemlig vand og spildevand, der skal overgå til SAP-afregningssystemet (og disse to forsyningsarter er tæt relateret, eftersom afregningen af spildevand afledes ud af afregningen for forbrugt vand). Der er således tale om væsentlig færre forsyningsarter, væsentlig mindre data, væsentlig færre slutkunder og i vidt omfang med genbrug af allerede udviklede metoder og processer, som udvikledes i forbindelse med migreringen af slutkunder fra Københavns vandkunder.
I henhold til den udbudte kontrakt er der indgået aftale om »udvidet applikationsvedligehold«. Det fremgår bl.a. af denne aftale, at KMD A/S — på HOFOR A/S's anmodning — skal udarbejde tilbud på implementering af ændringer, der er afledt af HOFOR A/S's ønsker om »f.eks. implementering af ændringer og videreudvikling«. Aftalen om udvidet applikationsvedligehold er gældende, så længe support-og vedligeholdelsesaftalen er gældende mellem parterne. Det fremgår af kontrakten, at den tidligst kan opsiges af KMD A/S 4 år efter overtagelsesdatoen, dvs. tidligst pr. 9/5 2018, medmindre aftalen opsiges af HOFOR A/S tidligst 1 år efter overtagelsesdagen.
HOFOR A/S anser derfor Projektet for en lille opgave, der ligger i naturlig forlængelse af den allerede skete migrering m.v. og hvor processer/metoder ikke let lader sig adskille fra de allerede udviklede metoder. Projektet må derfor anses for en lille opgave i naturlig forlængelse af kontrakten, og derfor således også omfattet af den underaftale under den udbudte kontrakt, der vedrører »udvidet applikationsvedligehold«.
HOFOR A/S har til hensigt at indgå aftale med KMD A/S om Projektet. Da aftalen er en del af de opgaver, som KMD A/S kan udføre for HOFOR A/S i henhold til den mellem parterne eksisterende aftale, vil den konkrete aftale blive udformet som »Ændringsanmodning« i henhold til den eksisterende aftale, og vil således indeholde HOFOR A/S's anmodning, KMD A/S's forslag og HOFOR A/S's accept.
II.1.5)
CPV-glossaret (common procurement vocabulary)
72000000, 72265000, 72266000, 72262000
II.6)
Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb
Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja
II.2)
Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi
II.2.1)
Kontraktens/kontrakternes endelige samlede værdi
Værdi: 5 000 000 DKK
Eksklusive moms
Eksklusive moms
Del IV: Procedure
IV.1)
Type procedure
Tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (jf. del 2 i bilag D1, D2 eller D3)
Begrundelse for anvendelse af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende i henhold til artikel 40, stk. 3, i direktiv 2004/17/EF
Anden begrundelse for tildeling af kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende
Kontrakten er ikke omfattet af direktivet
Gennemførelsen af den forestående ønskede aftale (Projekt) vil sikre, at også de nye vand- og spildevandsselskabers afregning kan køre på det SAP-afregningssystem, som blev implementeret i HOFOR i 2014. I henhold til kontrakten, jf. bilag 9 pkt. 7, kan HOFOR A/S så længe, der består en aftale om support og vedligeholdelse, bestille ydelser, der er afledt af HOFOR A/S's ønsker vedrørende implementering af ændringer og videreudvikling. HOFOR A/S's »Ændringsanmodning angående FAS-konvertering i henhold til Kontrakt om levering, vedligeholdelse og eventuel drift af et it-system om kundeafregning« (Projektet) er således en opgave, der falder inden for en del af KMD A/S's allerede eksisterende kontraktretlige forpligtelser over for HOFOR A/S, der består i at yde »udvidet applikationsvedligehold«. For så vidt angår en del af Projektet er der tale om en koordineringsopgave, jf. oven for under pkt. II.1.4). De øvrige dele af Projektet omhandler ud- og indlæsning af data til FAS-systemet hhv. SAP-afregningssystemet. Fsva. udlæsning af data er HOFOR A/S under alle omstændigheder nødt til at anmode KMD A/S om af levere ydelsen, eftersom KMD A/S er ejer og rettighedshaver af det eksisterende FAS-system. Fsva. indlæsning af data vil det være særdeles påkrævet for HOFOR A/S at anmode KMD A/S om at levere ydelsen, eftersom KMD A/S i henhold til den eksisterende kontrakt er pligtig til at opfylde Servicemålene (for driften) på SAP-afregningskontrakten. Såfremt andre end KMD A/S forestår etablering af inddata, kan KMD A/S ikke garantere opfyldelse af Servicemålene for SAP-afregningssystemet over for HOFOR A/S, hvilket vil være særdeles uhensigtsmæssigt. Den øvrige del af Projektet, der ikke vedrører ind- og udlæsning af data, falder ligeledes naturligt inden for det den type opgaver, som henhører under »udvidet applikationsvedligehold« og er i øvrigt også opgaver som tidligere — dog i langt mindre målestok — er løst under implementeringen af SAP-afregningskontrakten. Indkøbet kræver således ikke yderligere EU-udbud.
Begrundelse for anvendelse af udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende i henhold til artikel 40, stk. 3, i direktiv 2004/17/EF
Anden begrundelse for tildeling af kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende
Kontrakten er ikke omfattet af direktivet
Gennemførelsen af den forestående ønskede aftale (Projekt) vil sikre, at også de nye vand- og spildevandsselskabers afregning kan køre på det SAP-afregningssystem, som blev implementeret i HOFOR i 2014. I henhold til kontrakten, jf. bilag 9 pkt. 7, kan HOFOR A/S så længe, der består en aftale om support og vedligeholdelse, bestille ydelser, der er afledt af HOFOR A/S's ønsker vedrørende implementering af ændringer og videreudvikling. HOFOR A/S's »Ændringsanmodning angående FAS-konvertering i henhold til Kontrakt om levering, vedligeholdelse og eventuel drift af et it-system om kundeafregning« (Projektet) er således en opgave, der falder inden for en del af KMD A/S's allerede eksisterende kontraktretlige forpligtelser over for HOFOR A/S, der består i at yde »udvidet applikationsvedligehold«. For så vidt angår en del af Projektet er der tale om en koordineringsopgave, jf. oven for under pkt. II.1.4). De øvrige dele af Projektet omhandler ud- og indlæsning af data til FAS-systemet hhv. SAP-afregningssystemet. Fsva. udlæsning af data er HOFOR A/S under alle omstændigheder nødt til at anmode KMD A/S om af levere ydelsen, eftersom KMD A/S er ejer og rettighedshaver af det eksisterende FAS-system. Fsva. indlæsning af data vil det være særdeles påkrævet for HOFOR A/S at anmode KMD A/S om at levere ydelsen, eftersom KMD A/S i henhold til den eksisterende kontrakt er pligtig til at opfylde Servicemålene (for driften) på SAP-afregningskontrakten. Såfremt andre end KMD A/S forestår etablering af inddata, kan KMD A/S ikke garantere opfyldelse af Servicemålene for SAP-afregningssystemet over for HOFOR A/S, hvilket vil være særdeles uhensigtsmæssigt. Den øvrige del af Projektet, der ikke vedrører ind- og udlæsning af data, falder ligeledes naturligt inden for det den type opgaver, som henhører under »udvidet applikationsvedligehold« og er i øvrigt også opgaver som tidligere — dog i langt mindre målestok — er løst under implementeringen af SAP-afregningskontrakten. Indkøbet kræver således ikke yderligere EU-udbud.
IV.2)
Tildelingskriterier
IV.2.1)
Tildelingskriterier
IV.2.2)
Oplysninger om elektronisk auktion
IV.3)
Administrative oplysninger
IV.3.1)
Sagsnummer hos den ordregivende myndighed / ordregiveren
IV.3.2)
Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt?
Del V: Kontrakttildeling
V.1)
Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
V.2)
Oplysninger om tilbud
V.3)
Navn og adresse på den økonomiske aktør, som der er truffet afgørelse om at indgå kontrakt med
KMD A/S
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup
DANMARK
Internetadresse: www.kmd.dk
V.4)
Oplysninger om kontraktens værdi
Kontraktens endelige samlede værdi:
Værdi: 5 000 000 DKK
Eksklusive moms
Værdi: 5 000 000 DKK
Eksklusive moms
V.5)
Oplysninger om underentreprise
Kontrakten forventes at ville blive givet i underentreprise: nej
Del VI: Supplerende oplysninger
VI.1)
Oplysninger om EU-midler
Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
VI.2)
Yderligere oplysninger:
IV.3.2) Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt? Ja.
Udbudsbekendtgørelse: Bekendtgørelsens nummer i EUT: 2010/S 69-104050 af 9.4.2010.
VI.3)
Klageprocedurer
VI.3.1)
Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
2100 København Ø
Internetadresse: www.klfl.dk
Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
Findes ikke
VI.3.2)
Indgivelse af klager
Præcise oplysninger om klagefrist(er) Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort .Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens § 6, stk. 3. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. Håndhævelseslovens § 12, stk.1.
Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort .Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. Håndhævelseslovens § 6, stk. 3. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. Håndhævelseslovens § 12, stk.1.
VI.3.3)
Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Mailadresse: kfst@kfst.dk
Internetadresse: www.kfst.dk
VI.4)
Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
22.9.2015