Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om levering, implementering, udvikling og vedligeholdelse af Ernærings- og Forplejnings System (EFS-System) til Region Nordjylland

Nærværende udbud vedrører kontrakt om levering, implementering, udvikling og vedligeholdelse af Ernærings- og Forplejnings System (EFS-System) til Region Nordjylland.

Region Nordjylland har gennem en årrække arbejdet på et fornyet koncept til produktion af mad til både patienter og intern forplejning til personale på sygehusene.

Det primære fokus har været at sikre patienterne et individuelt kosttilbud målrettet patientens aktuelle behov. I Region Nordjylland betragtes kostforplejning, som en del af patientens samlede syg-domsbehandling. Målet er at det forbedrede koncept, vil kunne være med til at forbedre ernærings-status hos de indlagte patienter.

Sekundært har der været et fokus på at sikre en rationel produktion og overvejelser om, hvorledes dette bedst kunne opnås, gennem en styrket indsats ved digitalisering og ved at tilpasse produktionen til nye kostkoncepter.

På baggrund af ovenstående overvejelser har Region Nordjylland besluttet at anskaffe et nyt ernæring- og forplejningssystem (EFS), (i det følgende benævnt ”Systemet”).

Der er et behov for, at Systemet generelt kan understøtte alle relevante arbejdsgange vedrørende ernæring og forplejning samt køkkenproduktion i Region Nordjylland.

Systemet vil blive anvendt af både regionens administratorer, medarbejdere i køkken, kantine og øvrige aftagende afdelinger samt af de patienter, som kan varetage bestilling af måltider til sig selv og eventuelle pårørende. Det er med andre ord målet at tilberede de bedste måltider til patienten og gæsten samt, at indkøb, tilberedning, pakning og levering foregår sikkert og effektivt vha. datadrevet ledelse.

For at sikre maksimal værdi for patienten skal det sikres, at alle patientens ernæringsdata, som er fremkommet via screening af patienten og efterfølgende kostregistreringer og ernæringsplaner, som findes i elektornisk patientjournal (EPJ), danner grundlag for at kunne vise den rette menu-sammensætning for den enkelte patient. Endvidere skal det sikres, at patienten får mulighed for at se og bestille dagens menu, der er sammensat ud fra den enkelte patients ernæringsmæssige behov.

Systemet er opdelt i moduler, der retter sig mod specifikke processer i de områder, hvor Systemet vil blive anvendt.

Generelt set søges et system, der for de enkelte anvendere er intuitivt og let at anvende. Da kredsen af anvendere er bred, vil der være moduler, der er rettet specifikt mod en bestemt målgruppe, og ordregivers kravene er derfor udtrykt ud fra de behov, der er for disse anvendere.

Den årlige totale volumen for den udbudte kontrakt efter leveranceovertagelsesdagen forventes ikke at overstige 1 mio. DKK ekskl. moms, med en anslået værdi på leverancen indtil overtagelsesdagen på 7-10 mio. DKK. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal samt en vurdering af det aktuelle marked, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Efter udløb af uopsigelighedsperioden kan kontrakten opsiges af ordregiver med et varsel på 12 måneder til udgangen af en måned.

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt III.1), udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages fire (4) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer jf. punkt III.1.3) i forhold til den konkrete opgave jf. punkt II.2.4), vurderet på baggrund af de adspurgte informationer på baggrund teknisk og faglig formåen, jf. punkt III.1.3), hvor ordregiver vil lægge vægt på, at referencerne i videst mulige omfang:

- angår leverance, vedligeholdelse, support og udvikling af it-systemer til understøttelse af produktion af måltider i storkøkken, til kunder med flere køkkener på flere geografiske lokationer.

- demonstrerer erfaring med udvikling og tilpasning af it-systemer med en høj grad af bruger-involvering samt samarbejde med 3.part leverandører, herunder integration til 3.parts systemer.

Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Tilbudsgiver skal jf. kontraktbilag 03 - kravspecifikation, pkt. 8, tilbyde en ernæringsplan uden integrationer.

Optionen prissættes separat jf. kontraktbilag 10 – vederlag og betalingsplan, vederlagselement A,b. Den tilbudte ernæringsplan uden integrationer skal tilbydes i form af en option. Optionen kan tilvælges af ordregiver. Et tilvalg af den tilbudte ernæringsplan uden integrationer vil ske senest 12 måneder efter kontraktindgåelse jf. kontraktbilag 01 - tidsplan.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere baseret på det indledende tilbud, og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter.

Ordregiver afholder informationsmøde for interesserede ansøgere, jf. tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8.

Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt III.1) skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Der skal udfyldes følgende i ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III: Udelukkelsesgrunde:

Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.

Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135,stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135,stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lignende, jf. nr. 2.

Kontrakt med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

Ansøger skal udfyldes i udbudssystemet Ethics.

Ansøger skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.

Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst 3 mio. DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal anføre de op til tre (3) referencer, som ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.4). Se punkt II.2.9) i forhold til hvad ordregiver forstår som en sammenlignelig reference.

Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne bør indeholde følgende:

Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig, jf. punkt II.2.9). Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Der er stillet kontraktvilkår i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Kontrakten regulerer parternes misligholdelsesbeføjelser i relation til kontraktens gennemførelse.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet Ethics.

Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Det er ansøger/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i Ethics.

I henhold til den vejledende tidsplan i udbudsbetingelsernes punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet EthicsS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

Det er også vejledning til brug af Ethics for tilbudsgivere i udbudssystemet: https://www.ethics.dk/ethics/eo

Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

- Skatteforvaltningen

- ATP

- Politiet (Kriminalregistret).

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes afEU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets del IV – udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

- Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede ansøgers samlede omsætning, medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres.

Præcise oplysninger om klagefrist(er):

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgivestil Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens §12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk