Kontrakt om levering, drift og vedligeholdelse af et fælles eksamenssystem til de danske erhvervsakademier og maritime institutioner

Udbuddet vedr. kontrakt om de danske erhvervsakademier og maritime institutioners indkøb af it-system til afvikling af digitale eksaminer.

Ordregivers samlede antal helårsstuderende (STÅ) er pr. 01. april 2021 opgjort til 28 410.

Danmark

Det udbudte eksamenssystem digitaliserer håndteringen af opgaveafleveringer og eksamensafvikling i et studieforløb, herunder minimerer antallet af manuelle aktiviteter i forbindelse med opgaveaflevering, afvikling af prøver og eksamener og godkendelse af studieaktiviteter samt sikrer at data vedr. opgaver, prøver, eksamensforløb samt aflevering af opgaver bliver registreret ét sted og at alle relevante interessenter kan tilgå disse informationer.

Uddannelsesinstitutionerne gennemfører en lang række forskellige prøve- og eksamensforløb fra helt enkle skriftlige og mundtlige eksaminer til eksaminer hvor forskellige prøveformer kombineres. Eksamenssystemet skal understøtte denne variation i eksamensformer.

Eksamenssystemet skal fungere i tæt integration med Uddannelsesinstitutionernes studieadministrative systemer, hvorfra Eksamenssystemet skal modtage oplysninger om, hvilke studerende der skal til eksamen i hvilke fag. Efter at der er sket en bedømmelse i eksamenssystemet skal resultaterne overføres til det studieadministrative system.

Eksamenssystemet skal understøtte eksamensprocessen med opsætning af eksaminer med tilknytning af oplysninger om tid og sted m.m. De studerende skal kunne hente opgaver fra Eksamenssystemet og skal kunne uploade eksamensopgaver under en præcis systemmæssig styring af, i hvilket tidsinterval dette er muligt. Eksamenssystemet skal kunne håndtere såvel stedprøver som fjernprøver – også via Multiple Choice. Afslutningsvis skal Eksamenssystemet kunne understøtte evaluering af skriftlige opgaver og bedømmelsen med involvering af censor og underviser.

Eksamenssystemet er et yderst kritisk system i Uddannelsesinstitutionernes virksomhed, hvorfor det forventes at eksamenssystemet er velfungerende og let at arbejde i og at eksamenssystemet - ikke mindst - kan driftsafvikles på en yderst stabil og sikker måde.

Eksamenssystemet skal driftsafvikles samlet for alle uddannelsesinstitutionerne. Driftsafvikling af eksamenssystemet skal foretages af leverandøren.

Leverandøren skal ud over at levere eksamenssystemet også levere projektbistand til uddannelse, klargøring, test og implementering af eksamenssystemet. Leverandøren skal efterfølgende varetage driftsafvikling, vedligeholdelse, support og videreudvikling af eksamenssystemet i hele kontraktperioden.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med det beskrevne i del II.2.5).

Kontrakten er uopsigelig de første 24 måneder efter overtagelsesdagen, hvorefter ordregiver med et varsel på 6 mdr. kan opsige kontrakten.

Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskrav, jf. del III.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt mest relevante referencer på baggrund af valgte kriterier vedr. teknisk og/eller faglig formåen, jf. del III.1.3).

Ordregiver vil vurdere følgende positivt:

- At referencerne i videst mulige omfang udgør en sektorløsning, hvor referencen i videst mulig grad er sammenlignelige ift. antal af ordregivere som anvender løsningen, og at anvendelsen sker på et fælles eller sammenligneligt kontraktgrundlag.

- At referencerne i største mulige grad demonstrerer erfaring med adskillige prøveformer, forstået som eksempelvis mundtlige prøver, skriftlig prøve, stedprøver uden adgang til hjælpemidler og forskellige kombinationer heraf.

- At referencerne i videst muligt omfang viser erfaring med integration til et studieadministrativt system som autoritativ datakilde for f.eks. studerende, undervisere, censorer og hold.

- At referencerne i videst muligt omfang er sammenlignelig henset til antal af helårsstuderende (STÅ).

Tilbudsgiver skal jf. kontraktbilag 2 - leverancebeskrivelse, pkt. 8, tilbyde en løsning med en fuldintegreret plagieringskontrol til eksamenssystemet.

Plagieringskontrollen skal prissættes separat, jf. kontraktbilag 3 - betalingsplan.

Den tilbudte plagieringskontrol skal tilbydes i form af en option.

Optionen kan fravælges af ordregiver. Et fravalg af den tilbudte plagieringskontrol vil ske senest ved udgangen af afklaringsfasen jf. tidsplanen i kontraktbilag 1.

Tilbudsgiver skal som en del af ansøgningen udfylde en udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor nedenstående skal oplyses. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:

Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger

Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,

— Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.

Ansøger skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.

Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal.

Ansøger skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).

Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

- Det er et mindstekrav, at den samlede årsomsætningen er på mindst 5 mio. DKK for hvert af de seneste tre (3) anførte afsluttede regnskabsår.

- Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er på mindst 1,5 mio. DKK for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal anføre de op til tre (3) referencer, som tilbudsgiver finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt II.2.4) og som alene eller sammen opfylder mindstekravene. Se punkt II.2.9) i forhold til, hvad ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference.

Hvis der oplyses flere referencer, vurderer ordregiver alene på de tre (3) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer ordregiver på referencerne med nyeste startdato.

Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne skal indeholde følgende:

1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig og konditionsmæssig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2) Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

3) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

4) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Det er et mindstekrav, at mindst en (1) af de anførte referencer demonstrerer, at det til referencen leverede eksamenssystem er idriftsat, det vil sige er idriftsat og taget i brug af referencens kundereference, og har været idriftsat i mindst 12 måneder regnet fra ansøgningsfristen.

Kontrakten indeholder en arbejdsklausul, regulerer parternes ansvar herunder beføjelser ved misligholdelse, ligesom kontrakten indeholder en databehandleraftale.

Ansøger/tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet Ethics ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til ordregiver.

Det er ansøgers/tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet Ethics.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet Ethics skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller klikke på ikonet ”Kundeservice”.

I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.

Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen

- Skatteforvaltningen

- ATP

- Politiet (Kriminalregistret)

- Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som ordregiver har fastsat som frist.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Hvis en prækvalificeret ansøger har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning skal der indsendes følgende dokumentation:

En støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes.

En erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes.

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.