Opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland, inkl. en integreret logistikløsning og elektronisk dokumenthåndteringsløsning

Dette udbud omfatter levering af opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland, inkl. en integreret logistikløsning og elektronisk dokumenthåndteringsløsning.

Den samlede løsning består af 3 delløsninger:

• Opsætning, tilpasning af Oracle ERP Cloud, implementering og migrering fra Ordregivers eksisterende Oracle løsning og efterfølgende support og vedligeholdelse af leverandørens leverancer i tilknytning til Oracle Cloud løsningen, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en integreret logistikløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en dokumenthåndteringsløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

De 3 delløsninger inklusiv tilhørende ydelser, jf. bilag 05 skal sammen med Ordregivers nye Oracle Cloud platform kunne opfylde Bilag 02, Kravspecifikation.

Region Sjælland

Dette udbud omfatter levering af opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland, inkl. en integreret logistikløsning og elektronisk dokumenthåndteringsløsning.

Den samlede løsning består af 3 delløsninger, som beskrevet herunder.

• Delløsning 1 består af opsætning, tilpasning af Oracle ERP Cloud, implemente-ring og migrering fra Ordregivers eksisterende Oracle løsning og efterfølgende support og vedligeholdelse af leverandørens leverancer i tilknytning til Oracle Cloud løsningen, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Delløsning 2 består af tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en integreret logistikløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Delløsning 3 består af tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en dokumenthåndteringsløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikati-on.

De 3 delløsninger inklusiv tilhørende ydelser, jf. bilag 05 skal sammen med Ordregivers nye Oracle Cloud platform kunne opfylde Bilag 02, Kravspecifikation.

Ordregiver har et eksisterende ERP e-Business Suite fra Oracle som driftes af Ordregiver selv (on-premise). Ordregiver ønsker at få opsat et tilsvarende ERP-system baseret på Oracle ERP Cloud med i vidt omfang samme funktionalitet m.v. som det nuværende system.

Ordregiver har indgået aftale med Oracle vedrørende Oracle ERP Cloud licenser, og den kommende Leverandør af nærværende udbud (herefter benævnt Leverandøren) skal stå for at opsætte, tilpasse og implementere det nye system baseret på Oracle ERP Cloud med Leverandørens ydelser implementeret.

Aftalen med Oracle vedrørende Oracle ERP Cloud er således en aftale mellem Ordregiver og Oracle, og Leverandøren påtager sig intet ansvar for selve Oracle Cloud platformen og dennes performance, jf. herved Bilag 10 Servicemål pkt. 2.1.

Herudover skal Leverandøren levere en integreret logistikløsning og en løsning til elektronisk dokumenthåndtering integreret med Oracle ERP Cloud løsning, som hostede løsninger (SaaS eller lignende), der evt. driftes og vedligeholdes af Leverandøren eller dennes underleverandører.

Leverandøren skal levere de tilpasninger og muligt andet software samt den dokumentation, der er specificeret i Bilag 02 Kravspecifikation og Bilag 04 Specifikation af etableringsvederlag, herunder programmel og dokumentation med priser, der tilsammen med Ordregivers nye Oracle Cloud platform opfylder Kravspecifikationen i bilag 02 for så vidt angår Oracle delen. Leverandøren skal endvidere stille to cloudbaserede løsninger til rådighed for kunden i form af en logistikløsning og en dokumenthåndteringsløsning, og disse to Delløsninger skal tilpasses og etableres, så de er integreret i den samlede Løsning og således at de opfylder Kravspecifikationen i Bilag 02 for så vidt angår disse to Delløsninger. De to sidstnævnte løsninger kan leveres baseret på Oracles Cloud platform eller som separate systemer udviklet og driftet af Leverandøren eller dennes underleverandører.

Kontrakten kan forlænges med 24 måneder.

Ordregiver har til hensigt at prækvalificere tre Tilbudsgivere, der vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud.

Begrænsningen af antallet af i øvrigt kvalificerede ansøgere vil ske på baggrund af oplysningerne leveret af ansøgerne i ESPD Del IV B og C.

Såfremt antallet af ansøgere, der er i besiddelse af de krævede kvalifikationer og dermed opfylder de i afsnit 2.3.2 angivne udelukkelsesgrunde og de i afsnit 2.3.3 angivne krav til ansøgernes egnethed, overstiger det antal ansøgere, som Ordregiver agter at prækvalificere, vil Ordregiver foretage en udvælgelse blandt disse ansøgere.

Denne udvælgelse vil ske på baggrund af følgende kriterier:

• Referencer: Hvilke ansøgere, der på baggrund af de fremlagte referencer og oplysninger, jf. ovenfor pkt. 2.3.3.2, vurderes at have den bedste kapacitet til opgavens varetagelse, og den største og mest relevante erfaring i relation til den udbudte opgave. Ved vurderingen heraf vil Ordregiver særligt lægge vægt på:

i. at ansøger viser en tydelig erfaring med levering af i) opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholde af Oracle ERP Cloud platform, ii) en integreret logistikløsning og iii) elektronisk dokumenthåndteringsløsning til kunder, som er sammenlignelige med Kunden i nærværende udbud,

ii. at ansøger har den bedste og fornødne størrelse og kapacitet i medarbejderstab og organisation, som giver grundlag for løsning af den udbudte opgave, og

iii. ansøgers erfaring med levering af ovenstående ydelser og løsninger som det udbudte til Kunder som Ordregiver, herunder i størrelse og karakter og relevansen af de fremlagte referencer.

1. Indskanning af papirfaktura og konvertering

2. Skifte af kontoplan i budgetsystemet

3. Automatisk afstemning statuskonti

4. Godkendelser – omposteringer

5. Forecasting af indkøb

6. Digital indkøbsassistent (chatbot)

7. Fuldmagtsportal til opdatering af Økonomiske fuldmagtsdata med integration til stamdatakomponent

8. Organisatorisk forandringsledelse

9. Dokumentation og fejlrapportering på dansk

10. Forlængelse af kontrakten med 24 måneder.

Ansøger skal i ESPD, Del IV – afsnit B Økonomisk og finansiel formåen angive følgende oplysninger:

1) Ansøgers nettoomsætning for hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår inden for kontraktens genstand, afhængigt af hvornår Ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.

2) Ansøgers soliditetsgrad for hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår Ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden angives således som forholdet mellem Ansøgers samlede egenkapital og Ansøgers samlede aktiver.

Hvis ansøger ikke har været etableret i 3 år, skal der oplyses nøgletal for den tid, ansøger har været etableret. Mindstekrav vil da kun gælde for den tid, ansøger har været etableret.

Mindstekrav

Ordregiver stiller følgende mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

• Som mindstekrav kræves en årlig omsætning for hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår svarende til minimum 100 mio. DKK.

• Som mindstekrav kræves en gennemsnitlig soliditetsgrad på minimum 10 % for de seneste 3 regnskabsår.

Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad.

Såfremt Ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen for opfyldelse af kravene til økonomisk egnethed, beregnes den samlede årlige omsætning som Ansøgerens og disse andre enheders årlige omsætning i de seneste tre regnskabsår.

Undtaget herfra er, hvis Ansøgeren baserer sig på en anden enhed i form af Ansøgerens moderselskab, da Ansøgerens balance og årets resultat allerede er en del af mo-derselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene.

Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes virksomhedernes samlede årlige omsætning i de seneste tre regnskabsår.

Ordregiver stiller følgende krav til Ansøgers tekniske og faglige formåen, hvorefter:

Ansøger skal levere en oversigt over de 3-5 betydeligste sammenlignelige leverancer inden for det udbudte område, påbegyndt og under udførelse i løbet af de seneste 3 år, afhængigt af, hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ansøger skal påvise mindst 3 og maksimalt 5 relevante referencer, der viser erfaring og ekspertise med,

• Levering af i) opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholde af i) Oracle ERP Cloud platform, ii) en integreret logistikløsning og iii) elektronisk dokumenthåndteringsløsning til kunder, som er sammenlignelige med Kunden i nærværende udbud.

I den forbindelse skal det præciseres, at de ovenfor angivne i) – iii) krav til referencernes indhold ikke skal foreligge samlet i hver af de oplyste referencer, men kan foreligge i enkelte af disse hver for sig. Det afgørende er således blot, at kravene er opfyldt samlet set inden for de angivne referencer, og at der foreligger mindst 3 og maksimalt 5 referencer med de angivne løsninger indeholdt.

Ansøger bedes for hver reference beskrive omfanget af ydelserne tillige med en kortfat-tet beskrivelse af hvilke vedligeholdelses- og supportydelser, der er leveret. Til alle le-verancer ønskes oplyst en kontaktperson hos kunden til brug for eventuel kontrol af de afgivne oplysninger.

For hver reference skal oplyses:

• Kundens navn

• Periode for leverance af ydelserne (etableringsår og vedligeholdelsesperiode)

• Omfang (beløb i DKK ekskl. moms)

• Kort beskrivelse af leverancen/løsningen, herunder antal brugere af løsningen

• Beskrivelse af Tilbudsgivers konkrete rolle med leverancen/Løsningen

• Udførte opgaver med opsætning, tilpasning, implementering, drift-, vedligeholdel-ses- og supportydelser

• Kontaktperson

Hver reference må maksimalt udgøre 2.340 tegn uden mellemrum (1 normalside). Tegn herudover vil ikke indgå i evalueringen.

Ansøger skal i den forbindelse udfylde feltet ”For så vidt angår tjenesteydelseskontrak-ter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type”.

Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte kunden på de referencer, som Ansøger er fremkommet med.

Antal beskæftigede hos Ansøger:

Ansøger skal oplyse Ansøgers årlige gennemsnitlige antal beskæftigede inden for den tilbudte løsningsteknologi i de seneste 3 år, afhængigt af, hvornår den økonomiske ak-tør blev etableret eller startede virksomhed og organisering heraf for levering af opga-ver som den udbudte.

Ansøger skal påvise mindst 3 relevante referencer, der viser erfaring og ekspertise med,

• Levering af i) opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholde af i) Oracle ERP Cloud platform, ii) en integreret logistikløsning og iii) elektronisk dokumenthåndteringsløsning til kunder, som er sammenlignelige med Kunden i nærværende udbud.

I den forbindelse skal det præciseres, at de ovenfor angivne i) – iii) krav til referencernes indhold ikke skal foreligge samlet i hver af de oplyste referencer, men kan foreligge i enkelte af disse hver for sig. Det afgørende er således blot, at kravene er opfyldt samlet set inden for de angivne referencer, og at der foreligger mindst 3 og maksimalt 5 referencer med de angivne løsninger indeholdt.

Ansøger er udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis den økonomiske aktør:

• Har modtaget endelig dom eller vedtaget bødeforlæg inden for de seneste 4 år for straffedomme i henhold til Udbudslovens § 135, stk. 1:

 handlinger begået som led i en kriminel organisation som defineret i ar-tikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 (EU-Tidende 2008, nr. L 300, side 42),

 bestikkelse som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i ansøgerens eller til-budsgiverens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret,

 svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Eu-ropæiske Fællesskabers finansielle interesser,

 terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terrorak-tivitet som defineret i henholdsvis artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2002, nr. L 164, side 3) som ændret ved Rådets rammeafgørelse 2008/919/RIA af 28. november 2008 om ændring af rammeafgørelse 2002/475/RIA om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2008, nr. L 330, side 21),

 hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme som defineret i ar-tikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det fi-nansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EU-Tidende 2005, nr. L 309, side 15) eller

 overtrædelse af straffelovens § 262 a eller, for så vidt angår en dom fra et andet land angående børnearbejde og andre former for menneske-handel som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direk-tiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EU-Tidende 2011, nr. L 101, side 1).

• Har ubetalt forfalden gæld på DKK 100.000 eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, jf. Ud-budslovens § 135, stk. 3, medmindre tilbudsgiver stiller sikkerhed for betaling af gælden eller har indgået en aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og overholdt denne.

• Er i en interessekonflikt i forhold til udbuddet, jf. Udbudslovens § 136, nr. 1

• Har været involveret i forberedelsen af udbuddet på en måde, som medfører konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 136, nr. 2.

• Har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke har været i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 136, nr. 3, indenfor de seneste 2 år.

Ordregiver kan dog ikke udelukke en Ansøger eller Tilbudsgiver, der på tilfredsstillende vis kan dokumentere sin pålidelighed (”self cleaning”) i henhold til Udbudslovens § 138, stk. 1-3.

Såfremt en Tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrun-de i udbudslovens §§ 135-136 samt 137, stk. 1, nr. 1-6, kan Ansøger ved at fremlægge tilstrækkelig dokumentation for sin pålidelighed påvise, at denne alligevel ikke skal udelukkes, jf. betingelserne i udbudslovens § 138.

Ordregiver vil i tilfælde af, at en Ansøger påtænkes udelukket, fastsætte en passende frist for fremlæggelse af tilstrækkelig dokumentation for Ansøgerens pålidelighed.

Har ordregiveren iværksat et begrænset udbud, et udbud med forhandling, et udbud efter proceduren konkurrencepræget dialog eller innovationspartnerskab efter udbudsloven eller Europa-Parlamentets og rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- energiforsyning, transport samt posttjenester og ophævelse af direktiv 2004/17/EF, skal en virksomheds klage over ikke at være blevet udvalgt være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller denne lovs § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. Stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. stk. 3.

Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.