Udbud af kontrakt om udvikling, drift, vedligehold og support af fællesstatsligt kontraktstyrings-, indkøbs- og faktureringssystem

Økonomistyrelsen udbyder en kontrakt om tilrådighedsstillelse af et fællesstatslig system (også benævnt KIF) til understøttelse af, kontrastyrings-, indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Systemet skal erstatte Økonomistyrelsens nuværende indkøbs- og faktureringsløsning. Systemet skal indgå som en del af Økonomistyrelsens system-portefølje på økonomiområdet.

Økonomistyrelsen vil være direkte kontraktpart med leverandøren. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af systemet skulle indgå tilslutningsaftaler med Økonomistyrelsen.

Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Økonomistyrelsen tilrådighedstillelse af et etableret, moderne og brugervenligt standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet.

Systemet skal kunne udvikles til og implementeres hos alle statslige institutioner, der er omfattet af den til enhver tid gældende regnskabsbekendtgørelse (på kontraktindgåelsestidspunktet bekendtgørelse nr. 116 af 19.2.2018 med senere ændringer - eller regler som supplerer eller helt eller delvist erstatter denne). På tidspunktet for udbudsbekendtgørelsen er identificeret 450 statslige eller selvejende institutioner, der er omfattet af regnskabsbekendtgørelsen. Systemet skal kunne understøtte anvendelsen af fællesstatslige indkøbsaftaler, brug af elektroniske varekataloger, elektronisk håndtering af indkøbsordrer og fakturaer samt understøtte en effektiv organisering af forretningsgangene på området i henhold til Økonomistyrelsens best practice for digitale indkøb. Systemet skal blandt andet kunne integreres med Navision Stat samt Statens datavarehus ØSLDV. Systemet skal endvidere kunne anvende NemHandel og de relevante OIO-standarder på e-handelsområdet, og kunne understøtte anvendelsen af de fælles europæiske PEPPOL-standarder. Derudover skal Systemet kunne understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber, der varetager administrative opgaver på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministerområde og på tværs af ministerområder, samt på tværs af Navision Stat installationer.

Økonomistyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser.

— Indkøbsmodul, hvor brugerne kan søge i kataloger, oprettelse og godkendelse af rekvisitioner, oprettelse af indkøbsordre, varemodtagelse og benytte sig af E-handels funktionalitet.

— Kontrakt- og leverandørstyringsmodul, hvor kontrakter kan oprettes, fornyes, godkendes mv. Leverandører skal kunne oprettes og vedligeholdes i modulet, ligesom kataloger og andre services vedligeholdes i dette modul. Der vil også være behov for at dette modul kan håndtere miniudbud og internetauktioner.

— Faktureringsmodul, hvor brugerne kan oprette og modtage fakturaer, hvad enten det er elektronisk eller indscannet og efterfølgende gennemføre en godkendelse og betalingsworkflow. Kreditnota og rykkere skal også kunne håndteres af dette modul. Ligeledes skal dette modul kunne matche faktura og indkøbsordre og gøre workflowet smidigt og nemt at håndtere for de enkelte brugere og minimere arbejdsgange.

— Styrings- og kontrolfunktionalitet, der muliggør ledelsesinformation og produktionsstyring samt sikrer tæt opfølgning på og styring af transaktioner såvel som adgange, herunder i forhold til funktionsadskillelser, godkendelseshierarkier og brugerrettigheder

— En række integrationer, der blandt andet muliggør validering af stamdata, leverandør og bruger data og integration med Navision stat, Microsoft Dynamics Nav system tilpasset til den danske stat. mv.

Leverandørens ydelser vedrører især:

A) Software-as-a-Service:

— Tilrådighedsstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af leverandøren (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke skal foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.

— Systemet skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå Systemet med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i Systemet på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.

B) Videreudvikling:

— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer og videreudvikling af systemet uden for leveranceprojektet.

C) Andre ydelser:

— Implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende systemet.

— Konsulentydelser i tilknytning til systemet, f.eks. til rådgivning af Økonomistyrelsen og uddannelse af Økonomistyrelsens ansatte.

— Analyse, design, udvikling, opsætning, konfiguration og implementering af systemet

D) Drift:

— applikationsdrift

— netværksdrift

— infrastrukturdrift

E) Vedligehold og support:

— vedligeholdelse af systemet

— support til brugere

Kunden berettiget til to (2) gange at forlænge løbetiden/varigheden med op til 12 måneder, i alt op til 24 måneder

Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som er angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9).

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de tjenesteydelser, som aftalen vedrører. Referencer angivet i ESDP’et vil danne grundlag for udvælgelsen. Der må maksimalt anføres fem (5) referencer, jf. punkt III.1.3) herom og for krav til referencernes indhold. Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af drift, vedligehold, udvikling, support af et idriftsat it-system indeholdende enten et indkøbsmodul, og/eller et faktureringsmodul og/eller et kontraktstyringsmodul , jf. nærmere nedenfor. Ved udvælgelsen tillægges det positiv vægt såfremt, referencerne illustrerer:

- Levering og idriftsættelse af et It-system, som indeholder enten et indkøbsmodul, og/eller et faktureringsmodul og/eller et kontraktstyringsmodul. Jo flere af de nævnte moduler referencen indeholder, jo større relevans tillægges referencen.

- Demonstreret erfaring med implementering af et it-system.

- Erfaring med sikker drift af forretningskritiske it-løsninger

- Erfaring med support af forretningsapplikation og platform primært i et ITIL-framework eller tilsvarende, herunder incident, change- og problemmanagement.

- Etablering af et komplekst IT-system med mange integrationer.

- Levering til kunder med et større antal decentrale organisatoriske enheder med adskilte og forskellige datastrukturer.

- Erfaring med anvendelse af OIOUBL og OIORASP eller tilsvarende standarder

- Erfaring med PEPPOL eller tilsvarende infrastruktur

Såfremt flere ansøgeres referencer vurderes lige relevante i medfør af ovenstående, vil ordregiver foretage udvælgelsen på baggrund af, hvilke ansøgers referencer som har den gennemsnitlige største økonomiske værdi.

Option på forlængelse af kontraktens varighed som beskrevet under punkt II.2.7)

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

- Krav til gennemsnitlig minimumsårsomæstning

- Krav til positiv egenkapital

Som endelig dokumentation for den økonomiske og finansielle formåen vil ordregiver, når relevant, kræve fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, jf. dog udbudslovens § 154, stk. 2.

- Der kræves en gennemsnitlig årsomsætning på mindst 150 mio. DKK i de seneste 3 disponible regnskabsår.

- Der kræves en positiv egenkapital i de seneste 3 disponible regnskabsår

Referencer vedrørende de maksimalt 5 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9), omhandlende levering af et indkøbssystem, og/eller et faktureringssystem og/eller et kontraktstyringssystem., der er idriftsat hos den pågældende kunde.

Referencerne skal indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb

- Angivelse af modtager af leverancen

- Kontaktdetaljer for referenceperson hos modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.9), anførte hovedydelser, leverancen omfatter. Én reference kan omfatte flere hovedydelser.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne referenceperson ed henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Referencerne må maksimalt være 3 år gamle, regnet fra ansøgningstidspunktets udløb.

Der skal angives mindst 3 referencer

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers sociale klausuler i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Databehandleren skal skadesløsholde den dataansvarlige, såfremt den dataansvarlige bliver mødt med krav fra tredjemand som følge af, at databehandleren eller databehandlerens eventuelle underdatabehandlere har overtrådt den til enhver tid gældende databeskyttelsesretlige lovgivning.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det er essentielt for ordregiver, at der i kontraktens løbetid er et ”end to end” ansvar, hos én leverandør, i hele kontraktens løbetid for både levering, vedligeholdelse, udvikling og drift. Som følge af ordregivers behov og antallet af brugere, som skal anvende løsningen, er der behov for, at den leverede løsning er én samlet løsning med fælles brugergrænseflade. Som følge heraf er der behov for en sammenhængende teknisk platform med ensartet datamodel, arkitektur og brugergrænseflade. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig, da det vurderes, at en opdeling vil medføre manglende konkurrence om de enkelte delkontrakter.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.