23948sdkhjf

Fakta om udbudet

EU-nr
2021/S 227-598493
Offentliggjort
23.11.2021
Udbudstype
Tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse

Udbyder

Tønder Kommune

Vindere

Administration af Løn og Personale - indgået jf. retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19

(23.11.2021)
KMD
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup

Administration af Løn og Personale - indgået jf. retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19 - Saas Cloud


Tønder Kommune

Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

Tjenesteydelser

Retsgrundlag:
Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed/enhed

I.1) Navn og adresser
Officielt navn: Tønder Kommune
CVR-nummer: 29189781
Postadresse: Wegners Plads 2
By: Tønder
NUTS-kode: DK032 Sydjylland
Postnummer: 6270
Land: Danmark
Kontaktperson: Bram van Leeuwen
E-mail: bvl1@toender.dk
Telefon: +45 929379
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: www.toender.dk
I.4) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.5) Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Administration af Løn og Personale - indgået jf. retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19 - Saas Cloud

II.1.2) Hoved-CPV-kode
72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Administration af Løn og Personale til Tønder Kommune.

Leveringsaftalen er indgået iht. de i rammeaftalen SKI 02.19 – Saas-Cloud – retningslinjer.

Grundlaget for leverandørvalg, er sket på baggrund af nedennævnte:

• SKI FORM/STORM udvælgelsessystem

• SKI Vejledning på 02.19

• Leverandørernes materiale fra www.ski.dk

• behovsopgørelse som oplyst i punktform under pkt. II.2.4

• Teknisk afklaring med potentielle leverandører på SKI 02.19

• Værktøjer på www.ski.dk

FORM

Serviceområdet:

• Y60 – Myndighedens personale og frivillige

Hovedområde:

• Personale

• Løn

Opgaveområde:

• Lønsupport

• Lønstyring

• Lønindrapportering

• Lønkørsel og lønudbetaling

• Personaleopgaver vedrørende ansættelse og fratrædelse

Nærmere beskrivelse til tjenesteydelsens art, er gengivet i pkt. II.2.4

II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.1.7) Udbuddets samlede værdi (eksklusive moms)
Værdi eksklusive moms: 29 000 000.00 DKK
II.2) Beskrivelse
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
72200000 Programmering af software og konsulentvirksomhed
72240000 Systemanalyse og programmering
72250000 System- og supporttjenester
72260000 Programmelrelaterede tjenester
72300000 Datatjenester
72416000 Applikationsudbydere
72510000 Servicevirksomhed i forbindelse med drift af datamater
72514000 Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK032 Sydjylland
Hovedudførelsessted:

Relevante adresser i DK-6270 Tønder

II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Tønder Kommunes behovsopgørelse omkring administration af Løn og Personale til Tønder Kommune:

• Kommunen har behov for, at der kan gennemføres en effektiv og fleksibel lønproduktion. Det er derfor vigtigt, at der kan foretages korrektioner og a conto udbetalinger, som kan effektueres sideløbende med den planlagte lønproduktion.

Til understøttelse af de foretagne korrektioner er det væsentlig, at servicen indeholder en funktionalitet til simulering af de ændringer, der foretages inden endelig godkendelse - fx ved visning af en lønseddel.

• For at opretholde en effektiv lønproduktion er der behov for, at der kan foretages massekorrektioner ved samme fejl i lønudbetalingen for større medarbejdergrupper uden, at der skal korrigeres på den enkelte medarbejder.

• Kommunen har behov for, at servicen indeholder en løbende lønkontrol for at sikre korrekt løn til tiden. Herunder at servicen giver et advis, såfremt der er fejl som kan opfanges, inden den månedlige lønkørsel finder sted.

• Kommunen har behov for at servicen kan annullere/fortryde en fratrædelse efter færdigbehandling, så data, saldi mv. kan reetableres i fuldt omfang som før.

• Kommunen har behov for at servicen kan foretage korrektioner til foregående år. Fx i forbindelse med ny ansættelse i gammelt år, ændring af arbejdstid i gammelt år, rettelser af konteringer m.v. Herunder at processen kan ske automatisk for at undgå fejl i forhold til SKAT og E-indkomst.

• Kommunen har behov for at servicen understøtter genfremsendelse af refusionsskemaer til virk.dk, da er ofte rettes i fravær, som har en refusionsmæssig konsekvens.

• Kommunen har behov for et effektivt planlægningssystem, som giver mulighed for online at få beregnet alle saldi, herunder normperiode, samt umiddelbart at kunne se den økonomiske konsekvens af den aktuelle plan –, dette med henblik på at kunne se hvad en medarbejder koster for en given dag/perioden, samt hvilke udgifter er der forbundet med den periode der planlægges for.

• For fortsat at kunne effektivisere og digitalisere opgaveløsningen i servicen har kommunen behov for:

o at de enkelte brugere kan registrere fravær og kørsel via app med efterfølgende digital ledergodkendelse.

o at der automatisk kan ske kontering af feriepenge, for medarbejdere med løn under ferie, når en medarbejder skifter til et nyt ansættelsessted hos samme arbejdsgiver.

o at kunne foretage automatiske dagpengerefusionsansøgninger for medarbejdere på særlige vilkår (fleksjob, skånejob mv.). Servicen skal kunne sikre ansøgning og autosignering.

o en effektiv håndtering af modtagne dagpengerefusioner. Det vil sige, at løsningen giver mulighed for automatisk bogføring på de organisatoriske enheder.

o en elektronisk personalemappe, således at den enkelte leder, såvel centralt som decentralt kan tilgå alle personaleoplysninger i én og samme løsning. I den forbindelse skal det være muligt gennem central opsætning, at give adgangsrettigheder til forskellige typer af dokumenter på en enkel og nem måde.

Dokumenter skal sikres ved lederskifte, eller ved en medarbejders afdelingsskifte. Fx, at ny leder skal kunne nægtes adgang til udvalgte dokumenter.

o at kunne foretage automatisk afstemning mellem lønsystem og økonomisystem, således at afvigelser automatisk dannes og fremgår til efterfølgende behandling.

II.2.5) Tildelingskriterier
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

jf. SKI 02.19 er der mulighed for at forlænge aftalen med 2 x 24 måneder

II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Udbuddets samlede værdi - pkt. II 1.7 -, er under forudsætning af en kontraktlængde på samlet 10 år.

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende i tilfældene anført nedenfor
  • Udbuddet er ikke omfattet af direktivet
Forklaring:

Tildelingen på Administration af Løn og personalet er sket som en direkte tildeling, ud fra de angivne retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19.

Ordregiver har en række specifikke og konkrete behov, som er gengivet i punktform under pkt. II.2.4.

Flere af disse specifikke og konkrete behov er ufravigelige saglige mindstekrav, som Ordregiver er nødt til at få opfyldt, for at kunne udføre sin forvaltningsmæssige opgave.

jf. SKI vejledning - Bilag B, pkt. 3.6 - har Ordregiver gjort anvendelse af en teknisk afklaring med potentielle leverandører på SKI 02.19, som kan levere den omtalte service.

Ud fra den tekniske afklaring har Ordregiver konstateret, at der kun er 1 service i rammeaftalens sortiment der dækker omtalte behov, hvorfor Ordregiver skal foretage en direkte tildeling, jf. de retningslinjer som ligger til grund for et konkret leverandørvalg.

Ordregiver har udarbejdet et tildelingsnotat, som angiver begrundelse for denne direkte tildeling under rammeaftale 02.19, som led i egen kvalitetssikring. Se yderligere oplysninger omkring FORM/STORM, Behovsopgørelse og tildeling jf. pkt.:

• II 1.4

• II 2.4

• II 2.14

IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger

Del V: Kontrakt-/koncessionstildeling

Kontraktnr.: 1
Delkontraktnr.: 1
Betegnelse:

Administration af Løn og Personale - indgået jf. retningslinjer på SKI rammeaftale 02.19

V.2) Kontrakt-/koncessionstildeling
V.2.1) Dato for beslutningen om kontrakttildeling:
17/11/2021
V.2.2) Oplysninger om tilbud
Kontrakten er blevet tildelt en sammenslutning af økonomiske aktører: nej
V.2.3) Kontrahentens/Koncessionshavers navn og adresse
Officielt navn: KMD
CVR-nummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40-42
By: Ballerup
NUTS-kode: DK021 Østsjælland
Postnummer: 2750
Land: Danmark
E-mail: ski_kmd@kmd.dk
Internetadresse: www.kmd.dk
Kontrahenten/koncessionshaveren bliver en SMV: nej
V.2.4) Oplysninger om kontraktens/delkontraktens/koncessionens værdi (eksklusive moms)
Kontraktens/delaftalens/koncessionens samlede værdi: 29 000 000.00 DKK
V.2.5) Oplysninger om underentreprise

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.3) Yderligere oplysninger:

Udbuddets samlede værdi - pkt. V.2.4 -, er under forudsætning af en kontraktlængde på samlet 10 år

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Officielt navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@klfu.dk
Telefon: +45 33307621
Internetadresse: http://www.klfu.dk
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Senest samtidig med indgivelse af klage til Klagenævnet for udbud, skal klager skriftligt underrette Ordregiver om den påstående overtrædelse og om hvorvidt klagen vil indbringes for nævnet

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Officielt navn: Konkurrencestyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: http://www.kfst.dk
VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
18/11/2021

Send til en kollega

0.078