Udbud af kontrakt om CPR-opgaven

CPR-administrationen fungerer gennem Det Centrale Personregister som central leverandør af personoplysninger til offentlige myndigheder og til den private sektor, og CPR-administrationens mission er gennem CPR-systemet og en tidssvarende lovgivning ( for nuværende lovbekendtgørelse nr. 1297 af 3. september 2020 om Det Centrale Personregister med senere ændringer) at være den centrale leverandør af almindelige personoplysninger til den offentlige og private sektor med henblik på at skabe den størst mulige samfundsmæssige nytte af CPR. Den udbudte kontrakt vedrører drift, vedligeholdelse (support) samt bistand til udvikling af CPR-systemet. Personregistreringen, der hører under Kirkeministeriets ressort, omfatter de registreringer, som sognene og kommunerne i Sønderjylland foretager i forbindelse med den civile registrering, den civile kirkelige registrering og kirkelige registrering.

I. Baggrund:

Kontrakten har til formål at fastlægge og beskrive de ydelser, som leverandøren skal levere til ordregiver i relation til varetagelse af drift, vedligeholdelse, support, licensadministration og videreudvikling vedrørende systemet. Det bemærkes, at kontrakten tillige omfatter Kirkeministeriets Personregistrering, som i vidt omfang deler servere, database og teknologi med CPR-systemet. Kontrakten fastlægger vilkårene for levering af de af kontrakten omfattede ydelser, og regulerer således leverandørens opfyldelse af fastsatte krav til de leverede ydelsers kvalitet, omfang og vilkår m.v. Det er desuden ordregivers målsætning, at ovenstående opfyldes samtidig med at leverandørens priser er konkurrencedygtige inden for alle de ydelsesområder, som Kontrakten omfatter. Leverandørens arbejde skal være af høj kvalitet set i lyset af systemets centrale position som infrastrukturkritisk system i det danske samfund. Leverandøren skal både proaktivt og i sit daglige virke være med til at sikre, at systemet har et højt sikkerheds- og performanceniveau, herunder skærmet mod kompromittering og ikke mindst aktivt medvirke til, at systemet fremstår troværdigt. Ligeledes skal leverandøren medvirke til kontinuerlig udvikling og modernisering af systemet.

II. Ydelser:

Nærværende udbud omfatter:

A. Drift:

Drift omfatter applikationsdrift, infrastrukturdrift og netværksdrift herunder hosting, installation, patchning, opdatering mv. af de fysiske og logiske servere, netværk, netværkskomponenter, operativsystemer og applikationer som tilsammen udgør CPR-systemet samt underliggende driftsinfrastruktur (eksempelvis kabling, fysiske netværk, sikkerhedskomponenter, køling, strøm, backup) i to-centerdrift på to fysiske adskilte lokationer i Danmark. Derudover omfatter drift de forekommende opgaver, der er nødvendige for, at CPR-systemet fungerer, herunder fx alle periodiske, planlagte opgaver som batchplanlægning og batchafvikling, faste administrative rutiner som backup og logopfølgning, ikke-periodiske opgaver som ændring af brugeres adgange til CPR-systemet, brugeradministration, håndtering af inddata og uddata, databaseadministration, fx optimering af indexes, trunkering af tabeller eller ændring af databasekonfiguration, administration af DNS, administration af middleware, planlægning, overvågning af alle dele af CPR-systemet, tilpasning af konfiguration af netværkskomponenter og sikkerhedskomponenter, fx ændring af firewall regelsæt, filtre og router tabeller. Drift omfatter således applikationsdrift, infrastrukturdrift og netværksdrift.

B. Vedligeholdelse, herunder support:

Vedligeholdelse omfatter alle aktiviteter, der er rettet mod at sikre afvikling af CPR-systemet, herunder support af brugerne af CPR-systemet, og vedligehold af applikationsporteføljen. Det medfører, at leverandøren skal opbygge et indgående kendskab til CPR-systemet og skal udføre opgaver som rettelse af fejl i Systemet og test af rettelser, rettelse af fejl som CPR’s Kunder foretager i Systemet, herunder forkert opdatering af data, f.eks. forkert sammenlægning af to borgere, håndtering af Incidents, analyse af fejl og årsager, løbende Releases, herunder Deployment af Releases til miljøer, vedligeholdelse af Batchopgaver (udvikling/fejlretning), opdatering og vedligeholdelse af testmateriale, og beredskab i forbindelse med valgudtræk.

C: Udvikling:

Udviklingsaktiviteter foretages i medfør af Større og Mindre Ændringer, rettelse af Fejl og Operationelle Tilpasninger. Udviklingsaktiviteter omfatter alle øvrige ændringer til systemet, der medfører risiko for at tilgængelighed, svartider eller sikkerhed kan påvirkes negativt eller at servicemål ikke kan opfyldes. Udviklingsaktiviteter kan både omfatte ændring af kildekode anvendt i systemet og tilpasning af øvrige leverancer, f.eks. dokumentation.

D: Licensadministration:

Leverandøren skal sikre licensmæssig compliance og styre anvendelsen af licenser, herunder at der kun forefindes det nødvendige antal licenser.

Kunden er berettiget til to (2) gange at forlænge varigheden med op til 12 måneder, i alt op til 24 måneder

Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som er angivet nedenfor.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de tjenesteydelser, som aftalen vedrører. Referencer angivet i ESDP’et vil danne grundlag for udvælgelsen. Der må maksimalt anføres fem (5) referencer, jf. punkt III.1.3) herom og for krav til referencernes indhold. Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af transition, drift, vedligehold, udvikling og support af et idriftsat it-system. Ved udvælgelsen tillægges det positiv vægt, at referencerne dokumenterer:

- Erfaring med implementering af et driftsmiljø til et eksisterende it-system.

- Erfaring med sikker drift af forretningskritiske it-løsninger.

- Erfaring med udførelse af videreudviklingsopgaver, der udvider/ændrer applikation og platform baseret på en kombination af standard programmel samt programmel, der er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til ordregiver i forhold til at kunne opfylde ordregivers forretningsmæssige behov.

- Erfaring med support af forretningsapplikation og it-miljø.

- Erfaring med transition af et komplekst it-system med mange integrationer.

Option på forlængelse af kontraktens varighed som beskrevet under punkt II.2.7)

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af:

Krav til årsomsætning.

Baserer ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at ansøger og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Som endelig dokumentation for den økonomiske og finansielle formåen vil ordregiver, når relevant, kræve fremlæggelse af årsrapporter eller uddrag heraf, jf. dog udbudslovens § 154, stk. 2.

Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 200.000.000 mio. i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

Referencer vedrørende de maksimalt 5 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og punkt II.2.4). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer, dvs. Referencenr. 1-5. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Referencerne skal indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

- Angivelse af modtager af leverancen

- Kontaktdetaljer for referenceperson hos modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.9), anførte hovedydelser, leverancen omfatter. Én reference kan omfatte flere hovedydelser.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne referenceperson med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

Ydelserne i henhold til en reference må være udført maksimalt 3 år før ansøgningsfristens udløb.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers sociale klausuler i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde lokationskravet i databeskyttelsesloven § 3, stk. 9.

Ordregiver kan i kontraktperioden kræve, at leverandøren til udførelse af specifikke ydelser kun må anvende medarbejdere eller eksterne rådgivere, der er sikkerhedsgodkendt til klassifikationsgraden ”til tjenestebrug” eller ”fortroligt”, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10.338 af 17/12/2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det er essentielt for ordregiver, at der i kontraktens løbetid er et ”end to end” ansvar hos én leverandør for drift og vedligeholdelse, herunder support, udvikling og licensadministration. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Ikke alt udbudsmateriale er frit tilgængeligt, jf. også udbudsbetingelsernes punkt 7.7. Alene udvalgte tilbudsgivere får adgang til due diligence-materialet. Denne fremgangsmåde er nødvendig af hensyn til fortrolighed med hensyn til den eksisterende leverandørs forhold.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til lov nr. 842 af 10. maj 2021 (investeringsscreeningsloven) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. CPR vurderer, at indgåelse af Kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Ansøger bør afklare, om ansøgers aftaleindgåelse vil være omfattet. Se nærmere på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.