Fakta om udbudet
EU-nr
2015/S 223-406454
Offentliggjort
18.11.2015
Udbudstype
Begrænset udbud
Udbyder
Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, Koncern-IT og Udenrigsministeriet
Vindere
(15.04.2016)
NNIT A/S
Østmakren 3A
2860 Søborg
Vedligeholdelse og udvikling af it-understøttelsen af udvalgte dele af sagsbehandlingen på visumområdet og udvalgte dele af opholdsområdet.
Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, Koncern-IT og Udenrigsministeriet
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
I.1)
Navn, adresser og kontaktpunkt(er)
Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, Koncern-IT og Udenrigsministeriet
Slotsholmsgade 10
Att: Thomas Wichmann Nielsen
1216 København K
DANMARK
Telefon: +45 72311418
Mailadresse: thomas.nielsen@uibm.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse for den ordregivende myndighed: http://uibm.dk/kontakt
Elektronisk adgang til oplysninger: http://permalink.mercell.com/54495643.aspx
Elektronisk indsendelse af bud og ansøgninger om deltagelse: http://permalink.mercell.com/54495643.aspx
Yderligere oplysninger fås her: Mercell Danmark A/S
Østre Stationsvej 33, Vestfløjen
5000 Odense C
DANMARK
Internetadresse: http://permalink.mercell.com/54495643.aspx
Specifikationer og yderligere dokumenter (herunder dokumenter vedrørende den konkurrenceprægede dialog og et dynamisk indkøbssystem) fås her: Mercell Danmark A/S
Østre Stationsvej 33, Vestfløjen
5000 Odense C
DANMARK
Internetadresse: http://permalink.mercell.com/54495643.aspx
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til: Det/De ovennævnte kontaktpunkt(er)
I.2)
Type ordregivende myndighed
Ministerium eller en anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan, herunder regionale eller lokale afdelinger
I.3)
Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester
Offentlig orden og sikkerhed
Offentlig orden og sikkerhed
I.4)
Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne
Den ordregivende myndighed indkøber på andre ordregivende myndigheders vegne: nej
Del II: Kontraktens genstand
II.1)
Beskrivelse
II.1.1)
Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten:
Vedligeholdelse og udvikling af it-understøttelsen af udvalgte dele af sagsbehandlingen på visumområdet og udvalgte dele af opholdsområdet.
II.1.2)
Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted for bygge/anlægsarbejdet, varerne eller tjenesteydelserne
Tjenesteydelser
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Hovedstaden.
Tjenesteydelseskategori nr. 7: Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser
Hovedleverings- eller hovedudførelsessted for bygge- eller anlægsarbejde, varer eller tjenesteydelser: Hovedstaden.
NUTS-kode DK01
II.1.3)
Oplysninger om offentlig kontrakt, rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
Bekendtgørelsen vedrører udarbejdelse af en rammeaftale
II.1.4)
Oplysninger om rammeaftale
Rammeaftale med en enkelt aktør
interval: mellem 18 000 000 og 26 000 000 DKK
Rammeaftalens varighed
Varighed i måneder: 48Anslået samlet værdi af indkøbene i hele rammeaftalens løbetid
Anslået værdi eksklusive moms:interval: mellem 18 000 000 og 26 000 000 DKK
II.1.5)
Kort beskrivelse af kontrakten eller indkøbet/indkøbene
Punkt 1. Udenrigsministeriet og Udlændinge-, Integrations-, og Boligministeriet (UIBM), Koncern-IT, har indgået et samarbejde om at udbyde vedligeholdelse og udvikling af it-understøttelsen af af sagsbehandlingen på visumområdet og udvalgte dele af opholdsområdet.
De udbudte ydelser vil skulle håndtere en samlet systemportefølje (Systemporteføljen, jf. nedenfor) på tværs af de 2 myndigheder.
Systemerne i Systemporteføljen er før transitionen vedligeholdt og udviklet af ordregivers eksisterende leverandør af vedligeholdelse og udvikling. Systemerne er oprindeligt udviklet og leveret af flere leverandører.
Det er vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt fortsat at samle de omhandlende ydelser og systemer hos én leverandør med henblik på:
at samle de forretningsmæssige kompetencer hos 1 leverandør og dermed opnå større personuafhængighed i de forretningsmæssigt og teknisk relaterede ydelser, samt bedre at sikre, at systemerne kontinuerligt kan have høj tilgængelighed, være opdaterede i forhold til tekniske standarder og de forretningsmæssige og juridiske krav med et absolut minimum af fejl.
Samarbejdet mellem UIBM, Koncern-IT og Udenrigsministeriet omkring nærværende rammekontrakt vil primært bestå i et fælles kontraktgrundlag med en overordnet fælles kontraktstyring. I forhold til levering af ydelser i henhold til rammekontrakten, vil det i udgangspunktet være således, at ordregiverne (Udenrigsministeriet og UIBM, Koncern-It) agerer som separate aktører, med separate udviklingsforløb, administration, afregning og opgavetildeling, ligesom der inden for det fælles kontraktgrundlag må forventes, at ordregiverne kan have forskellige strategiske hensyn eller ønsker i forhold til praktikken i det daglige arbejde mellem leverandør og kunde. Det kan dog ikke udelukkes, at der vil blive igangsat fælles udviklingsprojekter.
Systemporteføljen:
a. Systemer
Det nærværende udbud omfatter således en fælles Systemportefølje indenfor udlændingeområdet, som består af visumsystemerne under henholdsvis Udenrigsministeriet og UIBM, Koncern-IT, samt udvalgte dele af understøttelsen af opholdssagsbehandlingen bestående af følgende IT-systemer:
1) UM-VIS
2) VSS
3) AREAL
4) BIOS
5) UMBIO og UM-BIO Standalone
6) IVR-VIS
7) N-VIS
8) Vision
9) VIS-Mail
10) SIS2.
Der vil i kontraktperioden kunne tilføjes nye systemer eller fjernes eksisterende fra Systemporteføljen.
Flere af systemerne i Systemporteføljen behandler ansøgninger om besøg i Danmark og er baseret på kompleks EU-lovgivning. Med kompleks lovgivning forstås EU-regler i samspil med dansk lovgivning og øvrige typer internationale forpligtelser på området, samt det forhold at lovgrundlaget ofte ændrer sig på alle tre niveauer med krav om tilpasning af systemerne i Systemporteføljen som konsekvens med henblik på tilpasning til en given politisk dagsorden. Kravene til funktionalitet og udformning af systemerne er særligt fra EU ofte på et meget højt detaljeringsniveau, hvor juridiske teknikaliteter medfører, at den tekniske mest oplagte vej ikke nødvendigvis er en mulighed. F.eks. er Visumsystemerne reguleret på felt-niveau direkte i retsgrundlaget på en måde, der ikke er fuldt forenelig med de nationale data-konventioner, som anvendes i eksempelvis CPR-regi.
Systemer vil blive nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
b. Teknologier som Systemporteføljen er baseret på:
Teknologimæssigt er IT-systemerne i Systemporteføljen primært udviklet på Microsoft platformen i udviklingssprogene C#, ASP.NET, .NET, .NET WCF anvendt og afviklet på forskellige platforme, dog primært Microsoft SQL server, Microsoft Internet Informationsserver (IIS), Microsoft DTC og Microsoft Windowsserver. Følgende mere sekundære udviklingssprog er også anvendt: LINQ, Wix, Atlasoft DotTwain og Atlasoft DotPdf. Udviklingssprogene er anvendt i forskellige versioner på tværs af Systemerne.
c. Systemintegrationer som Systemporteføljen anvender:
Systemporteføljen anvender en række systemintegrationer. Systemerne i Systemporteføljen har typisk egne registre, som integrerer til hinanden og integrerer endvidere til en række interne stamdataregistre og sagsbehandlingssystemer under udlændingesagskæden (USK). USK-systemer er ikke en del af Systemporteføljen. Eksternt integreres der bl.a. til Det Centrale Virksomhedsregister (CVR), Det Centrale Personregister (CPR), Politiets system til grænsekontrol (POLKON), Digital post (e-Boks), Kortbestilling (Gemalto), kreditkort kortbetaling (ePay), Navision STAT og Statens Administration (ØSC). Integrationerne baseres på bl.a. SOAP og SFTP.
Baggrund for udbuddet:
Den udbudte rammekontrakts systemer og ydelser vedrører visumområdet, som det overordnede forretningsområde, som består af forskellige myndigheder og en omfattende it-understøttelse.
Følgende myndigheder på visumområdet er omdrejningspunktet for indeværende rammekontrakt:
Udlændingestyrelsen fungerer som den primære myndighed i forhold til udlændinges ansøgninger om besøg i Danmark og som klageinstans for visumsager afgjort på Udenrigsministeriets repræsentationer.
Asyl og visumkontoret i Udlændinge-, Integrations-, og Boligministeriet (UIBM) varetager klagesagsbehandling i relation til visumområdet for sager afgjort i førsteinstans hos Udlændingestyrelsen.
Kontor for Borgerservice, Visum, Pas (BVP) under Udenrigsministeriet understøtter sagsbehandling af visum på repræsentationerne og herunder optag af biometriske kendetegn. Kontoret understøtter endvidere også sagsbehandlingen på repræsentationerne i forbindelse med registreringen af ansøgninger om opholdstilladelse.
Koncern-IT, som organisatorisk er placeret i UIBM, leverer IT ydelser på visumområdet, i form af systemadministration og styringsramme for systemkomplekset, samt deltagelse i diverse fora i EU-regi.
It-driften af Systemporteføljen varetages på tidspunktet for dette udbud af henholdsvis Koncern-IT og Udenrigsministeriet.
Udenrigsministeriet anvender pt. en ekstern privat driftsleverandør og UIBM har Statens It som driftsleverandør.
Punkt 2. Udbudte ydelser
Nærværende udbud omhandler en rammekontrakt, der omfatter følgende hovedydelser:
A. Transition:
Transition omfatter overtagelsen af opgaverne vedrørende vedligeholdelse og udvikling af Systemporteføljen fra den nuværende leverandør.
B. Vedligeholdelse og udvikling:
Vedligeholdelse omfatter varetagelsen af de nødvendige opgaver, for at videreføre opdaterede og sikre velfungerende systemer og programmel i Systemporteføljen, herunder senere nyudviklede og videreudviklede systemer og programmel i Systemporteføljen. Ordregiver varetager selv 1. line support og leverandøren vil således have en supportfunktion i et meget begrænset omfang og som en glidende overgang til udførslen af vedligeholdelses- og udviklingsopgaver.
Udvikling omfatter videreudvikling af de eksisterende systemer og programmel i Systemporteføljen samt nyudvikling af nye systemer og programmel i tilknytning til den eksisterende Systemportefølje og i relation til ordregivers sagsbehandling på visumområdet og opholdsområdet.
Rammekontrakten er ikke eksklusiv. Ordregiver er under ingen omstændigheder forpligtet til at bestille vedligeholdelse og udvikling hos leverandøren, men er alene berettiget hertil. Herudover er ordregiver berettiget til at bestille udviklingsopgaver hos tredjemand.
Ud over ovenstående ydelser i punkt A-B, vil leverandøren også skulle bistå med tilknyttet rådgivning og konsulentydelser i forhold til Systemporteføljen samt bistå med ophørsydelser i forbindelse med rammekontraktens ophør, herunder ved ordregivers hjemtagelse af ydelserne eller overdragelse til en ny leverandør. Ophørsydelser kan forventes at have en varighed ud over rammekontraktens ophør i øvrigt.
Procedure:
Ordregiver har valgt at gennemføre denne opgave digitalt igennem Mercell Danmark A/S.
De udbudte ydelser vil skulle håndtere en samlet systemportefølje (Systemporteføljen, jf. nedenfor) på tværs af de 2 myndigheder.
Systemerne i Systemporteføljen er før transitionen vedligeholdt og udviklet af ordregivers eksisterende leverandør af vedligeholdelse og udvikling. Systemerne er oprindeligt udviklet og leveret af flere leverandører.
Det er vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt fortsat at samle de omhandlende ydelser og systemer hos én leverandør med henblik på:
at samle de forretningsmæssige kompetencer hos 1 leverandør og dermed opnå større personuafhængighed i de forretningsmæssigt og teknisk relaterede ydelser, samt bedre at sikre, at systemerne kontinuerligt kan have høj tilgængelighed, være opdaterede i forhold til tekniske standarder og de forretningsmæssige og juridiske krav med et absolut minimum af fejl.
Samarbejdet mellem UIBM, Koncern-IT og Udenrigsministeriet omkring nærværende rammekontrakt vil primært bestå i et fælles kontraktgrundlag med en overordnet fælles kontraktstyring. I forhold til levering af ydelser i henhold til rammekontrakten, vil det i udgangspunktet være således, at ordregiverne (Udenrigsministeriet og UIBM, Koncern-It) agerer som separate aktører, med separate udviklingsforløb, administration, afregning og opgavetildeling, ligesom der inden for det fælles kontraktgrundlag må forventes, at ordregiverne kan have forskellige strategiske hensyn eller ønsker i forhold til praktikken i det daglige arbejde mellem leverandør og kunde. Det kan dog ikke udelukkes, at der vil blive igangsat fælles udviklingsprojekter.
Systemporteføljen:
a. Systemer
Det nærværende udbud omfatter således en fælles Systemportefølje indenfor udlændingeområdet, som består af visumsystemerne under henholdsvis Udenrigsministeriet og UIBM, Koncern-IT, samt udvalgte dele af understøttelsen af opholdssagsbehandlingen bestående af følgende IT-systemer:
1) UM-VIS
2) VSS
3) AREAL
4) BIOS
5) UMBIO og UM-BIO Standalone
6) IVR-VIS
7) N-VIS
8) Vision
9) VIS-Mail
10) SIS2.
Der vil i kontraktperioden kunne tilføjes nye systemer eller fjernes eksisterende fra Systemporteføljen.
Flere af systemerne i Systemporteføljen behandler ansøgninger om besøg i Danmark og er baseret på kompleks EU-lovgivning. Med kompleks lovgivning forstås EU-regler i samspil med dansk lovgivning og øvrige typer internationale forpligtelser på området, samt det forhold at lovgrundlaget ofte ændrer sig på alle tre niveauer med krav om tilpasning af systemerne i Systemporteføljen som konsekvens med henblik på tilpasning til en given politisk dagsorden. Kravene til funktionalitet og udformning af systemerne er særligt fra EU ofte på et meget højt detaljeringsniveau, hvor juridiske teknikaliteter medfører, at den tekniske mest oplagte vej ikke nødvendigvis er en mulighed. F.eks. er Visumsystemerne reguleret på felt-niveau direkte i retsgrundlaget på en måde, der ikke er fuldt forenelig med de nationale data-konventioner, som anvendes i eksempelvis CPR-regi.
Systemer vil blive nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
b. Teknologier som Systemporteføljen er baseret på:
Teknologimæssigt er IT-systemerne i Systemporteføljen primært udviklet på Microsoft platformen i udviklingssprogene C#, ASP.NET, .NET, .NET WCF anvendt og afviklet på forskellige platforme, dog primært Microsoft SQL server, Microsoft Internet Informationsserver (IIS), Microsoft DTC og Microsoft Windowsserver. Følgende mere sekundære udviklingssprog er også anvendt: LINQ, Wix, Atlasoft DotTwain og Atlasoft DotPdf. Udviklingssprogene er anvendt i forskellige versioner på tværs af Systemerne.
c. Systemintegrationer som Systemporteføljen anvender:
Systemporteføljen anvender en række systemintegrationer. Systemerne i Systemporteføljen har typisk egne registre, som integrerer til hinanden og integrerer endvidere til en række interne stamdataregistre og sagsbehandlingssystemer under udlændingesagskæden (USK). USK-systemer er ikke en del af Systemporteføljen. Eksternt integreres der bl.a. til Det Centrale Virksomhedsregister (CVR), Det Centrale Personregister (CPR), Politiets system til grænsekontrol (POLKON), Digital post (e-Boks), Kortbestilling (Gemalto), kreditkort kortbetaling (ePay), Navision STAT og Statens Administration (ØSC). Integrationerne baseres på bl.a. SOAP og SFTP.
Baggrund for udbuddet:
Den udbudte rammekontrakts systemer og ydelser vedrører visumområdet, som det overordnede forretningsområde, som består af forskellige myndigheder og en omfattende it-understøttelse.
Følgende myndigheder på visumområdet er omdrejningspunktet for indeværende rammekontrakt:
Udlændingestyrelsen fungerer som den primære myndighed i forhold til udlændinges ansøgninger om besøg i Danmark og som klageinstans for visumsager afgjort på Udenrigsministeriets repræsentationer.
Asyl og visumkontoret i Udlændinge-, Integrations-, og Boligministeriet (UIBM) varetager klagesagsbehandling i relation til visumområdet for sager afgjort i førsteinstans hos Udlændingestyrelsen.
Kontor for Borgerservice, Visum, Pas (BVP) under Udenrigsministeriet understøtter sagsbehandling af visum på repræsentationerne og herunder optag af biometriske kendetegn. Kontoret understøtter endvidere også sagsbehandlingen på repræsentationerne i forbindelse med registreringen af ansøgninger om opholdstilladelse.
Koncern-IT, som organisatorisk er placeret i UIBM, leverer IT ydelser på visumområdet, i form af systemadministration og styringsramme for systemkomplekset, samt deltagelse i diverse fora i EU-regi.
It-driften af Systemporteføljen varetages på tidspunktet for dette udbud af henholdsvis Koncern-IT og Udenrigsministeriet.
Udenrigsministeriet anvender pt. en ekstern privat driftsleverandør og UIBM har Statens It som driftsleverandør.
Punkt 2. Udbudte ydelser
Nærværende udbud omhandler en rammekontrakt, der omfatter følgende hovedydelser:
A. Transition:
Transition omfatter overtagelsen af opgaverne vedrørende vedligeholdelse og udvikling af Systemporteføljen fra den nuværende leverandør.
B. Vedligeholdelse og udvikling:
Vedligeholdelse omfatter varetagelsen af de nødvendige opgaver, for at videreføre opdaterede og sikre velfungerende systemer og programmel i Systemporteføljen, herunder senere nyudviklede og videreudviklede systemer og programmel i Systemporteføljen. Ordregiver varetager selv 1. line support og leverandøren vil således have en supportfunktion i et meget begrænset omfang og som en glidende overgang til udførslen af vedligeholdelses- og udviklingsopgaver.
Udvikling omfatter videreudvikling af de eksisterende systemer og programmel i Systemporteføljen samt nyudvikling af nye systemer og programmel i tilknytning til den eksisterende Systemportefølje og i relation til ordregivers sagsbehandling på visumområdet og opholdsområdet.
Rammekontrakten er ikke eksklusiv. Ordregiver er under ingen omstændigheder forpligtet til at bestille vedligeholdelse og udvikling hos leverandøren, men er alene berettiget hertil. Herudover er ordregiver berettiget til at bestille udviklingsopgaver hos tredjemand.
Ud over ovenstående ydelser i punkt A-B, vil leverandøren også skulle bistå med tilknyttet rådgivning og konsulentydelser i forhold til Systemporteføljen samt bistå med ophørsydelser i forbindelse med rammekontraktens ophør, herunder ved ordregivers hjemtagelse af ydelserne eller overdragelse til en ny leverandør. Ophørsydelser kan forventes at have en varighed ud over rammekontraktens ophør i øvrigt.
Procedure:
Ordregiver har valgt at gennemføre denne opgave digitalt igennem Mercell Danmark A/S.
For at deltage i opgaven kopieres dette link til din internet browser: http://permalink.mercell.com/54495643.aspx Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: »Meld din interesse«. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for din videre deltagelse og er uden omkostninger.
Efter afsendelse af registreringen har du gratis adgang til alle udbudsdokumenter. Du vil modtage login koder til www.mercell.dk indenfor normal arbejdstid og kan derefter afsende dit tilbud/ansøgning.
II.1.6)
CPV-glossaret (common procurement vocabulary)
72000000, 72212517, 72227000, 72230000, 72250000, 72267000, 72267100
II.1.7)
Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb
Dette udbud er omfattet af WTO-aftalen om offentlige indkøb: ja
II.1.8)
Delaftaler
Kontrakten er opdelt i delaftaler: nej
II.1.9)
Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2)
Kontraktens mængde eller omfang
II.2.1)
Samlet mængde eller omfang:
Anslået værdi eksklusive moms:
interval: mellem 18 000 000 og 26 000 000 DKK
interval: mellem 18 000 000 og 26 000 000 DKK
II.2.2)
Oplysninger om optioner
Optioner: nej
II.2.3)
Oplysninger om forlængelse
Denne kontrakt kan forlænges: nej
II.3)
Kontraktens varighed eller frist for dens opfyldelse
Varighed i måneder: 48 (fra tildeling af kontrakten)
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
III.1)
Kontraktbetingelser
III.1.1)
Sikkerhedsstillelse og garantier, som forlanges:
Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier i øvrigt vil fremgå af udbudsmaterialet.
III.1.2)
De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom:
Finansierings- og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet. Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28.6.2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk
III.1.3)
Retlig form, som kræves af den sammenslutning af økonomiske aktører, ordren tildeles:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger er tilgængelig i Mercell, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning«
Virksomhedsoplysningerne skal fremsendes for hver enkelt af deltagerne i sammenslutningen.
Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger er tilgængelig i Mercell, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning«
Virksomhedsoplysningerne skal fremsendes for hver enkelt af deltagerne i sammenslutningen.
III.1.4)
Andre særlige vilkår
Der gælder særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten: ja
Beskrivelse af de særlige vilkår: I rammekontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder,
blive inddraget i relevant omfang.
Endvidere er den danske stat i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.
Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af persondatalovgivningen.
Leverandøren og alle, som bistår leverandøren i relation til rammekontraktens opfyldelse, herunder personale og underleverandører og disses personale, der har relevans for ydelserne, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af ordregiver i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17.12.2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt (sikkerhedscirkulæret). Sikkerhedsgodkendelse skal kunne opretholdes i rammekontraktens løbetid.
I forbindelse med udbudsprocessen forventes de prækvalificerede tilbudsgivere at gives adgang til et datarum omhandlende relevant system- og udviklerdokumentation. Personale, der gives adgang til at gennemse dokumentation i et datarum i forbindelse med udbudsfasen, skal midlertidigt kunne godkendes af ordregiver. Til brug herfor vil der blive foretaget et baggrundscheck af Politiets Efterretningstjeneste (PET). Til brug for baggrundstjek af tilbudsgivers relevante personale, vil tilbudsgiver skulle afgive oplysninger om navn og CPR-nummer, og det relevante personale vil skulle underskrive en erklæring om samtykke til, at PET indhenter oplysninger fra relevante registre. Ordregiver vil på baggrund af baggrundstjekket vurdere om tilbudsgivers relevante personale kan opnå midlertidig godkendelse. Såfremt der opnås midlertidig godkendelse, vil tilbudsgivers relevante personale endvidere skulle underskrive en tro og love-erklæring, om ikke at videregive oplysninger, der er kommet tilbudsgiver til kundskab, i forbindelse med adgangen til datarummet.
Beskrivelse af de særlige vilkår: I rammekontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder,
blive inddraget i relevant omfang.
Endvidere er den danske stat i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at leverandøren og eventuelle underleverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.
Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af persondatalovgivningen.
Leverandøren og alle, som bistår leverandøren i relation til rammekontraktens opfyldelse, herunder personale og underleverandører og disses personale, der har relevans for ydelserne, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af ordregiver i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17.12.2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt (sikkerhedscirkulæret). Sikkerhedsgodkendelse skal kunne opretholdes i rammekontraktens løbetid.
I forbindelse med udbudsprocessen forventes de prækvalificerede tilbudsgivere at gives adgang til et datarum omhandlende relevant system- og udviklerdokumentation. Personale, der gives adgang til at gennemse dokumentation i et datarum i forbindelse med udbudsfasen, skal midlertidigt kunne godkendes af ordregiver. Til brug herfor vil der blive foretaget et baggrundscheck af Politiets Efterretningstjeneste (PET). Til brug for baggrundstjek af tilbudsgivers relevante personale, vil tilbudsgiver skulle afgive oplysninger om navn og CPR-nummer, og det relevante personale vil skulle underskrive en erklæring om samtykke til, at PET indhenter oplysninger fra relevante registre. Ordregiver vil på baggrund af baggrundstjekket vurdere om tilbudsgivers relevante personale kan opnå midlertidig godkendelse. Såfremt der opnås midlertidig godkendelse, vil tilbudsgivers relevante personale endvidere skulle underskrive en tro og love-erklæring, om ikke at videregive oplysninger, der er kommet tilbudsgiver til kundskab, i forbindelse med adgangen til datarummet.
III.2)
Betingelser for deltagelse
III.2.1)
De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: — Enten en tro og love-erklæring om, hvorvidt ansøger har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Loven kan hentes på www.retsinformation.dk Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger er tilgængelig på Mercell, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning« -Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger. -Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måtte være omfattet af attesten (f.eks. om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark). Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver anmodningen. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Er ansøger et konsortium, har ordregiver udarbejdet en skabelon for erklæring om konsortiet, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning«.
III.2.2)
Økonomisk og finansiel kapacitet
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: — En erklæring om ansøgerens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitalværdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver,udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
— Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger kan hentes Mercell, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning«. Det bemærkes, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I tilknytning hertil skal disse enheder erklære sige indforstået med, at der i udbudsmaterialet vil blive stillet krav om, at disse enheder og ansøgere, hæfter solidarisk for rammekontraktens opfyldelse. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet »Skabelon til brug for ansøgning« i relation til evt. »Støtteerklæring — økonomisk formåen« eller/og »Støtteerklæring — teknisk formåen« downloades fra Mercell under fanen Dokumenter.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 10 % i det seneste disponible regnskabsår
— Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 28 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
— Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger kan hentes Mercell, Appendix A »Skabelon til brug for ansøgning«. Det bemærkes, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I tilknytning hertil skal disse enheder erklære sige indforstået med, at der i udbudsmaterialet vil blive stillet krav om, at disse enheder og ansøgere, hæfter solidarisk for rammekontraktens opfyldelse. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Skabelon til brug for afgivelse af de efterspurgte oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet »Skabelon til brug for ansøgning« i relation til evt. »Støtteerklæring — økonomisk formåen« eller/og »Støtteerklæring — teknisk formåen« downloades fra Mercell under fanen Dokumenter.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på mindst 10 % i det seneste disponible regnskabsår
— Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 28 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
III.2.3)
Teknisk kapacitet
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt:
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene opfyldes: Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen: Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra A. Transition og Litra B. Vedligeholdelse og udvikling, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:
— En klar beskrivelse af hvorvidt leverancen inden for de sidste 3 år har omfattet transition af opgaver vedrørende vedligeholdelse og udvikling fra anden leverandør,
— En klar beskrivelse af hvorvidt leverancen inden for de sidste 3 år har omfattet vedligeholdelse og udvikling, herunder i relation til opdatering og sikring af systemer, begrænset supportfunktion, videreudvikling af eksisterende systemer og nyudvikling af systemer i tilknytning til eksisterende systemer,
— En beskrivelse af hvilke teknologier, som ansøger har anvendt i leverancen,
— En beskrivelse af leverancens integrationer, herunder hvilke som ansøger har vedligeholdt og/eller udviklet,
— En beskrivelse af den lovgivningsmæssige kompleksitet, som leverancen har vedrørt i relation til levering af ydelser,
— Ansøgerens rolle(r) i forbindelse med leverancens udførelse,
— Tidspunktet for udførelsen,
— Størrelsen af leverancen, samt
— modtager af leverancen.
For yderligere information, se punkt VI.3), litra h).
Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene opfyldes: Følgende dokumentation skal indgå i anmodningen: Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra A. Transition og Litra B. Vedligeholdelse og udvikling, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:
— En klar beskrivelse af hvorvidt leverancen inden for de sidste 3 år har omfattet transition af opgaver vedrørende vedligeholdelse og udvikling fra anden leverandør,
— En klar beskrivelse af hvorvidt leverancen inden for de sidste 3 år har omfattet vedligeholdelse og udvikling, herunder i relation til opdatering og sikring af systemer, begrænset supportfunktion, videreudvikling af eksisterende systemer og nyudvikling af systemer i tilknytning til eksisterende systemer,
— En beskrivelse af hvilke teknologier, som ansøger har anvendt i leverancen,
— En beskrivelse af leverancens integrationer, herunder hvilke som ansøger har vedligeholdt og/eller udviklet,
— En beskrivelse af den lovgivningsmæssige kompleksitet, som leverancen har vedrørt i relation til levering af ydelser,
— Ansøgerens rolle(r) i forbindelse med leverancens udførelse,
— Tidspunktet for udførelsen,
— Størrelsen af leverancen, samt
— modtager af leverancen.
For yderligere information, se punkt VI.3), litra h).
III.2.4)
Oplysning om reserverede kontrakter
III.3)
Specifikke vilkår for tjenesteydelseskontrakter
III.3.1)
Oplysninger om en bestemt profession
Udførelse af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession: nej
III.3.2)
Medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen
Juridiske personer bør anføre navne på og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen: nej
Del IV: Procedure
IV.1)
Type procedure
IV.1.1)
Type procedure
Begrænset
IV.1.2)
Grænse for, hvor mange økonomiske aktører der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal økonomiske aktører: 5
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater: Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der samlet set i løbet af de seneste 3 år har
1) dokumenteret erfaring med de mest relevante leverancer (referencer) i form af vedligeholdelse og udvikling, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra B, af sammenlignelige systemporteføljer, samt
2) dokumenteret erfaring med transition, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra A.
Ved vurderingen af den samlede relevans af referencerne tillægges 1 større betydning end 2.
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal kandidater: Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der samlet set i løbet af de seneste 3 år har
1) dokumenteret erfaring med de mest relevante leverancer (referencer) i form af vedligeholdelse og udvikling, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra B, af sammenlignelige systemporteføljer, samt
2) dokumenteret erfaring med transition, jf. punkt II.1.5), punkt 2, litra A.
Ved vurderingen af den samlede relevans af referencerne tillægges 1 større betydning end 2.
IV.1.3)
Reduktion af antallet af økonomiske aktører under forhandlingerne eller dialogen
IV.2)
Tildelingskriterier
IV.2.1)
Tildelingskriterier
Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af de kriterier, der er anført i specifikationerne, i opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller i det beskrivende dokument
IV.2.2)
Oplysninger om elektronisk auktion
Der vil blive anvendt elektronisk auktion:: nej
IV.3)
Administrative oplysninger
IV.3.1)
Sagsnummer hos den ordregivende myndighed:
Sag 2015 - 790 (UIBM)
IV.3.2)
Har der været tidligere offentliggørelse(r) om samme kontrakt?
nej
IV.3.3)
Vilkår for adgang til specifikationer og yderligere dokumenter eller beskrivende dokumenter
Skal der betales for dokumenterne?: nej
IV.3.4)
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
15.12.2015 - 12:00
IV.3.5)
Dato for afsendelse til udvalgte kandidater af opfordringer til at afgive bud eller at deltage
11.1.2016
IV.3.6)
Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
dansk.
Andet: Det vil af udbudsbetingelserne fremgå hvorvidt og i givet fald hvilke oplysninger, der i tilbuddet kan afgives på engelsk, svensk eller norsk (bokmål).
Andet: Det vil af udbudsbetingelserne fremgå hvorvidt og i givet fald hvilke oplysninger, der i tilbuddet kan afgives på engelsk, svensk eller norsk (bokmål).
IV.3.7)
Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
IV.3.8)
Åbning af bud
Del VI: Supplerende oplysninger
VI.1)
Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: ja
Skønnet tidspunkt for offentliggørelse af yderligere bekendtgørelser: Genudbud forventes i forbindelse med rammekontraktens ophør (medmindre ydelser hjemtages).
Skønnet tidspunkt for offentliggørelse af yderligere bekendtgørelser: Genudbud forventes i forbindelse med rammekontraktens ophør (medmindre ydelser hjemtages).
VI.2)
Oplysninger om EU-midler
Kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
VI.3)
Yderligere oplysninger
A) Rammekontrakten indgås i fællesskab af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet (UIBM), Koncern IT, og Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, 1448 København K. Både UIBM, Koncern IT, og Udenrigsministeriet vil således i rammekontrakten være kunden.
b) I relation til punkt I.1) og punkt IV.3.3) bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få.
c) Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af anmodninger om prækvalifikation vil blive offentliggjort i Mercell. Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret i Mercell.
d) Udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de virksomheder, der udvælges til at deltage med tilbudsafgivelse.
e) I relation til punkt II.2.1) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for rammekontraktens fulde løbetid. Intervallet i skønnet skyldes blandt andet ukendte faktorer i forhold til behovet for ydelserne under rammekontraktens løbetid. Skønnet er således dels baseret på et historisk forbrug og dels på det forventede behov.
f) I relation til punkt II.3) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra bestået transition. Ud over den anførte kontraktlængde vil der i forbindelse med rammekontraktens ophør være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af systemerne i forbindelse med evt. genudbud.
g) I relation til punkt III.2.1) bemærkes, at ordregiver kan udelukke ansøgere og/eller tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøger og/eller tilbudsgiver omfattes af andre af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil alene indhente yderligere bevis for, at ansøger og/eller tilbudsgiver ikke befinder sig i de nævnte situationer, såfremt ordregiver vurderer, at der er en begrundet mistanke herfor.
h) I tilknytning til det i punkt III.2.3) anførte, bemærkes yderligere følgende: Skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om teknisk kapacitet i form af de efterspurgte referencer kan hentes i Mercell, Appendix A »Skabelon tilbrug for ansøgning«. Der kan maksimalt angives 5 leverancer (referencer), uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller, om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer, dvs. referencenr. 1-5. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra. Det bemærkes, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammekontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i rammekontraktperioden. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. I tilknytning hertil skal disse enheder erklære sig indforstået med, at virksomheden, der ansøger om prækvalifikation, har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i rammekontraktens periode. Enheder, som ansøger baserer sig på i forhold til teknisk kapacitet, skal således anvendes som underleverandør i forbindelse med rammekontraktens gennemførelse, og disse underleverandører kan ikke udskiftes uden ordregivers samtykke.
i) I relation til punkt IV.1.2) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.
Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
j) Vedrørende den i punkt IV.3.5) anførte dato bemærkes det, at datoen alene er forventet.
k) Ansøgningen om prækvalifikation og afgivelse af tilbud fremsendes enten i) via Mercell-portalen eller ii) som papirpost. Såfremt ansøger fremsender med papirpost ser ordregiver gerne, at ansøgningen om prækvalifikation og efterfølgende afgivelse af tilbud fremsendes i fem papireksemplarer og i en elektronisk version (f.eks. på USB-stik eller tilsvarende). Ved indsendelse af papirversion vil eventuelle uoverensstemmelser mellem papirversionen og den elektroniske version blive håndteret, så papirversionen har forrang. Kuverten bedes mærket »Vedligeholdelse og udvikling af it-understøttelsen af sagsbehandlingen på visumområdet og udvalgte dele af opholdsområdet« — Må ikke åbnes af postfunktionen«.«
l) Ansøgningen om prækvalifikation og afgivelse af tilbud kan ikke afgives pr. e-mail.
m) Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
b) I relation til punkt I.1) og punkt IV.3.3) bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få.
c) Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af anmodninger om prækvalifikation vil blive offentliggjort i Mercell. Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret i Mercell.
d) Udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de virksomheder, der udvælges til at deltage med tilbudsafgivelse.
e) I relation til punkt II.2.1) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for rammekontraktens fulde løbetid. Intervallet i skønnet skyldes blandt andet ukendte faktorer i forhold til behovet for ydelserne under rammekontraktens løbetid. Skønnet er således dels baseret på et historisk forbrug og dels på det forventede behov.
f) I relation til punkt II.3) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra bestået transition. Ud over den anførte kontraktlængde vil der i forbindelse med rammekontraktens ophør være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af systemerne i forbindelse med evt. genudbud.
g) I relation til punkt III.2.1) bemærkes, at ordregiver kan udelukke ansøgere og/eller tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøger og/eller tilbudsgiver omfattes af andre af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil alene indhente yderligere bevis for, at ansøger og/eller tilbudsgiver ikke befinder sig i de nævnte situationer, såfremt ordregiver vurderer, at der er en begrundet mistanke herfor.
h) I tilknytning til det i punkt III.2.3) anførte, bemærkes yderligere følgende: Skabelon til brug for afgivelse af oplysninger om teknisk kapacitet i form af de efterspurgte referencer kan hentes i Mercell, Appendix A »Skabelon tilbrug for ansøgning«. Der kan maksimalt angives 5 leverancer (referencer), uanset om der er tale om en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på en anden virksomheds formåen eller, om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer, dvs. referencenr. 1-5. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra. Det bemærkes, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammekontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i rammekontraktperioden. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. I tilknytning hertil skal disse enheder erklære sig indforstået med, at virksomheden, der ansøger om prækvalifikation, har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i rammekontraktens periode. Enheder, som ansøger baserer sig på i forhold til teknisk kapacitet, skal således anvendes som underleverandør i forbindelse med rammekontraktens gennemførelse, og disse underleverandører kan ikke udskiftes uden ordregivers samtykke.
i) I relation til punkt IV.1.2) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.
Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
j) Vedrørende den i punkt IV.3.5) anførte dato bemærkes det, at datoen alene er forventet.
k) Ansøgningen om prækvalifikation og afgivelse af tilbud fremsendes enten i) via Mercell-portalen eller ii) som papirpost. Såfremt ansøger fremsender med papirpost ser ordregiver gerne, at ansøgningen om prækvalifikation og efterfølgende afgivelse af tilbud fremsendes i fem papireksemplarer og i en elektronisk version (f.eks. på USB-stik eller tilsvarende). Ved indsendelse af papirversion vil eventuelle uoverensstemmelser mellem papirversionen og den elektroniske version blive håndteret, så papirversionen har forrang. Kuverten bedes mærket »Vedligeholdelse og udvikling af it-understøttelsen af sagsbehandlingen på visumområdet og udvalgte dele af opholdsområdet« — Må ikke åbnes af postfunktionen«.«
l) Ansøgningen om prækvalifikation og afgivelse af tilbud kan ikke afgives pr. e-mail.
m) Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15.6.2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
n) Systemporteføljen i dette rammeudbud har tidligere indgået som et delelement i det annullerede udbud 2015/S 89-160362 som tidligere offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende.
VI.4)
Klageprocedurer
VI.4.1)
Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
2100 København Ø
DANMARK
Mailadresse: klfu@erst.dk
Telefon: +45 35291000
Internetadresse: www.klfu.dk
Fax: +45 33307799
VI.4.2)
Indgivelse af klager
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.klfu.dk
VI.4.3)
Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om indgivelse af klager
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
DANMARK
Mailadresse: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Internetadresse: www.kfst.dk
Fax: +45 41715100
VI.5)
Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
13.11.2015