Udbud af Indkøbssystem (genudbud)

Aarhus Kommune udbyder en aftale på Indkøbssystem (genudbud).

Kontrakten udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder.

Aarhus Kommune udbyder aftale på Indkøbssystem (genudbud).

Kontrakten udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder.

Nærværende udbud var oprindeligt en del af Aarhus Kommunes udbud af Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagplansystem samt Indkøbssystem (ERP). Genudbuddet af Indkøbssystem skal stadig anses som en del af det oprindelige udbud (nu Økonomisystem, Debitorsystem samt Løn og vagtplansystem). Udbuddet af Indkøbssystem og dertil hørende kontrakt udgør dermed fortsat en integreret del af den samlede ERP-løsning.

Kontrakten kan forlænges i 4 x 12 måneder.

Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere om prækvalifikation. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgernes økonomiske kvalifikationer og referencer vedrørende anskaffelser, der svarer til det udbudte (indkøbssystem der som minimum kan håndtere kontraktportefølje, Contract Management, e-kataloger og elektroniske indkøbsordre), med hovedvægten på Tilbudsgivernes referencer, herunder hvilke integrationer der er foretaget ifm. udførelsen af disse referencer.

Udbuddet af delkontrakten indeholder optioner, der er angivet i udbudsmaterialet.

Forhandlingsforløbet forventes at bestå af en eller flere forhandlingsrunder, herunder også mulighed for en skriftlig forhandlingsrunde. Forhandlingsforløbet indebærer ikke shortlisting og der ydes ikke vederlag til deltagerne ifm. forhandlingerne.

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud.

Ordregiver vil kun indgå Kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksomhed består under hele kontraktperioden.

Tilbudsgiver skal oplyse følgende nøgletal for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B:

- Omsætning

- Egenkapital

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuld ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.

En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.

Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

- Omsætning på mindst 30 mio. DKK.

- Egenkapital på mindst 15 mio. DKK.

Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som Tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som Tilbudsgiver og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (Nettoopgørelse).

Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiver baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgivers moderselskab, da Tilbudsgivers egenkapital allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene.

Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes egenkapital virksomhedens samlede årlige egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (Nettoopgørelse).

Ovenstående gør sig også gældende ift. omsætning.

Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiver baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgivers moderselskab og der er intern omsætning mellem selskaberne. I så fald skal omsætning elimineres for denne interne omsætning.

Tilbudsgiver skal i ESPD del IV afsnit C oplyse, om Tilbudsgiveren lever op til det mindstekrav som følger nedenfor.

Tilbudsgiver skal beskrive de væsentligste referencer vedrørende kontrakter af indkøbssystemer.

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuld ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.

En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD for den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.

Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.

Tilbudsgiver skal for hver delaftale, tilbudsgiver søger om prækvalifikation til, inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 3 referencer svarende til den udbudte Kontrakt. Referencen skal indeholde oplysninger om:

- Opgavens art (herunder beskrivelse af de gennemførte integrationer forbundet hermed samt om opgaven dækkede hele eller dele af kommunen/virksomheden)

- Kontraktsum (hvis muligt)

- Tidsforløbet for opgavens udførelse

- Hvem arbejdet er udført for

Ved referencer, der svarer til den udbudte Kontrakt, forstås tilsvarende leverancer til kommuner, andre offentlige kunder, samt virksomheder med mere end 500 ansatte (opgjort som årlige gennemsnitlige antal beskæftigede), som omfatter:

- Leverance af produkter og ydelser, der svarer til det udbudte (dvs. indkøbssystem der som minimum kan håndtere kontraktportefølje, Contract Management, e-kataloger og elektroniske indkøbsordre).

Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde er til stede i EPSD del III afsnit C:

- Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af retten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiver er hjemhørende.

- Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt.