Fakta om udbudet
Bestilling af materiale
http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=324107&B=DK_UDBUD
Udbyder
Odsherred Kommune
Vindere
Odsherred Kommune Delaftale 2 - lønsystem som en service
(03.03.2023)
EG Danmark A/S
Lautrupvang 24
2750 Ballerup
Odsherred Kommune Delaftale 1 - økonomisystem som en service
(03.03.2023)
KMD A/S
Lautrupparken 40 - 42
2750 Ballerup
Odsherred Kommune - udbud af økonomi- og lønsystem
Odsherred Kommune
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
CVR-nummer: 29188459
Postadresse: Nyvej 22
By: Højby
NUTS-kode: DK022 Vest- og Sydsjælland
Postnummer: DK-4573
Land: Danmark
Kontaktperson: Laura Jung
E-mail: ljgh@ramboll.com
Telefon: +45 51612931
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: www.odsherred.dk
Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774
Del II: Genstand
Odsherred Kommune - udbud af økonomi- og lønsystem
Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service opdelt i to delaftaler.
Der kan afgives ansøgning til og opnås prækvalifikation på én eller begge delaftaler. Det er muligt at få tildelt begge delaftaler.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling med hjemmel i udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 1, litra, da ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger. Der er således især behov for tilpasning af de eksisterende systemer til ordregivers krav om procesunderstøttelse, samt behov for integration til et væsentligt antal eksisterende systemer for både økonomisystemets og lønsystemets vedkommende. Der er desuden behov for konvertering af data og uddannelse af ordregivers medarbejdere i brugen af systemerne
Kontrakten indeholder rammeaftalelignende elementer, idet der kan tilkøbes nærmere angivne ad hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.
Odsherred Kommune Delaftale 1 - økonomisystem som en service
Hos Leverandøren
Økonomisystemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:
- Nemt at anvende
- Effektivt
- Brugervenligt
- Fleksibelt
- Velfungerende både centralt og decentralt
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af Systemet:
- Kontoplan
- Økonomi og budget
- Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab
- Rapportering og analyse
- Debitor
- Anlægsstyring og anlægsregnskab
- Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor
- Ressourcestyring, begrænset (funktionalitet til at håndtere projekter og projektlignende opgaver).
Der er endvidere option på:
- Indkøb og E-handel.
Systemet skal være klar til fuld drift på Ibrugtagningsdatoen 1. januar 2024. Systemet skal være klar til delvis ibrugtagning før Ibrugtagningsdatoen. Dette omfatter indberetning af budgetter pr. 1. oktober 2023 og håndtering af forsupplementsperioden pr. 1. december 2023.
Delaftalen kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:
De mest relevante referencer, set i forhold til de ydelser der omfattes af kontrakten. Det vurderes i hvor høj grad, referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med de ydelser, der indgår i kontrakten.
Der er følgende optioner, der kan gøres gældende i hele delaftalens løbetid:
• Indkøb og E-handel
• Forlængelse af delaftalen i 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Odsherred Kommune Delaftale 2 - lønsystem som en service
Hos Leverandøren
Lønsystemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:
- Nemt at anvende
- Effektivt
- Brugervenligt
- Fleksibelt
- Velfungerende både centralt og decentralt.
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af Systemet:
- Løn- og personaleadministration
- Fravær og refusion
- Pensionsområdet
- Vagtplanlægning
- Rapportering og analyse vedr. løn- og personaledata.
Der er endvidere option på følgende:
- Personalemapper
- Integration til ESDH-system.
Systemet skal være klar til fuld drift på Ibrugtagningsdatoen 1. januar 2024. Systemet skal være klar til delvis ibrugtagning før Ibrugtagningsdatoen. Dette omfatter indberetning f løndata for forudlønnede pr. 1. december 2023 og oprettelse af vagtplaner pr. 1. december 2023.
Delaftalen kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:
De mest relevante referencer, set i forhold til de ydelser der omfattes af kontrakten. Det vurderes i hvor høj grad, referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med de ydelser, der indgår i kontrakten.
Der er følgende optioner, der kan gøres gældende i hele delaftalens løbetid:
• Personalemapper
• Integration til ESDH-system
• Forlængelse af delaftalen i 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
DER SKAL AFLEVERES SÆRSKILT ESPD PR. DELAFTALE, SÅFREMT DER ØNSKES PRÆKVALIFIKATION PÅ BEGGE DELAFTALER
Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:
- Ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).
- Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).
- Ansøgers samlede aktiver (også kaldet ”balancesum”) i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).
Egenkapital og samlede aktiver skal angives i ESPD, del IV, afsnit B, under ”Finansielle nøgletal”.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.
Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen).
Det er et mindstekrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på mindst 30.000.000 DKK.
Det er et mindstekrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 10 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver (balancesummen).
Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af mindstekrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Denne opgøres således:
- Gennemsnitlig omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår
- Egenkapital beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital i seneste disponible regnskabsår, dvs. virksomhedernes egenkapital lægges sammen
- Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent.
Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af mindstekrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal som kræves oplyst i ESPD. Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.
DER SKAL AFLEVERES SÆRSKILT ESPD PR. DELAFTALE, SÅFREMT DER ØNSKES PRÆKVALIFIKATION PÅ BEGGE DELAFTALER
Ansøger skal aflevere et ESPD, hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:
- Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb, tidspunkter og modtager.
Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.
Såfremt en delaftale tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for delaftalens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.
Kontrakten for hver delaftale indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.
Del IV: Procedure
Del VI: Supplerende oplysninger
Kontrakterne forventes genudbudt ved kontraktophør
Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation.
Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet inden udløb af den ansøgningsfrist, der er angivet i pkt. IV.2.2. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning om prækvalifikation pr. delaftale.
DER SKAL AFLEVERES SÆRSKILT ESPD PR. DELAFTALE, SÅFREMT DER ØNSKES PRÆKVALIFIKATION PÅ BEGGE DELAFTALER.
Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet. Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet.
Efter indledende tilbud forventer ordregiver følgende forhandlingsforløb (medmindre ordregiver vælger at tildele kontrakten/rammeaftalen på grundlag af det indledende tilbud, jf. pkt. IV.1.5) : Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud.
Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.
Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om:
- Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136
- Hvorvidt ansøger er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.)
- De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.2
- De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.3.
En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138).
Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).
Ordregiver kan til enhver tid anmode ansøger om at indsende dokumentation for oplysninger i ESPD inden en kortere tidsfrist der fastsættes af ordregiver, samt supplering og præcisering af indsendt dokumentation. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse fra udbudsproceduren. Se udbudsbetingelserne for uddybende beskrivelse.
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: DK-8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telefon: +45 72405600
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/
En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.
Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: DK-2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000
Fax: +45 41715100
Internetadresse: http://www.kfst.dk