EU-udbud af kontrakt på Administrativ Børn- og Ungeløsning til Aalborg Kommune

Nærværende udbud omhandler en kontrakt vedrørende levering af en IT-løsning til administration og opgaver inden for pladsanvisning, dagpleje, skolepersonale- og elevadministration til Aalborg Kommune.

Aalborg Kommune

Børn og Unge Forvaltningen i Aalborg Kommune ønsker at anskaffe en IT-løsning (SaaS) til at understøtte kommunens opgaver på Pladsanvisnings-, Dagpleje og det Skoleadministrative område. Den udbudte kontrakt skal omfatte brugsret til Løsningen for de relevante brugere i Aalborg Kommune, herunder brugere placeret i kommunens forvaltninger og institutioner.Den samlede løsning skal være klar til drift pr. 01.03.2024. Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én hovedleverandør om en samlet leverance. Kontrakten skal omfatte en standardløsning med mindst muligt behov for udvikling frem imod driftsstart.Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning og drift af løsningen, herunder: Brugsret til løsningen - Drift og support - Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og teknologisk udvikling.- Implementering af løsningen, herunder projektledelse, konvertering, rådgivning, uddannelse (inkl. slutbrugeruddannelse), afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen.- Integration og snitflader til/fra andre systemer.- Levering og vedligeholdelse af dokumentation- Konvertering af data fra nuværende løsning- Udlæsning af data til Business Intelligence (BI).&nbsp;<br>

Kontraktperioden kan af Ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 2x12 måneder. Dermed er Ordregiver berettiget til at forlænge kontrakten for kortere perioder end 12 måneder. Såfremt Ordre-giver ønsker at gøre brug af retten til forlængelse, skal dette meddeles Kontrakthaver skriftligt senest 3 måneder før kontraktens ophør.

Blandt de ansøgere, som er konditionsmæssige, vil Ordregiver udvælge tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Udvælgelsen af egnede ansøgere vil ske på baggrund af en vurdering af, hvilke ansøgere der har de mest relevante referencer vedrørende levering af en SaaS løsning af pladsanvisning og skole-administration. Vurderingen sker på baggrund af ansøgernes referencer, jf. Ubudsbetingelsernes pkt. 4.1, Del IV, pkt. C – Teknisk og faglig formåen.

Ved vurderingen af relevante referencer vil der blive lagt vægt på, om referencen omhandler en lignende levering, som den ovenfor beskrevne. Det vægtes positivt at:

• Referencekommunens størrelse. Jo større referencekommunen er, jo mere positivt vurderes det. Ordregiver foretager vurdering på baggrund af referencekommunens indbyggertal:

o En større kommune defineres som en kommune med over 80.000 indbyggere,

o En mindre kommune defineres som en kommune med indbyggertal mellem 30.000 – 79.999,

o En lille kommune defineres som en kommune med under 30.000 indbyggere.

Såfremt referencen bygger på flere referencekontrakter, vil referencekommunens størrelse være gennemsnittet af indbyggertallene i referencekontrakternes kommuner.

• Antallet af referencer. Jo flere der kan fremvises (dog maksimalt 3), jo mere positivt vurderes det.

Ovenstående forhold tillægges ligeligt værdi.

<br>

Udbuddet indeholder 4 obligatoriske optioner og 1 frivillig option.

Option 1 (obligatorisk): Forlængelse af kontraktperioden i op til 2*12 måneder: fra d. 01.07.2029 til d. 30.06.2030 samt fra d. 01.07.2030 til d. 30.06.2031

Option 2 (obligatorisk): Exit: Exitprocessen skal sikre, at Aalborg Kommune kan foretage en transition fra Løsningen til en anden løsning af it-understøttelse af Pladsanvisning samt det skoleadministrative område, f.eks. fra en anden leverandør. Exitprocessen skal sikre, at kommunen kan indlæse sine data fra Løsningen i en ny løsning. Exitprocessen skal også give kommunen mulighed for at foretage hel eller delvis nedlukning af Løsningen.

Option 3 (obligatorisk): Opbevaring og kiggeadgang til data: Leverandøren skal opbevare Aalborg Kommunes data, der er i Leverandørens besiddelse ved ophør af kontrakten, i op til 3 år efter kontraktens ophør, og under hensyntagen til gældende lovgivning.

Option 4 (obligatorisk): Booking: Aalborg Kommune overvejer at supplere ’klassisk’ pladsanvisning med Booking, hvor forældrene kan booke deres plads til dagpleje, vuggestue, børnehave, integreret institution, indmeldelse ift. DUS eller klubtilbud blandt de pasningstilbud, som de bliver præsenteret for.

Option 5 (frivillig): Udtræk til BI i realtid: Leverandøren har mulighed for at tilbyde at sætte frekvensen på det daglige udtræk op, fra dagligt til realtid.

I forhold til udregning af den evalueringstekniske sum (til evaluering af tildelingskriteriet "pris"), vil priser på de obligatoriske optioner indgå i udregningen men en evalueringsteknisk faktor, som afspejler sandsynligheden for, at den pågældende option vil tages i brug (vurderet på nuværende tidspunkt (november 2022)).

De evalueringstekniske faktorer som benyttes på de obligatoriske optioner i bilag 3A er:

• Option 1: Forlængelse af kontrakten, jf. bilag 13: priserne multipliceres med evalueringsteknisk faktor 0,9 da det vurderes at der er meget høj sandsynlighed for at optionerne tages i brug i kontraktens løbetid.

• Option 2: Exit, jf. bilag 13: prisen multipliceres med evalueringsteknisk faktor 0,8, da der det vurderes at der er overvejende sandsynlighed for at optionen tages i brug i kontraktens løbetid.

• Option 3: Opbevaring og kiggeadgang til data, jf. bilag 13: prisen multipliceres med evalueringsteknisk faktor 0,8, da der det vurderes at der er overvejende sandsynlighed for at optionen tages i brug i kontraktens løbetid.

• Option 4: Booking, jf. bilag 13: priserne multipliceres med evalueringsteknisk faktor 0,3, da det vurderes at der er lav sandsynlighed for at optionen tages i brug. Det vil dog ikke kunne udelukkes.

<br><br><br>

I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delkontrakter, da Ordregiver med udbuddet ønsker at anskaffe sig en samlet sammenhængende løsning, som understøtter ordregivers målsætning om digitalt sammenspil via høj effektivitet, og smidige, sømløse og automatiserede arbejdsgange. Ordregiver ønsker at indgå én kontrakt med én leverandør om levering af en samlet løsning. Ønsket om en samlet løsning begrundes i optimering af data/oplysningsflow vedr. det enkelte barn samt mindskelse af ressourceforbruget i forbindelse med administrationen af flere løsninger.

Ansøger skal som minimum have en soliditetsgrad på 20% for seneste afsluttede regnskabsår.Bemærk: Soliditetsgrad defineres som, egenkapital/aktiver i alt * 100 (Ansvarlig lånekapital må ikke medregnes i beregningen af soliditetsgraden).Såfremt der er sket væsentlige ændringer i Ansøgers økonomiske situation siden seneste regn-skabsaflæggelse, skal Ansøger oplyse herom.

Ansøger skal som minimum have en soliditetsgrad på 20% for seneste afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) reference og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignende eller tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune/ i danske kommuner. Anføres mere end 3 referencer, vil Ordregiver alene tage udgangspunkt i de 3 første af de af ansøger anførte referencer i ESPD’et.

Lignende eller tilsvarende løsning defineres som en SaaS løsning vedrørende Pladsanvisning og Skoleadministration, der er baseret på ét eller flere standardprodukter eller videreudvikling af dette, som Ansøger vil tilbyde i forbindelse med nærværende udbud.&nbsp;

Der er ikke krav til, at referencen skal være fra én referencekontrakt, dvs. at det er den samlede erfaring der skal leveres reference på. Derfor kan f.eks. en referencekontrakt på pladsanvisning og en referencekontrakt på skoleadministration samlet set være tilstrækkelig til at opfylde kravet om fremvisning af én samlet reference, så længe at den samlede reference viser installation af en lignende eller tilsvarende løsning (en SaaS løsning vedrørende Pladsanvisning og Skoleadministration, der er baseret på ét eller flere standardprodukter eller videreudvikling af dette, som Ansøger vil tilbyde i forbindelse med nærværende udbud) er i drift i en dansk kommune/ i danske kommuner. Ansøger kan maksimalt benytte op til tre (3) referencekontrakter til at fremvise én reference. En referencekontrakt kan kun benyttes én gang i forbindelse med fremvisning af referencer, hvorfor en referencekontrakt, såfremt denne er benyttet til at fremvise én reference, ikke må indgå i fremvisning af evt. flere referencer.&nbsp;

Referencen skal være/have været i drift inden for de seneste 3 år. Såfremt referencen bygger på flere referencekontrakter, skal alle referencekontrakterne være /have været i drift inden for de seneste 3 år.&nbsp;

Referencen skal anføres med: Kommunens/kommunernes navn(e), Kontraktperiode(r), herunder hvor længe referenceløsningen har været i drift, angivelse af kontaktperson(er) for de(n) pågældende kommune(r) med telefonnummer og/eller e-mailadresse samt en kort beskrivelse af referenceleveringen

Ansøger skal kunne fremvise mindst én (1) reference og maksimalt tre (3) referencer, hvor installation af en lignende eller tilsvarende løsning er i drift i en dansk kommune/ i danske kommuner.

Ultimo 2030

Foruden de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a, 135 og 136, er de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137. stk. 1, nr. 1-4 gældende. De virksomheder, som prækvalificeres i forbindelse med prækvalifikationsfasen opfordres til at deltage i tilbudsfasen.Alle tilbudsgivere, som rettidigt har afleveret et indledende tilbud, vil blive inviteret til parallelle forhandlingsmøder, som forventeligt vil foregå i perioden fra den 01.03.2023 – 03.03.2023. Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Ordregiver yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet, herunder afgivelse af tilbud og deltagelse i forhandlingsmøder.Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, og dermed ikke foretage forhandlinger, hvorfor Tilbudsgiver opfordres til sørge for, at det indledende tilbud opfylder kravene i udbudsmaterialet. Yderligere forbeholder Ordregiver sig retten til at foretage flere forhandlingsrunder end kun 1, såfremt dette findes hensigtsmæssigt.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.