Udbud af kontrakt vedrørende koncernfælles ESDH-løsning

Levering af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH-system) til institutionerne i Finansministerists koncern

Kontrakten om en ESDH-løsning til Finansministeriets koncern omfatter leverandørens levering af et ESDH-system, herunder implementering, applikationsdrift i Statens IT’s driftsmiljø, vedligeholdelse, support samt ophørsydelser. Finansministeriets koncern består af de fem institutioner, der er angivet i Del 1. Institutionerne har datasegregerede databaser. Driften af leverandørens ESDH-system varetages i et driftsmiljø hos Statens It som separat driftsleverandør. Det samlede antal brugere i koncernen er ca. 1.800. Kontraktperioden er otte år med mulighed for kundens opsigelse efter fire år. Der er krav om leverandørens indgåelse af en databehandleraftale i overensstemmelse med gældende persondataret.

Hvis flere end fire ansøgere opfylder minimumskravene til egnethed og ikke skal udelukkes, begrænses antallet af tilbudsgivere til fire på grundlag af kriteriet ”de mest relevante referencer i forhold til den udbudte kontrakt” ud fra en samlet vurdering, hvor det vurderes hvilke tilbudsgivere hvis referencer til sammen er mest sammenlignelige med den udbudte kontrakt. I den forbindelse lægges der vægt på beskrevne referencer i forhold til (a) kunder med en koncernstruktur svarende til ordregivers, (b) og et antal brugere, der svarer til kundens brugerantal på koncernniveau, idet momenterne (a) og (b) har samme vægt, og således at der udvælges de ansøgere, som i højeste grad opfylder disse momenter.

Følgende funktionelle optioner er omfattet:

1) Integration til Digital Post

2) Integration til CPR/CVR

3) Integration til tredjepartskomponent, som alternativ til ESDH-løsningens kontaktregister

4) Flytning og konvertering af den tidligere leverandørs arkivdatabaser

5) Multitenant ESDH-Løsning i TTJ-miljøet

Ingen

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

- Referencer vedrørende de maksimalt 3 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og punkt II.2.4). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer, dvs. Referencenr. 1-3. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Referencerne bedes indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

- Angivelse af modtager af leverancen

- Kontaktdetaljer for referenceperson hos modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.9), anførte hovedydelser, leverancen omfatter. Én reference kan omfatte flere hovedydelser.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne referenceperson med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført mindst tre (3) tilsvarende opgaver. Ansøger skal indsende referencer med oplysning om ansøgers betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver, jf. ESPD'et, pkt. IV.C.

Specifikt skal ansøger i form af mindst én (1) reference inden for hvert af nedenstående områder have dokumenteret erfaring med:

- Levering af ESDH-system til en offentlig kunde med mindst 500 brugere af løsningen, hvor løsningen har været i drift i mindst ét år regnet fra bestået driftsprøve

- Levering af vedligehold og support i forhold til ESDH-system med mindst 500 brugere af løsningen

- Applikationsdrift af ESDH-løsning hos separat driftsleverandør for én kunde

Statens IT vil varetage driften af ESDH-løsningen. Leverandøren leverer applikationsdriften i Statens IT’s driftsmiljø.

Medarbejdere, der i væsentlig grad vil kunne kompromittere driften, herunder fortroligheden, af det givne system eller den givne ydelse, f.eks. medarbejdere med adgang til at ændre i kildekoden, samt deres chefer skal sikkerhedsgodkendes af kunden til HEMMELIG i henhold til cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014.

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af særskilt skriftlig dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, idet der indkøbes en standardløsning, hvor implementeringsfasen kan gennemføres med højest kvalitet, med mindst mulig driftsrisiko samt med færrest omkostninger hos leverandøren af det pågældende standardsystem. Ligeledes leveres support og vedligehold med højest kvalitet, med mindst mulig driftsrisiko samt med færrest omkostninger hos leverandøren af det pågældende standardsystem. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 1-5 anvendelse i dette udbud. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 finder ikke anvendelse i dette udbud.

Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer skal en klage være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden

1) 20 kalenderdage fra dagen efter ordregivers underretning til de berørte ansøgere om udvælgelsen af tilbudsgivere, hvis en ansøger vil klage over ikke at være blevet udvalgt

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk.

Der henvises til lovens § 7 om andre klagefrister.