Rammeaftale om Rekrutteringsløsning til staten

Økonomistyrelsen udbyder en rammeaftale om levering af en rekrutteringsløsning til staten. Løsningen skal understøtte ansættelsesprocessen effektivt med fokus på høj brugervenlighed.

Økonomistyrelsen forventer, at leverandørens ydelser skal bestå af først implementering og derefter adgange/licenser, drift og vedligehold af en modulært opbygget standard cloud løsning med mulighed for individualisering gennem konfiguration. Det forventes, at der er en høj grad af fleksibilitet, hvad angår import og eksport af data fra andre systemer og kilder, da data enten fødes i andre systemer eller skal viderebearbejdes i andre systemer. Økonomistyrelsen har en forventning om, at der tilbydes en markedsudbredt velfungerende eksisterende løsning, og Økonomistyrelsen forventer dermed også et minimum af nyudvikling.

Der indgår funktionelle optioner på understøttelse af ansættelsesudvalg og etablering af hjemmeside til arbejdsgiver promovering, samt på slutbrugersupport og kontraktforlængelse.

Udbuddet angår en rammeaftale, hvor de begunstigede offentlige Institutioner, jf. rammeaftalens bilag A,

kan tilsluttet sig SeR i indtil fire år fra rammeaftalens ikrafttræden. Herefter kan der ikke tilsluttes yderligere Institutioner.

Der vil samtidigt med indgåelsen af rammeaftalen blive tildelt og indgået én (1) leverancekontrakt, der justeres i takt med, at Institutioner tilslutter sig SeR. Denne kontrakt kan med reguleringsmekanismer skaleres op og ned i henhold til Økonomistyrelsens og de tilsluttede Institutioners konkrete behov. Kontrakten har en løbetid, der strækker sig ud over rammeaftalen, og regulerer alle forhold vedrørende den tilbudte løsning. Økonomistyrelsen er i alle henseende aftale- og kontaktpart, og enhver kommunikation mellem parterne, uanset hvilken Institution et eventuelt konkret forhold angår, skal derfor ske via Økonomistyrelsen, jf. i øvrigt kontraktens bilag 4 Governance (dog kan visse supportydelser leveres direkte til slutbrugere). Økonomistyrelsen stiller herefter i henhold til egne procedurer den tilbudte løsning til rådighed for de tilsluttede Institutioner. Fra rammeaftalens start er der 56.000 årsværk tilsluttet, svarende til den obligatoriske tilslutning af statslige Institutioner.

Se også pkt. II.1.4) og pkt. IV.3)

Efter indgåelse af rammeaftalen indgås også en kontrakt med en varighed på 8 år + 2x1 år i option. Den samlede varighed kan således bliver op til 10 år.

Økonomistyrelsen agter at udvælge tre ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Udvælgelsen vil ske blandt de ansøgere, der opfylder mindstekravene og ikke befinder sig i en relevant udelukkelsesgrund.

Økonomistyrelsen vil udvælge de ansøgere, der skønnes bedst egnede til at løfte opgaverne omfattet af rammeaftalen og kontrakten. I denne vurdering vil Økonomistyrelsen lægge vægt på, at ansøger viser tydelig erfaring med implementering, drift, support og vedligeholde af en løsning af tilsvarende størrelse, indhold og kompleksitet som den udbudte. Udvælgelsen vil ske på baggrund af de i ESPD’et oplyste referencer.

Der er option på forlængelse af den indgåede kontrakt på 2x1 år.

Ansøger (eller en støttende enhed) udelukkes fra deltagelse i udbuddet, hvis denne er omfattet af én eller flere af følgende obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 134 a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136, stk. 1, nr.1-4.

Tillige udelukkes en ansøger hvis denne er omfattet af én eller flere af de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 5.

En ansøger udelukkes således, hvis der ikke kan svares ”nej” til de i ESPD del III afsnit A-C nævnte udelukkelsesgrunde. Dette gælder dog ikke, hvis ansøgeren har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for at ansøger er pålidelig, jf. Udbudslovens § 138, eller hvis udelukkelsesgrunden vil være forældet på tidspunktet for beslutning om tildeling.

Der henvises til Udbudslovens § 134 a - 137 for yderligere beskrivelse af udelukkelsesgrundene, samt hvilken dokumentation den vindende tilbudsgiver skal kunne fremlægge, hvis Kunden anmoder herom.

Ansøger skal oplyse følgende om sin økonomiske formåen. Dette gøres i Ethics under fanen ”Udvælgelse”.

- Årsomsætning for de 3 seneste disponible årsregnskaber

- Egenkapital i de 3 seneste disponible årsregnskaber

- Soliditetsgrad i de 3 seneste disponible årsregnskaber

Soliditetsgraden beregnes som ansøgers samlede egenkapital i forhold til virksom-hedens samlede aktiver udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således: egen-kapital x 100 /samlede aktiver = soliditetsgrad.

Der stilles følgende tre mindstekrav til økonomisk formåen:

1. Ansøgers årsomsætning skal i hvert de 3 seneste disponible årsregnskaber udgøre minimum DKK 30 mio.

2. Ansøgers egenkapital skal i hvert af de 3 seneste disponible årsregnskab være positiv.

3. Ansøgers skal have haft en soliditetsgrad på mindst 15 % i hvert de 3 seneste disponible årsregnskab.

Ansøger skal angive op til fem relevante referencer i ESPD, der maksimalt er tre år gamle. Angives der flere end fem referencer, vil Økonomistyrelsen alene tage udgangspunkt i de fem første af de af ansøger anførte referencer i Ethics under fanen ”Udvælgelse”.

Bemærk at hvis ansøger udgør et konsortium eller baserer sig på andre enheders tekniske formåen, må der samlet angives i alt fem referencer.

Ved relevante referencer menes referencer, der angår implementering, drift og vedligehold af talent management systemer svarende til den udbudte opgave.

Økonomistyrelsen vil alene lægge vægt på de dele af referencen, der ligger inden for den ovenfor anførte periode på tre år regnet fra ansøgningstidspunktet. Såfremt en reference delvist ligger uden for den angivne periode, skal det i ansøgningen oplyses, hvilke dele af referencen, der er leveret inden for den angivne periode.

I hver reference skal ansøger beskrive følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af referenceopgaven samt oplysninger om den rolle, som ansøgeren har haft i forbindelse med opgaven, herunder beskrivelse af systemet, antallet af brugere, antallet af lokationer eller andre relevante oplysninger, der gør det muligt for Kunden at vurdere referencens omfang og sammenlignelighed. Bemærk, at der ikke ønskes en fuld løsningsbeskrivelse, men primært en beskrivelse af forhold, der gør, at Økonomistyrelsen kan fastslå, om referencen er sammenlignelig med de opgaver, der indgår under rammeaftalen og kontrakten.

2. Omfang: Opgavens værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato eller forventet dato for færdiggørelsen (slutdato) af opgaven.

4. Modtager: Kundenavn inkl. kontaktperson, e-mailadresse og telefonnummer på denne.

Ansøger bedes bestræbe sig på at beskrive referencen så kortfattet som muligt og ikke på mere end én normalside (2.400 anslag inkl. mellemrum). Såfremt der vedlægges referencebeskrivelser ud over én normalside, vil Økonomistyrelsen alene vurdere på den første normalside.

1. Der er ikke mindstekrav til ansøgers tekniske formåen.

De af ansøger oplyste referencer vil blive anvendt til at identificere hvilke ansøgere, der bedst opfylder de objektive kriterier for udvælgelsen, og dermed skal prækvalificeres.

Økonomistyrelsen har en forventning om, at der tilbydes en markedsudbredt velfungerende eksisterende løsning, og Økonomistyrelsen forventer dermed også et minimum af nyudvikling. Det betyder at 80-90 pct. af kontrakten vil være implementering og driftsydelser, hvorfor kontraktregimet fra K04 er benyttet som skabelon for kontrakten, dog tilpasset med respekt for de immaterielle rettigheder et standardsystem er behæftet med. Det betyder også, at visse standardbilag er ”udgået”, men at den overordnede struktur i K04 består.

Udbuddet angår en rammeaftale, hvor de begunstigede offentlige Institutioner, jf. rammeaftalens bilag A, kan tilsluttet sig SeR i indtil fire år fra rammeaftalens ikrafttræden. Herefter kan der ikke tilsluttes yderligere Institutioner.

Der vil samtidigt med indgåelsen af rammeaftalen blive tildelt og indgået én (1) leverancekontrakt, der justeres i takt med, at Institutioner tilslutter sig SeR. Denne kontrakt kan med reguleringsmekanismer skaleres op og ned i henhold til Økonomistyrelsens og de tilsluttede Institutioners konkrete behov. Kontrakten har en løbetid, der strækker sig ud over rammeaftalen, og regulerer alle forhold vedrørende den tilbudte løsning.

Økonomistyrelsen er i alle henseende aftale- og kontaktpart, og enhver kommunikation mellem parterne, uanset hvilken Institution et eventuelt konkret forhold angår, skal derfor ske via Økonomistyrelsen, jf. i øvrigt kontraktens bilag 4 Governance (dog kan visse supportydelser leveres direkte til slutbrugere).

Økonomistyrelsen stiller herefter i henhold til egne procedurer den tilbudte løsning til rådighed for de tilsluttede Institutioner. Fra rammeaftalens start er der 56.000 årsværk tilsluttet, svarende til den obligatoriske tilslutning af statslige Institutioner.

Ansøgninger, tilbud, bilag, spørgsmål og øvrig kommunikation i udbuddet og i kon-traktperioden skal affattes på dansk. Dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan dog være på engelsk.

Såfremt samtlige begunstigede Institutioner tilslutter sig SeR, vil der i alt være maksimalt 200.000 årsværk tilsluttet til løsningen. Dette antal årsværk er således også den maksimale ramme for rammeaftalen.

Dertil kommer den værdi, Økonomistyrelsen forventer, der ligger i kontrakten i forhold til implementering, undervisning samt timebaserede ydelser, der til sammen ikke kan overstige 45 mio. kr. Den anslåede værdi af rammeaftalen er fastsat ud fra fuld udnyttelse af rammen for implementering og timebaserede ydelser med tillæg af den anslåede værdi for 150.000 årsværk i ti år (inklusive optioner). Det giver en anslået værdi på i alt 85 mio. kr.

Økonomistyrelsen har valgt at anslå værdien ud fra 150.000 årsværk som et realistisk tal, på baggrund af den erfaring Økonomistyrelsen har med den hidtidige drift af eksisterende rekrutteringsløsning samt forventningen til den nye løsning.

I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1. Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.