KONTRAKT OM VEDLIGEHOLD OG VIDEREUDVIKLING AF FOLKEBIBLIOTEKERNES CMS

Kontrakten omfatter en overtagelse af vedligeholdelsesansvaret af ordregivers CMS fra ordregivers nuværende leverandør og efterfølgende videreudvikling heraf. I tillæg hertil omfatter kontrakten udvikling af to indledende udviklingsforløb.

Kontrakten omfatter en overtagelse af vedligeholdelsesansvaret af ordregivers CMS (Systemet, se også bilag 0 for definition) fra ordregivers nuværende leverandør og efterfølgende videreudvikling heraf. I tillæg hertil omfatter kontrakten gennemførelse af to indledende udviklingsforløb;

- Biblioteksformidling, som implementerer den sidste funktionalitet før ordregivers nye CMS er klar til at blive ibrugtaget af folkebibliotekerne

- Børneprojektet, der etablerer separat webløsning baseret på samme System

Efterfølgende videreudvikling leveres og sættes i produktion på baggrund af Udviklingsforløb, der gennemføres som agile udviklingsprocesser.

Kildekoden, der udgør grundlaget for Systemet, er baseret på Open Source og er tilgængelig via GitHub. Der henvises til Kontraktens bilag 2 for en nærmere information om kildekode og dokumentation og leverandørens adgang hertil forud for afgivelse af tilbud.

Kontrakten har således til formål at understøtte et tæt samarbejde mellem ordregiver og den kommende leverandør, der sikrer en effektiv anvendelse af ordregivers investeringer med henblik på at opfylde de forretningsmæssige behov som er afspejlet i kontraktens krav til de første udviklingsprocesser og herefter løbende i kontraktperioden.

Kontrakten løber otte år.

Ordregiver agter at udvælge fem ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Udvælgelsen vil ske blandt de ansøgere, der opfylder mindstekravene og ikke befinder sig i en relevant udelukkelsesgrund.

Ordregiver vil udvælge de ansøgere, der skønnes bedst egnede til at løfte opgaverne omfattet af kontrakten. I denne vurdering vil ordregiver lægge vægt på, at ansøger viser

- erfaring med agil udvikling og videreudvikling af et CMS af tilsvarende størrelse, indhold og kompleksitet som i den udbudte kontrakt

- erfaring med folkebiblioteker

- erfaring med vedligehold og support af et CMS af tilsvarende størrelse, indhold og kompleksitet som i den udbudte kontrakt.

Udvælgelsen vil ske på baggrund af de i ESPD’et oplyste referencer.

Ansøger (eller en støttende enhed) udelukkes fra deltagelse i udbuddet, hvis denne er omfattet af én eller flere af følgende obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 134 a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136, stk. 1, nr.1-4.

Tillige udelukkes en ansøger hvis denne er omfattet af én eller flere af de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 5.

En ansøger udelukkes således, hvis der ikke kan svares ”nej” til de i ESPD del III afsnit A-C nævnte udelukkelsesgrunde. Dette gælder dog ikke, hvis ansøgeren har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for at ansøger er pålidelig, jf. Udbudslovens § 138, eller hvis udelukkelsesgrunden vil være forældet på tidspunktet for beslutning om tildeling.

Der henvises til Udbudslovens § 134 a - 137 for yderligere beskrivelse af udelukkelsesgrundene, samt hvilken dokumentation den vindende leverandør skal kunne fremlægge, hvis ordregiver anmoder herom.

Ansøger skal oplyse følgende om sin økonomiske formåen. Dette gøres i Ethics under fanen ”Udvælgelse”.

- Årsomsætning for de 3 seneste disponible årsregnskaber

- Soliditetsgrad i de 3 seneste disponible årsregnskaber

Soliditetsgraden beregnes som ansøgers samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således: egenkapital x 100 /samlede aktiver = soliditetsgrad.

Kan ansøger ikke selv opfylde minimumskravene, kan ansøger eventuelt afgive ansøgning som konsortium og/eller basere sig på andre enheders økonomiske formåen.

Der stilles følgende mindstekrav til økonomisk formåen:

1. Ansøgers årsomsætning skal i hvert de 3 seneste disponible årsregnskaber udgøre minimum DKK 5 mio.

2. Ansøger skal have haft en soliditetsgrad på mindst 15 % i hvert de 3 seneste disponible årsregnskab.

Ansøger skal angive op til fire relevante referencer i ESPD, der maksimalt er tre år gamle. Angives der flere end fire referencer, vil ordregiver alene tage udgangspunkt i de fire første af de af ansøger anførte referencer i Ethics under fanen ”Udvælgelse”.

Bemærk at hvis ansøger udgør et konsortium eller baserer sig på andre enheders tekniske formåen, må der samlet angives i alt fire referencer.

Ved relevante referencer menes referencer, der angår applikationsvedligehold af CMS og agil udvikling i tilknytning hertil svarende til den udbudte kontrakt.

Ordregiver vil alene lægge vægt på de dele af referencen, der ligger inden for den ovenfor anførte periode på tre år regnet fra ansøgningstidspunktet. Såfremt en reference delvist ligger uden for den angivne periode, skal det i ansøgningen oplyses, hvilke dele af referencen, der er leveret inden for den angivne periode.

I hver reference skal ansøger beskrive følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af referenceopgaven samt oplysninger om den rolle, som ansøgeren har haft i forbindelse med opgaven, herunder beskrivelse af systemet, kompleksiteten heraf eller andre relevante oplysninger, der gør det muligt for ordregiver at vurdere referencens omfang og sammenlignelighed. Bemærk, at der ikke ønskes en fuld løsningsbeskrivelse, men primært en beskrivelse af forhold, der gør, at ordregiver kan fastslå, om referencen er sammenlignelig med de opgaver, der indgår under kontrakten.

2. Omfang: Opgavens værdi i DKK ekskl. moms, dvs. det beløb som kunden har betalt ansøger for at få udført opgaven.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato eller forventet dato for færdiggørelsen (slutdato) af opgaven.

4. Modtager: Kundenavn inkl. kontaktperson, e-mailadresse og telefonnummer på denne.

Ansøger bedes bestræbe sig på at beskrive referencen så kortfattet som muligt og ikke på mere end én normalside (2.400 anslag inkl. mellemrum). Såfremt der vedlægges referencebeskrivelser ud over én normalside, vil ordregiver alene vurdere på den første normalside.

Det er vigtigt, at ansøger afgiver så præcise oplysninger som muligt og udformer en fyldestgørende beskrivelse af referencerne, så det er klart, hvad det pågældende arbejde vedrører. ordregiver forbeholder sig retten til at rette henvendelse til de anførte referencekunder og få verificeret referenceoplysningerne, hvorfor der skal oplyses navn og telefonnummer på en kontaktperson hos referencekunden.

Der er ikke mindstekrav til ansøgers tekniske formåen.

De af ansøger oplyste referencer vil blive anvendt til at identificere hvilke ansøgere, der bedst opfylder de objektive kriterier for udvælgelsen, og dermed skal prækvalificeres.

Hvis en ansøger baserer sig på en anden enheds formåen i relation til den tekniske og faglige formåen (referencer), skal der foruden et udfyldt og underskrevet ESPD for den støttende virksomhed fremlægges en støtteerklæring jf. Udbudsbetingelsernes Bilag D Støtteerklæring, hvoraf det klart og specifikt fremgår, at den støttende virksomhed har forpligtet sig til at stille den nødvendige tekniske/faglige formåen til rådighed.

Kontraktperioden på otte år regnes fra transitionsdagen. Der henvises til kontrakten for yderligere detaljer.

I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud: Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1. Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.