Udbud vedr. Løn- og HR-system

Nærværende udbud vedrører anskaffelse og drift af en cloudbaseret it-løsning til administration af HR-opgaver og lønafvikling i DR.

DR har et eksisterende lønsystem, som fungerer som både Løn- og HR-system. Systemet er stamdataejer på information om medarbejderne og er integreret med flere af DR’s øvrige systemer, herunder (men ikke alene) tidsregistreringssystem, ERP-platform mv. Det nye system skal kunne integreres med både DR’s integrationsplatform (DRIP) og andre eksterne systemer. Systemerne og systemlandskabet oplyses i udbudsmaterialet, og det er DR’s forventning, at det tilbudte system enten kan integreres uden tilpasning, eller at der skal ske en tilpasning, som kan gennemgås og forberedes under afklaringsfasen efter kontrakt-indgåelse.

DR ønsker at indgå aftale med 1 leverandør. Kontraktperioden er på 10 år med mulighed for forlængelse.

Kontrakten kan forlænges med 3 x 2år

Såfremt der er flere ansøgere, der opfylder minimumskrav til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil DR foretage udvælgelse blandt ansøgerne. Udvælgelse sker på baggrund af følgende:

- Flere referencer (der lever op til minimumskravene) vurderes bedre end færre referencer

- i hvor høj grad referencen er sammenlignelig med DR’s behov i nærværende udbud, herunder anskaffelsessum, kompleksitet i organisationen og organisationens sammenlignelighed (herunder offentlig eller halvoffentlig).

- gennemførte referencer vurderes højere end igangværende opgaver. Med gennemført menes, at systemet er leveret og i drift hos referencen. Der må gerne være en eksisterende og løbende service og support-aftale og evt. udført af en anden leverandør, eksempelvis underleverandør.

- referencer, hvor der er en service og supportaftale, vurderes højere end referencer uden service og support-aftale.

I Bilag 03 - Priser Løn & HR er anført en række optioner, som Tilbudsgiver kan byde ind på.

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, idet DR har vurderet, at en samlet løsning vil være den økonomisk og teknisk bedste løsning for både markedet og DR. Denne vurdering er foretaget på baggrund af 2 forudgående udbud med forhandling (annulleret efter 1. forhandlingsrunde), samt efterfølgende dialog med de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Der foretages ikke udvælgelse på baggrund af økonomisk og finansiel kapacitet.

Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers økonomiske og finansielle formåen:

Ansøger skal have en årsomsætning på minimum 55 mio. kr. i det seneste regnskabsår eller som gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår.

Ansøger skal til brug for vurdering af økonomisk formåen udfylde de relevante oplysninger i ESPD del IV afsnit B.

Som dokumentation for overholdelse af minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, kan DR udbede sig revisorpåtegnet årsregnskab for det/de pågældende år.

Såfremt der er flere ansøgere, der opfylder minimumskrav til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil DR foretage udvælgelse blandt ansøgerne. Udvælgelse sker på baggrund af følgende:

- Flere referencer (der lever op til ovenstående) vurderes bedre end færre referencer

- i hvor høj grad referencen er sammenlignelig med DR’s behov i nærværende udbud, herunder anskaffelsessum, kompleksitet i organisationen og organisationens sammenlignelighed (herunder offentlig eller halvoffentlig).

- gennemførte referencer vurderes højere end igangværende opgaver. Med gennemført menes, at systemet er leveret og i drift hos referencen. Der må gerne være en eksisterende og løbende service og support-aftale og evt. udført af en anden leverandør, eksempelvis underleverandør.

- referencer, hvor der er en service og supportaftale, vurderes højere end referencer uden service- og support-aftale.

Der stilles følgende minimumskrav til ansøgers tekniske og faglige formåen:

Ansøgeren skal kunne fremlægge mindst 1 relevant reference på levering, implementering og drift af løn- og HR-system til en virksomhed lignende DR i en tilsvarende opgave. Med en lignende virksomhed menes virksomheder med mange overenskomster og lignende antal medarbejdere. Med tilsvarende opgaver menes opgaver af lignende kompleksitet, hvor et cloud-baseret system skal dække overenskomster med arbejde hele døgnet rundt, hele året rundt.

Referencen skal have været driftet inden for de seneste 3 år, men må gerne være leveret og implementeret inden for de seneste 5 år.

Ansøgerne bør i referencen beskrive:

- opgavens indhold

- ansøgernes rolle

- hvornår referencen blev leveret

- referencens anskaffelsessum

DR vil vurdere ansøgernes egnethed ud fra de vedlagte referencer.

Kontrakten indeholder Databehandleraftale, CSR-bilag og Tro- og love erklæring vedr. brug af russiske leverandører

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4. 4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstillperioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagevejledningen fra Klagenævnet for Udbud kan findes på Klagenævnets hjemmeside.