Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.modst.dk

Kontrakt om etablering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af fællesstatsligt budgetsystem.

Moderniseringsstyrelsen ønsker at anskaffe et fællesstatsligt budgetsystem. Den udbudte kontrakt vedrører etablering af systemet, implementering af systemet i alle statslige institutioner, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af systemet samt en option vedrørende tilkøb af licenser og tilslutning af ikke-forpligtede institutioners tilslutning til systemet. Anskaffelsen er nærmere beskrevet i punkt II.2.4).

DK01.

Baggrund og formål

Moderniseringsstyrelsen ønsker at anskaffe et fællesstatsligt budgetsystem, som skal bidrage til en bedre økonomistyring i institutioner, ministerier (koncerner) og på tværs af staten.

Systemet skal understøtte den statslige økonomistyring gennem muligheden for at udarbejde styringsrelevante budgetter, muligheden for en tæt, løbende opfølgning, samt muligheden for mere sammenhængende styringsmodeller og værktøjer på koncernniveau. Endvidere skal budgetsystemet understøtte den overordnede udgiftsstyring med overholdelse af udgiftslofter for ministerområderne og prioritering af råderummet. Systemet skal implementeres i alle statslige institutioner, der er omfattet af regnskabsbekendtgørelsen (ca. 130 forpligtede institutioner), og kan, via en option implementeres i institutioner, der primært udgøres af selvejesektoren (ca. 260 ikke-forpligtede institutioner).

Den udbudte kontrakt vedrører overordnet etablering af systemet, implementering af systemet i institutionerne, en række løbende ydelser samt en option, jf. nedenfor.

Kontrakten omfatter følgende ydelsesområder:

1. Etablering af et fællesstatsligt budgetsystem, som bl.a. omfatter

a. et system, der så vidt muligt baserer sig på et standardsystem, tilpasset de særlige statslige behov, og som tilgodeser, at de statslige institutioner har forskellig størrelse, kompleksitet og organisatorisk opbygning og deraf følgende forskellige behov. Dette kræver fleksibilitet i forhold til at kunne op- eller nedskalere systemet, så det understøtter variationen i den statslige budgettering.

b. Systemet forventes at understøtte en sammenhængende og gennemsigtig koncernstyring med budgetlægning og opfølgning på tværs af koncerner og institutioner, herunder rapporterings- og analysemuligheder.

c. Konfiguration af standardsystemet, så det bl.a. indeholder følgende funktionaliteter:

— Budgetprocesser defineret som finanslov og bevillingsstyring, udarbejdelse af grundbudget og prognoser samt udgiftsopfølgninger og månedlige budgetopfølgninger.

— Budgetprodukter defineret som funktionalitet til lønbudgettering,

indtægts- og driftsbudgettering, anlægsbudgettering og omkostningsfordeling.

d. Værktøjer og lignende, der giver Moderniseringsstyrelsen mulighed for at foretage opsætninger og ændringer af de eksisterende opsætninger i institutioner og foretage konfiguration på tværs af institutioner med et minimum af assistance fra leverandøren.

e. En løsning baseret på kun én eller meget få systeminstanser, fremfor en løsning baseret på mange institutionsspecifikke systeminstanser, så systemet fremstår så uniformt og samlet som muligt og understøtter en central drift og vedligeholdelse (multitenancy).

f. Integration til en række centrale og lokale it-systemer i Moderniseringsstyrelsens systemportefølje. Data skal kunne indhentes fra de relevante kildesystemer og anvendes i budgetsystemet, ligesom data genereret i budgetsystemet skal kunne konsumeres af Moderniseringsstyrelsens systemportefølje. Data skal kunne udveksles i det konkrete format og via en generisk integrationsflade.

g. Bistand med planlægning og implementering af systemet i de statslige institutioner.

2. Drift, som bl.a. omfatter

a. Drift af systemet, herunder drift af platform, applikation og middleware,

b. Vedligeholdelse og support af systemet, herunder forebyggende vedligeholdelse, fejlretning og 3. level support.

3. Videreudvikling af systemet, som bl.a. omfatter etablering af yderligere integrationer samt konsulentydelser, som bl.a. omfatter undervisning, implementering og bistand i forbindelse med individuelle tilpasninger af systemet, herunder analyse af og løsninger til understøttelse af forretningsmæssige behov på budgetområdet i enkeltinstitutioner eller på tværs af staten.

Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i udbudsbetingelserne. Ordregiver yder ikke vederlag for tilbudsgivernes deltagelse i forhandlingerne.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer med etablering af systemer sammenlignelig med det i kontrakten omfattede, jf. punkt II.2.4), nr. 1 og 2.

Tilkøb af licenser og tilslutning af ikke-forpligtede institutioner til systemet.

Der stilles ikke krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre.

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår

— Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger skal endvidere benytte det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for, at ansøgeren opfylder de nedenfor anførte minimumskrav til egnethed, samt hvordan ansøgeren opfylder de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for udvælgelse, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, jf. § 145, stk. 2. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 154.

Der skal i den forbindelse fremlægges følgende dokumentation:

Leverandørens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i givet fald fuldt ud godtgøre, at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Der gøres særskilt opmærksom på, at det af støtteerklæringen skal fremgå, at de pågældende enheder hæfter solidarisk med ansøger/tilbudsgiver for kontraktens opfyldelse, jf. udbudslovens § 144, stk. 6.

Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 150 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i det fælleseuropæiske udbudsdokument. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom.

Ansøger skal vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 5 betydeligste tilsvarende ydelser, jf. punkt II.2.4) nr. 1 og 2, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:

i. En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.4), nr. 1 og 2 anførte ydelsesområder, leverancen vedrørte

ii. Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

iii. Tidspunkt for leverancens udførelse

iv. Navn på modtager af leverancen

v. Leverancens kontraktsum.

Der kan maksimalt angives 5 referencer uanset om der er tale om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives et antal, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer. Angivelser her ud over vil der blive set bort fra.

Baserer en virksomhed sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i givet fald fuldt ud godtgøre, at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Støtteerklæringen eller dokumentationen skal godtgøre, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog bemærkes, at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte den af ansøger angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

I kontrakten vil hensynet til samfundsansvar som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, blive inddraget i relevant omfang.

Der vil desuden blive stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014, ligesom kontrakten vil omfatte sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler. Der henvises til »tillæg til udbudsbekendtgørelsen«, der er tilgængelig på den i punkt I.3) anførte hjemmeside, for en uddybning heraf.

Der vil i udbudsmaterialet blive stillet krav om overholdelse af den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Ansøger skal udfylde og vedlægge sin ansøgning det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, eller udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 6. Ansøger skal anføre oplysningerne herom i et ESPD. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Der henvises i øvrigt til »tillæg til udbudsbekendtgørelse«, der er tilgængelig på den i punkt I.3) anførte hjemmeside.

Moderniseringsstyrelsen gennemfører udbuddet som et udbud med forhandling i henhold til udbudslovens § 61, stk. 1, litra a, idet Moderniseringsstyrelsens behov ikke umiddelbart kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger. Moderniseringsstyrelsen har behov for et system, der bl.a. skal tilpasses statens særlige behov og integreres til Moderniseringsstyrelsens øvrige it-systemer, jf. beskrivelsen i punkt II.2.4). Et tilfredsstillende resultat af udbudsproceduren forudsætter, at Moderniseringsstyrelsen har lejlighed til at drøfte de tilbudte løsninger med tilbudsgiverne, og forhandle om disse, for derigennem at identificere den løsning, der på optimal vis imødekommer Moderniseringsstyrelsens behov.

I relation til punkt II.1.5) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede maksimale kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for optionen.

For oplysninger om spørgsmål og svar, samt orienteringsmøde henvises til »tillæg til udbudsbekendtgørelse«.

I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra underskrift af kontrakten. I forbindelse med kontraktens ophør kan der være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på et eventuelt overdragelsesforløb.

I relation til punkt II.2.9), bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive 1 ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver en ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

Adgang til udbudsmaterialet samt afgivelse af anmodning om prækvalifikation og efterfølgende tilbud kan kun ske elektronisk via den i punkt 1.3) anførte særlige hjemmeside. På den særlige hjemmeside kan virksomheden via menupunktet »Tilmelding« få tildelt brugernavn og adgangskode.

Afgivelse af anmodning om prækvalifikation forudsætter, at virksomheden har installeret programmet Adobe Reader (version 11.0.7 eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Såfremt virksomheden måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudshjemmesiden, kan virksomheden i dagtimerne (kl. 8:30-16:30) på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til it-support hos Inno:vasion på telefonnummeret +45 70 22 70 08, der herefter vil vejlede virksomheden om mulige løsninger på problemet.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 & 6, hvis ansøgning eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbudsforretningen gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Internetadresse:www.erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller lovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse:www.kfst.dk