Fakta om udbudet
Udbyder
Uddannelses- og Forskningsministeriet v/ Styrelsen for Videregående Uddannelser
Vindere
Kontrakt om udvikling og levering samt efterfølgende videreudvikling, vedligeholdelse og support af det studieadministrative system — Nyt SIS
(24.08.2017)
Netcompany IT and Business Consulting A/S
Grønningen 17
1270 København K
Kontrakt om udvikling og levering samt efterfølgende videreudvikling, vedligeholdelse og support af det studieadministrative system — Nyt SIS
Uddannelses- og Forskningsministeriet v/ Styrelsen for Videregående Uddannelser
Udbudsbekendtgørelse
Tjenesteydelser
Del I: Ordregivende myndighed
Bredgade 43
København K
1260
Danmark
Kontaktperson: Natalia Hansen
Telefon: +45 72319528
E-mail: udbud-nytsis@ufm.dk
NUTS-kode: DK011
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: www.ufm.dk
Internetadresse for køberprofilen: http://ufm.dk/minister-og-ministerium/udbud-og-indkob
Del II: Genstand
Kontrakt om udvikling og levering samt efterfølgende videreudvikling, vedligeholdelse og support af det studieadministrative system — Nyt SIS.
Den udbudte kontrakt omfatter udvikling og levering samt efterfølgende videreudvikling, vedligeholdelse og support af et studieadministrativt system — Nyt SIS. Systemet skal anvendes i en række uddannelsesinstitutioner, herunder professionshøjskolerne, erhvervsakademierne og de maritime uddannelsesinstitutioner, og det skal understøtte effektiv tilrettelæggelse af det studieadministrative arbejde, sikre øget kvalitet i data samt høj datatilgængelighed via en serviceorienteret arkitektur og åben grænseflade, som kan integrere effektivt og sikkert med øvrige relevante systemer.
Systemet skal understøtte studieadministrative kerneopgaver og processer, som er fælles for uddannelsesinstitutionerne. Systemet skal være målrettet de studieadministrative medarbejderes behov på ovennævnte uddannelsesinstitutioner.
Hovedstaden.
1: Formål:
Hovedformålet med projektet er at tilvejebringe et fokuseret studieadministrativt system, der imødekommer ordregivers og de omfattede uddannelsesinstitutioners forretningsmæssige mål og behov. Systemet skal understøtte effektiv tilrettelæggelse af det studieadministrative arbejde, sikre øget kvalitet i data samt høj datatilgængelighed via en serviceorienteret arkitektur og åben grænseflade, som kan integrere effektivt og sikkert med øvrige relevante 3. partssystemer.
Systemet skal således understøtte studieadministrative kerneopgaver og processer, som er fælles for institutionerne, herunder studieforløbet for de studerende. Dette indebærer, at systemet bl.a. skal have funktionalitet til at oprette og vedligeholde data om institutionerne, de studerende, uddannelse og personale samt at kunne strukturere en given uddannelse og administrere de betingelser, der knytter sig til gennemførelsen af uddannelsen i forhold til gældende bekendtgørelser og studieordning, herunder funktionalitet til at oprette og tilknytte fag og hold til uddannelsen og håndtere modtagelse af og behandle ansøgninger om optagelse, kursustilmeldinger, orlov, merit, flytning og afslutning/afmelding, gruppering og valg af studieelementer (fag og praktik) og eksamen. Systemet skal på en let tilgængelig måde have funktionalitet til at relevante brugere har adgang til udvalgte registrerede data i form af rapportering og udskrifter. Systemet skal kunne håndtere indberetning til f.eks. Danmarks Statistik m.fl. samt kunne håndtere institutionernes fakturering og økonomi.
Det forventes, at det nye system for nuværende skal have kapacitet til at håndtere ca. 22 institutioner med ca. 600 brugere og en samlet produktion på ca. 95 500 studenterårsværk. Det må dog forventes, at der løbende vil komme flere brugere på systemet med tilhørende produktion i kontraktperioden.
Udvikling og videreudvikling af det nye system ønskes gennemført efter en agil udviklingsmodel, hvor der i vidt omfang er et ønske om samplacering af leverandørens og ordregivers involverede medarbejdere.
2: Hovedydelser:
A) Leverancen:
Leverandøren skal udvikle et studieadministrativt system, som understøtter ordregivers og institutionernes forretningsmæssige mål og behov, herunder skal Leverandøren udvikle integrationsgrænseflader til centrale og lokale 3. partsystemer og konverteringsprogrammel.
Leverandøren skal som en del af leverancen forestå pilotudrulning af systemet til udvalgte institutioner, hvilket omfatter uddannelse af visse brugere, konvertering og hypercare.
B) Videreudvikling:
Leverandøren skal på ordregivers anmodning videreudvikle systemet til fortsat understøttelse af de forretningsmæssige mål og behov, herunder som følge af ændret lovgivning.
C) Support og vedligeholdelse:
Leverandøren skal levere løbende support og vedligeholdelse af systemet. På ordregivers anmodning skal leverandøren levere support og vedligeholdelse som hypercare.
Supporten omfatter teknisk support i form af 3rd level support. 1st og 2nd level support til brugere varetages af ordregiver selv. Leverandørens supportydelser kan herunder omfatte bistand i forbindelse med identificering og afhjælpning af problemer forbundet med den daglige anvendelse af systemet og integrationerne.
Vedligeholdelsen omfatter løbende og forebyggende vedligeholdelse, herunder i form af patching, releasehåndtering og fejlrettelser.
D) Bistand til udrulning:
Leverandøren skal bistå med udrulning af systemet til alle institutionerne, herunder skal Leverandøren forestå konvertering af data fra institutionernes nuværende system, SIS.
E) Konsulentydelser:
Leverandøren skal på ordregivers anmodning løbende levere konsulentydelser, herunder i form af uddannelse af brugerne, driftssupport samt andre mindre ad hoc-ydelser.
Kontrakten giver ordregiver mulighed for at forlænge kontrakten i 2 gange 12 måneder.
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer (referencer), jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4). Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt og volumenmæssigt sammenlignelige ydelser, herunder indgår det med særlig vægt i vurderingen, om der dokumenteres erfaring med udvikling efter den agile metode.
Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af sammenlignelige ydelser, tages der udgangspunkt i den enkelte ansøgers mest relevante reference, dog således, at ansøgerens øvrige referencer kan supplere den mest relevante reference, såfremt referencerne tilsammen dokumenterer en højere grad af relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser.
1) Lokaler til brug for projektet (samplacering)
2) Uddannelse af superbrugere
3) Uddannelse af almindelige brugere.
Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Der stilles ikke krav om optagelse i relevant fagligt-/erhvervsregister eller handelsregister.
Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:
Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår
Ansøgers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår
Ansøgers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:
Virksomhedens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Erklæring om virksomhedens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis oplysninger om denne soliditetsgrad foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte.
Som mindstekrav kræves som minimum en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Der henvises til ordregivers vejledning til ESPD.
Som mindstekrav kræves endvidere en samlet årlig omsætning på mindst 100 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Der henvises til ordregivers guide til ESPD.
Som mindstekrav kræves der endeligt en soliditetsgrad på mindst 10 % i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Der henvises til ordregivers guide til ESPD.
Referencer i dette afsnit III.1.2) til »det seneste disponible regnskabsår« er reference til det seneste disponible regnskabsår på ansøgningstidspunktet.
Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:
En liste over de 5 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.
Kun referencer, der vedrører ydelser som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde 1) en kort beskrivelse af den udførte leverance. Den korte beskrivelse af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4) og II.2.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. 2) den økonomiske værdi af leverancen (beløb), 3) dato for leverancen samt 4) navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).
Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra.
Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.
Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte.
I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014.
Kontrakten omfatter sociale klausuler om uddannelses- eller praktikaftaler.
Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen.
Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Del IV: Procedure
Del VI: Supplerende oplysninger
Løbende ydelser i form af vedligeholdelse og support og videreudvikling forventes genudbudt i forbindelse med kontraktens ophør.
Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. Adgang til udbudsmaterialet kræver registrering som bruger.
Relevant dokumentation vedrørende det eksisterende studieadministrative system, SIS, herunder kopi af database med et anonymiseret datasæt samt øvrig fortrolig dokumentation af betydning i forhold til den af kontrakten omfattede konverteringsopgave, vil være tilgængelig for alle interesserede ansøgere. Der henvises til udbudsbetingelsernes Bilag B for nærmere oplysninger om adgang til datarummet.
Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.
Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 5.11.2016 kl. 11. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.
Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.
Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Der henvises til ordregivers guide til ESPD.
Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135, 136 eller 137, stk. 1, nr. 2, nr. 4 og nr. 6, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf.§ 153.
Ad punkt II.1.5) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for alle ydelser, inkl. optioner i kontraktens fulde løbetid, og at beløbet er skønnet at være i intervallet 125 000 000-150 000 000 DKK ekskl. moms.
Ad punkt II.1.6) bemærkes, at kontrakten grundet markedsmæssige og økonomiske hensyn ikke er opdelt i delkontrakter.
Ad punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra Overtagelsesdagen. Herudover kan der i forbindelse med kontraktens ophør være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af systemet i forbindelse med evt. genudbud.
Relevant materiale fra forudgående markedsundersøgelse findes i det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3).
Ad punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive 1 ansøgning om prækvalifikation.
Ad punkt III.2.3) bemærkes, at oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse først skal oplyses i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Ad afsnit IV.2.4) bemærkes, at leverandøren i forbindelse med afgivelse af tilbud og med kontraktens opfyldelse kan levere teknisk systemdokumentation på engelsk.
Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Et endeligt konditionsmæssigt tilbud vederlægges med 25 000 DKK ekskl. moms. Der ydes dog ikke vederlag til den vindende tilbudsgiver.
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
Telefon: +45 35291095
E-mail: klfu@erst.dk
Internetadresse:www.erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Internetadresse:www.kfst.dk